Inhoudelijk secretaris

We zijn op zoek naar een inhoudelijk secretaris. Een gevarieerde en uitdagende rol:

• Je bent inhoudelijk secretaris van het netwerk KEN! Je ondersteunt diverse werkgroepen en overleggen op het gebied van privacy en gegevensdeling in het sociaal, zorg- en veiligheidsdomein;
• Je organiseert en coördineert de Leergang Gegevensdeling in het sociaal, zorg- en veiligheidsdomein die elk semester gegeven wordt;
• Je organiseert de bijeenkomsten voor het alumninetwerk van de Leergang, doet voorstellen voor de programmering, en denkt mee over het beter benutten van dit netwerk;
• Je organiseert de jaarlijkse netwerkdag van KEN! ‘Dag van de Privacy’ en doet voorstellen voor de programmering, in samenwerking met het bureau dat de organisatorische en logistieke kant voor haar rekening neemt.

KEN! is een kleine dynamische organisatie, die in belangrijke mate gestuurd wordt vanuit de behoeften en vragen uit het veld. Van de secretaris/ondersteuner wordt verwacht dat die ook de inhoudelijk trekkers van KEN! ondersteunt, bijvoorbeeld bij het organiseren van werksessies of bijeenkomsten met het veld en het voorbereiden van presentaties.

In deze opdracht werk je nauw samen met de voorzitters van de werkgroepen en overleggen, en de inhoudelijke trekkers van KEN!.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als secretaris van de werkgroepen en overleggen

• Planning, inhoudelijke voorbereiding en verslaglegging van de overleggen, in overleg met de voorzitters;

• Opstellen van notities en doorgeleiding ervan naar besluitvormende gremia zoals de klankbord- en landelijke stuurgroep zorg en veiligheid;

• Uitzetten van onderzoeks- en adviesopdrachten en bewaken voortgang;

• In voorkomende gevallen plannen en organiseren van tussentijdse overleggen;

• Agendabeheer voor KEN! -activiteiten en bijhouden activiteitenoverzichten;

• Ondersteuning bij teamoverleggen, inclusief verslag en actiepuntenlijsten;

• Bijhouden van kwantitatieve gegevens in het managementrapportagesysteem;

• Onderhouden van de gezamenlijke online werkruimte.

Als organisator van de Leergang en alumninetwerk

• Werving van deelnemers en selectie van deelnemers i.o.m. de docenten van de leergang;

• Organiseren van de fysieke en online sessies van de leergang;

• Ondersteunen van de docenten bij de inhoudelijke voorbereiding van de sessies;

• Evaluatie van de Leergang;

• Organiseren en programmeren van 3 à 4 online alumnibijeenkomsten i.s.m. de inhoudelijk trekkers van KEN!;

• Meedenken en ontwikkelen van plannen om het netwerk beter te benutten;

• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en publiceren van nieuwsberichten i.s.m. communicatiemedewerkers PSD.

Als organisator van de ‘Dag van de Privacy’

• Opdrachtverstrekking en aansturen evenementenbureau;

• Inhoudelijke programmering en benaderen sprekers en workshopleiders, in samenwerking met de inhoudelijk trekkers van KEN!

Resultaat van de opdracht

Als secretaris van de werkgroepen en overleggen

• Gestroomlijnd proces van planning en voorbereiding van overleggen, i.c. per jaar:

o 8 RAC-overleggen

o 4 overleggen werkgroep privacy en gegevensdeling

o 3 overleggen manifestpartners Privacy Jeugd

• Tijdige verzameling en toezending van agenda’s en stukken en verslaglegging;

• Tijdige opvolging van actiepunten en afspraken;

• Soepele doorgeleiding stukken naar andere gremia indien nodig;

• Punctueel agendabeheer;

• Heldere, beknopte verslaglegging en actiepuntenlijsten;

• Up-to-date houden van gegevens t.b.v. managementrapportage;

• Zorgen voor een overzichtelijke structuur van de gezamenlijke online werkruimte.

Als organisator Leergang en alumninetwerk

• Organiseren van 2 leergangen per jaar met elk 15 deelnemers;

• Organiseren en programmeren van 3 à 4 online alumnibijeenkomsten i.s.m. de inhoudelijk trekkers van KEN!

Als organisator ‘Dag van de Privacy’

• 1 netwerkdag ‘Dag van de Privacy’