Adviseur-bestuurssecretariaat & procesoptimalisatie

Voor gemeente Utrecht is Freep Global op zoek naar een Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie.

Utrecht heeft jou nodig!
Een goed functionerend bestuurssecretariaat is essentieel voor een slagvaardige gemeentelijke organisatie. Door veranderingen in werkzaamheden, toenemende complexiteit en verschillende werkwijzen is er behoefte aan meer inzicht, structuur en uniformiteit.
Daarom zoeken wij een ervaren adviseur die de huidige werkdruk en processen binnen het bestuurssecretariaat in kaart brengt en vertaalt naar een toekomstbestendige manier van werken. In deze opdracht combineer je jouw ervaring binnen gemeentelijke bestuurssecretariaten met jouw talent voor analyse, procesverbetering en organisatieadvies.

Dit is je werk
Als Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie voer je een zelfstandige analyse- en adviesopdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht. Je onderzoekt hoe werkzaamheden momenteel zijn georganiseerd, brengt knelpunten in beeld en ontwikkelt een eenduidige werkwijze voor de uitvoering van secretariaatstaken. Daarbij creëer je duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden, prioriteiten en werkafspraken.
Het resultaat van jouw opdracht is een praktisch en gedragen verbeteradvies waarmee het bestuurssecretariaat efficiënter, voorspelbaarder en toekomstbestendiger kan werken.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:
• Uitvoeren van een werkdruk- en capaciteitsanalyse binnen het bestuurssecretariaat
• Inventariseren van taken, werkprocessen en tijdsbesteding
• Organiseren van interviews en werksessies met betrokken medewerkers
• Analyseren van agenda’s, vergaderstructuren, documentstromen en werkprocessen
• Identificeren van knelpunten, risico’s en inefficiënties
• Ontwikkelen van een uniforme werkwijze voor secretariaatstaken
• Beschrijven van rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling
• Opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists
• Adviseren over procesverbeteringen, implementatie en borging
• Opleveren van een concreet verbeter- en implementatieadvies

Dit is je werkplek
Je voert deze opdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht. Je werkt samen met betrokken medewerkers en stakeholders om inzicht te krijgen in de huidige werkwijze en te komen tot gedragen verbetervoorstellen.
Je opereert zelfstandig en draagt bij aan een professionele en toekomstbestendige ondersteuning van het gemeentebestuur.

Jij hebt:
• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
• Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
• Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten

Jij bent:
• Organisatiesensitief en begrijpt bestuurlijke verhoudingen
• Analytisch sterk en in staat snel patronen en verbeterkansen te herkennen
• Communicatief vaardig en makkelijk in contact met verschillende stakeholders
• Empathisch en in staat vertrouwen op te bouwen binnen teams
• Zelfstandig, gestructureerd en resultaatgericht
• Een verbinder die mensen meeneemt in veranderingen

Goed om te weten:
Deze opdracht start naar verwachting in september 2026 en loopt tot eind november 2026.
In de beginfase werk je 36 uur per week en vanaf oktober zal dit teruggaan naar 3 dagen.

Je werkt op basis van een duidelijke resultaatopdracht. De focus ligt op het opleveren van:
• Een werkdruk- en capaciteitsanalyse
• Een overzicht van processen en werkinstructies
• Een voorstel voor een uniforme werkwijze
• Concrete aanbevelingen voor implementatie en borging

Je hebt veel vrijheid in de uitvoering van de opdracht, zowel wat betreft werkwijze als werktijden en locatie.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/).
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Aanvullende informatie:
Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.

• Aanbieden van ZZP indirect kan enkel nog op fee-only basis.
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. De aanvraag is ingedeeld in schaal 12 (CAO Gemeenten).
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden.