Kwartiermaker team informatisering & automatisering (i&a)

Opdrachtomschrijving

Vanuit Bedrijfsvoering zorg jij dat alle ontwikkelings- en ondersteuningsprocessen op het gebied van ict en informatisering effectief en efficiënt verlopen, zodat jouw collega’s van de primaire processen zich volledig kunnen richten op de kernactiviteiten.

In de afgelopen maanden is er een nieuwe strategie voor I&A ontwikkelt die vertaald moet worden in de praktijk langs de lijn van onderbouwde besluiten die te nemen zijn door het gezamenlijke Management Team van bedrijfsvoering. De strategie is onderdeel van een bredere veranderopgave die de directeur bedrijfsvoering in 2025 heeft ingezet.

Je bent verantwoordelijk voor het aansturen en ontwikkelen van jouw team, dat faciliterend/ondersteunend en in bepaalde gevallen ook kaderstellend werkt aan onder meer netwerkfaciliteiten, het applicatielandschap, telefonie en hardware). Daarnaast zorg je voor integrale advisering aan interne klanten vanuit de verschillende expertisegebieden binnen jouw team in nauwe samenwerking met je collega’s uit de andere bedrijfsvoering afdelingen. Vooral de kaderstellende en de adviserende rollen mogen in de toekomst versterkt worden.

Je ondersteunt de directeuren actief bij strategische besluitvorming, vertegenwoordigt jouw team in organisatiebrede projecten en hebt een belangrijke rol in het opstellen en bewaken van het ict-sbeleid en de uitvoering daarvan binnen de VNG.

De leiding over team I&A gaat gepaard met een ontwikkelopgave. In de huidige situatie worden de rollen van I&A slechts beperkt ingevuld. Dit heeft diverse oorzaken.

Ook het contractmanagement moet worden doorontwikkeld, in samenwerking met team Inkoop. Heel Bedrijfsvoering (dus ook I&A) gaat nog meer klantgericht werken, dat is de opgave. We gaan volgens de principes van businesspartnerschap werken, waarbij de medewerkers nog meer vanuit het perspectief van de klant zullen werken. De klant spreekt zijn functionele eisen en wensen uit, team I&A vertaalt die behoeften in een passende oplossing en stemt de oplossing af met de klant. Dit betekent dat we gezamenlijke verbeterprojecten opzetten met Inkoop, heldere servicestandaarden formuleren en klantfeedback actief gebruiken om onze dienstverlening te optimaliseren. Organisatiebreed gaan we klantgericht werken en organiseren we regelmatige afstemming met interne klanten om hun behoeften beter te begrijpen. Hiermee maken we klantgerichtheid meetbaar en zichtbaar in ons dagelijks werk. En voelen onze klanten meer betrokkenheid.

Bedrijfsvoering bevindt zich in een transitiefase waarin we werken aan een sterk wendbare organisatie. Voor I& A betekent dit dat er een doorontwikkeling plaatsvindt. En dat de ict-strategie wordt uitgewerkt in scenario’s ten aanzien van:

• (Inhoudelijke)kaders applicatielandschap en functioneel beheer
• Strategisch en tactisch beleid;
• Organisatorische en budgettaire keuzes

De bovenstaande aspecten dienen vervolgens vertaald te worden de voorbereiding voor expliciete besluitvorming. De uitdaging in de transitiefase is dat er spanning is tussen het in de lucht houden van de bestaande dienstverlening versus het op korte termijn zorgen voor de benodigde stappen vooruit en het werken aan (besluitvorming over) een lange termijn ontwikkel- en investeringsstrategie in nauwe samenwerking met de tijdelijke change organisatie.

Verantwoordelijkheden en resultaten

Als ervaren kwartiermaker heb je een stevige achtergrond in ict speel jij een centrale rol in de verdere professionalisering, ontwikkeling en borging van de bedrijfsvoering van de VNG. Met als doel de directie van de VNG in staat te stellen onderbouwde strategische sturingskeuzes te maken, gericht op concrete resultaten op de speerpunten van de vereniging.

Je draagt er met jouw team aan bij dat dilemma’s, kansen en risico’s integraal in beeld komen en worden uitgewerkt in onderbouwde en concrete besluiten voor de (algemene) directie. Je werkt daarmee aan het absorptie- en verandervermogen van de organisatie. In deze rol combineer je strategische ict met concrete inrichting van en uitvoering in de dagelijkse ondersteuning van diverse processen en projecten. Dit vraagt om de unieke eigenschap om strategie te vertalen naar de praktijk. Je zorgt voor de ontwikkeling en groei van je team. Je werkt aan de optimalisatie van processen en de uitwerking en uitvoering van strategieën. Je ondersteunt de Directeur Bedrijfsvoering in haar ontwikkelopgave op het gebied van ict.

Je hebt onder andere de volgende taken:

• Jij zorgt dat de VNG op elk moment de ict-voorzieningen krijgt die het nodig heeft.

• Je levert de dienstverlening binnen de gestelde financiële kaders.

• Je zorgt dat alle VNG-onderdelen beschikken over systemen die aansluiten op de gangbare en actuele technologische ontwikkelingen, voor een zo goed mogelijke ondersteuning.

• Je werkt aan de ontwikkeling van businesspartnerschap waarmee jouw team de verbinding tussen verenigingsstrategie, organisatie-strategie en concrete resultaten faciliteert en stimuleert.

• Je werkt aan de doorontwikkeling van de portfolio-app, managementrapportages in Power BI en mogelijke andere toepassingen om applicaties en informatie te koppelen. Je monitort en adviseert over verbeteringen op basis van data-analyse.

• Samen met de support change organisatie werk je aan de doorontwikkeling, harmonisatie en centralisatie van het applicatielandschap en het beheer daarop. Daaronder vallen onder meer (dus niet uitsluitend) de migratie naar Exact Online en het creëren van een centraal overzicht op crm-informatie.

• Je leidt en coacht een multidisciplinair team naar excellente prestaties door inspirerend leiderschap en een scherpe focus op continue kwaliteitsverbetering en operationele slagkracht

• Je draagt bij aan het verbeteren en stroomlijnen van operationele bedrijfsprocessen, het realiseren van strategische doelen en de effectieve werking van de gehele bedrijfsvoering in nauwe samenwerking met je collega’s binnen bedrijfsvoering

• Je bent aanspreekpunt voor interne stakeholders en zorgt voor heldere communicatie binnen en buiten jouw team