Adviseur AFAS

Opdrachtomschrijving

De opdracht bestaat uit een drietal onderdelen:

Opstellen plan van aanpak

De adviseur AFAS stelt een plan van aanpak op en begeleidt de uitvoering van dat plan van aanpak.
Hierbij wordt gedacht aan:

• De implementatie van ORT bij ziekte en verlof;;
• De inrichting van looncomponenten en toelages (pensioengeven, naar rato)
• Het zelf kunnen automatiseren van CAO verhogingen;
• De invulling van de HR rol (passend bij de toegekende rechten) ;
• De inrichting van proces rondom tijdelijke wijzigingen (urenuitbreidingen);
• De implementatie van UWV digitaal en het zwangerschapsverlof.

De projectleider bereidt de vergaderingen van de stuurgroep voor.
Adviseert de proceseigenaren over de ontwikkeling en inrichting van AFAS op specifieke deelgebieden (HR, payroll, finance, ICT, inkoop, facilitair) en organisatieontwikkelingen als uitbreiding van de organisatie (per 1-1-2021) en (eventueel) een aanpassing van de lagenstructuur (van 3 naar 2).

Ontwerp en configuratie van een aantal modulen in het systeem van AFAS

Met een projectgroep van functioneel beheerders (in en extern), en professionals op gebied van financiën, HRM en salaris, wordt gewerkt aan de configuratie van de volgende modulen. 

Het betreft de oplevering van de volgende deelstromen.

- Werving & Selectie (testfase)
- In-door-uitstroom (testfase; 
- werkstroom “tijdelijke uitbreiding” (nog ontwerpen)
- Declareren (testfase)
- Ziekteverzuim (ziek- en hersteld melden in testfase)
- Inkooporders (ontwerpfase nog te starten)
- Personeelsdossiers (ontwerpfase nog op te starten)

Resultaat: werkende werkstromen in AFAS die opgeleverd zijn aan het management. Deze werkstromen zijn tevens gecommuniceerd naar de betreffende inhoudsverantwoordelijken/ proceseigenaren die zorgen voor implementatie in bestaand beleid/ aanpassen werkwijzen.

Daarnaast wordt er een pocket-app opgeleverd waarin zoveel mogelijk ESS en MSS taken worden aangeboden aan medewerkers en managers.Ontwikkelen en inrichten van het proces autorisatie van persoonsmiddelen voor personeel en inhuur van de GGD.

Ontwikkelen en inrichten van het proces autorisatie van persoonsmiddelen voor personeel en inhuur van de GGD.

Met een aparte projectgroep uitwerken van het proces met als trigger de output van personele mutaties in AFAS of aanvraag persoonlijke middelen voor inhuur door management. Hierbij hoort ook de verder configuratie van Topdesk waar nodig. 

Parallell aan deze inrichting wordt een functie/middelen-applicatie matrix ontwikkeld die uiteindelijk het proces autorisatie van persoonsmiddelen zal vereenvoudigen. Dit proces kent 3 varianten, te weten instroom (uitgifte van middelen) -doorstroom (tussentijdse inname, onderhoud, uitgifte) -uitstroom (inname van middelen) 

Resultaat: proces waarbij de persoonsmiddelen via een uniform proces integraal worden uitgeleverd en/ of ingenomen ten behoeve van medewerkers of ingeleende derden.