Changemanager bedrijfsvoering

Opdrachtomschrijving

De changemanager Bedrijfsvoering geeft leiding aan de doorontwikkeling (de ‘change’) van Bedrijfsvoering. Deze change is het vervolg op het samenvoegen van de afdelingen Bedrijfsvoering en is bedoeld om de bedrijfsvoering toekomstbestendig te maken. De functie valt direct onder de directeur Bedrijfsvoering en geeft functioneel leiding aan de projectleiders van de changeorganisatie en eventuele andere ‘trekkers’ van de change. Bij deze functie worden ook enkele andere projectmatige activiteiten belegd die niet tot de change op Bedrijfsvoering in enge zin behoren maar voortvloeien uit de ambitie van de VNG om het VNG-concern als organisatie klaar te maken voor de toekomst. Daarnaast zal de changemanager Bedrijfsvoeringworden ingezet op projectmatige bedrijfsvoeringsactiviteiten die, zo lang de doorontwikkeling nog niet voltooid is, alleen met extra sturing en expertise goed (en met beperking van risico) uitgevoerd kunnen worden.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De opdracht is deels gericht op de change van Bedrijfsvoering, deels op overige (voornamelijk strategische) werkzaamheden voor het MT Bedrijfsvoering en deels op enkele aanvullende opgaven zoals hieronder vermeld. De changemanager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor:

• De veranderagenda voor een integrale en toekomstbestendige bedrijfsvoering. De changemanager Bedrijfsvoering maakt van Bedrijfsvoering een samenhangend organisatorisch geheel, en zorgt dat decentrale bedrijfsvoeringsfuncties in Bedrijfsvoering worden opgenomen;

• Harmonisatie en optimalisatie van processen, systemen en informatiestromen, waarbij datagedreven werken belangrijk onderdeel is;

• Vertaling van strategische keuzes in concrete opdrachten op tactisch en operationeel niveau;

• Het mogelijk maken van effectieve monitoring door het vaststellen van kpi’s, het (laten) ontwikkelen van informatiedashboards en het inrichten van structurele dialogen met de klanten van Bedrijfsvoering.

• Verduidelijking en versterking van de organisatiestructuur, de governance en de rolverdeling binnen Bedrijfsvoering.

• Signaleren en oplossen van knelpunten.

• Functionele aansturing van de projectleiders van de change bedrijfsvoering.

• Deelname aan het MT Bedrijfsvoering.

• Stimuleren van een effectieve en professionele bedrijfscultuur in het MT en de changesupportorganisatie, en actief bijdragen aan de regie op Bedrijfsvoering.

• Optreden als sparringpartner voor de mede-MT-leden en vooral ook voor de directeur Bedrijfsvoering. De changemanager Bedrijfsvoering is voor haar een belangrijke adviseur en brengt haar in positie om keuzes te maken op grond van complete en integrale informatie.

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de directeur Bedrijfsvoering om waar nodig interventies uitvoeren op urgente casussen waarvoor de teammanager Bedrijfsvoering nog onvoldoende zijn toegerust.

• Borging van de inhoudelijke en procesmatige kwaliteit en samenhang, binnen de kaders van tijd, geld/capaciteit en gemaakte afspraken.

Naast de opgaven voor de change en het MT in bredere zin heeft de changemanager Bedrijfsvoering ook enkele aanvullende opgaven:

- Het in de werkgroep Besparingsmotor beoordelen van scenario's, risico’s en financiële implicaties ter ondersteuning van besluitvorming door de stuurgroep;

- Sturing geven aan aanbestedingen;

- Waar nodig optreden als lid van stuurgroepen waarin besluitvorming voor de Directie Bedrijfsvoering en/of de Algemene Directie wordt voorbereid;

- Bij reorganisaties van afdelingen buiten Bedrijfsvoering in het kader van herstructurering van het VNG-concern optreden als projectleider of programmamanager.

Resultaat van de opdracht

De changemanager Bedrijfsvoering levert de volgende resultaten:

1. Een gedragen en uitvoerbare bedrijfsvoeringsstrategie met duidelijke prioriteiten, eigenaarschap en governance.

2. Een hoog presterend team van projectleiders in de change die consistent leveren op strategisch, tactisch en operationeel niveau en zorgen dat de change organisatiebreed tot stand komt.

3. Een krachtig functionerende Bedrijfsvoering waarin sturing, prioritering en besluitvorming effectief zijn geïntegreerd en geborgd.

4. Integratie in Bedrijfsvoering van functies op het vakgebied van Bedrijfsvoering die nu nog deel uitmaken van andere afdelingen.

5. Een MT waarin onderlinge sparring, strategische scherpte en gezamenlijke koersvorming bepalend zijn en waarin integraal en klantgericht gewerkt wordt.

6. Succesvolle samenvoeging, integratie en herstructurering van bedrijfsvoeringsafdelingen (en beleidsdirecties wanneer concernbrede besluitvorming daar aanleiding toe geeft), resulterend in een coherent, professioneel en toekomstbestendig organisatieonderdeel, naar wens van de betreffende directie(s) en in harmonie met de ondernemingsraden.

7. Strategische doorontwikkeling als resultaat van veranderprogramma’s binnen vastgestelde kaders, termijnen en kwaliteitsnormen.

8. Een transparante en eenduidige verantwoordelijkheidstoedeling die efficiënte samenwerking bevordert en afhankelijkheid van individuele functies vermindert.

9. Een datagedreven en volwassen bedrijfsvoering, ondersteund door uniforme processen, heldere kpi’s en betrouwbare sturingsinformatie.

10. Een organisatiecultuur bij Bedrijfsvoering waarin integraliteit, proactief adviseren en toekomstgericht handelen duurzaam zijn versterkt.

11. Borging van gerealiseerde verbeteringen in organisatie, processen, governance en besluitvorming, resulterend in structurele versterking van Bedrijfsvoering en strategische wendbaarheid.

12. Synergie binnen de bedrijfsvoeringsteams, tussen de bedrijfsvoeringsteams, tussen Bedrijfsvoering en de rest van de organisatie en tussen de change-supportorganisatie en het programma Samen1VNG.

Risico’s en afhankelijkheden (en gewenste mitigatie) bij deze opdracht zijn:

- Op onderdelen ontbrekende kwantitatieve en/of kwalitatieve capaciteit in de organisatie -- > heldere verwachtingen creëren en in gesprek gaan met leidinggevenden/budgetverantwoordelijken over teamontwikkeling

- Benodigde besluitvorming van de organisatie --> heldere concept-besluitvorming voorleggen met meerdere scenario’s en consequenties per scenario

- Onderlinge afhankelijkheid en samenwerking met collega’s op (ongeveer) gelijkwaardig niveau --> helderheid over verwachtingen en mogelijkheden, collegiale opstelling