Uitvraag subsidiebureau regio deal sierteeltregio

Organisatie
Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40.
In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied.132,5 km², waarvan 6 km² water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn.

De gemeentelijke organisatie heeft een platte structuur. De organisatie wordt aangestuurd door een concerndirectie (met ieder hun eigen portefeuille) met direct daaronder sectormanagers en opgavemanagers.

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Opdrachtomschrijving
De gemeente Alphen aan den Rijn is als kassier verantwoordelijk voor een rechtmatige, transparante en doelmatige uitvoering van de subsidieregeling Regio Deal Sierteeltregio en de verantwoording richting het Rijk. Ter versterking van de gemeentelijke organisatie wenst de gemeente via een Europese openbare aanbesteding één opdrachtnemer te contracteren voor de levering van 4 medewerkers (totaal 2.150 uur) voor de bemensing van het subsidiebureau in de periode januari 2026 tot juli 2030.
Hiertoe richt zij een tijdelijk, dienstverlenend en adviserend subsidiebureau in, dat rechtmatig, controleerbaar en efficiënt subsidies verstrekt volgens de gestelde uitgangspunten van het convenant Regio Deal Sierteelt Regio en de bijbehorende Samenwerkingsovereenkomst.

Beschrijving van de werkzaamheden
Subsidiecoördinator
- Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden.
- Bewaken van rechtmatigheid en kwaliteit.
- Adviseren van subsidieaanvragers.
- Kwaliteitscontrole en procesbewaking.

Competenties

• Analyseert regelgeving en vertaalt dit in heldere kaders.
• Schrijft complexe boodschappen uit in teksten die voor verschillende lezersgroepen helder en toegankelijk zijn.
• Heeft oog voor planning en processen.

Subsidiebeoordelaars 2x:
- Beoordelen van aanvragen, rapportages en verantwoordingen.
- Toetsen aan ASV en subsidieregelingen.
- Opstellen van beschikkingen.
- Communicatie met aanvragers.

Competenties

• Begrijpt regelgeving en beheerst vakjargon en kan jargon invoegen in de teksten.
• Ontwikkelt vooraf oplossingen die mogelijke belemmeringen bij het bereiken van het doel wegnemen.
• Stemt werkzaamheden en planningen van diverse activiteiten op elkaar af.

Subsidiejurist
- ad hoc advies geven over juridische vraagstukken en vraagstukken rondom staatssteun.

Competenties

• ruime ervaring op het gebied van subsidie- en staatssteunrecht.
• ruime kennis aanbestedingswet.

Inzet & Randvoorwaarden

• Totale inzet: maximaal 2.150 uur.

Deze uren worden naar behoefte van de gemeente flexibel ingezet, waarbij opdrachtnemer garandeert dat:

• uren zowel piek- als dalmomenten kunnen opvangen;
• verdeling tussen functies kan variëren (coördinator/beoordelaars);
• opdrachtnemer geen minimale afnameverplichting van de gemeente kan claimen.
• Periode: februari 2026 tot 1 juli 2030.
• Inzet kan per maand fluctueren.
• Alle medewerkers worden geleverd vanuit één organisatie.

Continuïteit moet worden geborgd, vervanging binnen 10 werkdagen

Voorwaarde inschrijving
Wij verwachten per inschrijving een offerte. In deze offerte staan de voornaamste  teamleden benoemd en wordt uitleg gegeven over de aanpak en verdeling van de werkzaamheden. Daarnaast staan de onderstaande criteria uitgewerkt. Per criterium wordt een motivatie opgenomen hoe aan het criterium wordt voldaan.

De aanbiedende partij motiveert door middel van een inschatting van de duur van de opdracht hoeveel uren benodigd zijn gericht op het te behalen resultaat, met daarbij een inschatting van de verwachte kosten met een maximum van €113,- per uur exclusief btw, inclusief overige kosten. Op basis van dit gemiddelde uurtarief zal er moeten worden ingeschreven. 

Competenties 
Voor medewerkers van een subsidiebureau die aanvragen toetsen, processen bewaken, beschikkingen afgeven en verantwoording verzorgen, is een combinatie nodig van inhoudelijke, procesmatige, analytische en communicatieve competenties. Hieronder de meest relevante competenties, logisch geordend en toegelicht.

1. Juridische en beleidsmatige competenties
Subsidie- en bestuursrechtelijke kennis

• Kennis van de Awb, subsidieregelingen en relevante beleidskaders
• Inzicht in rechten en plichten van subsidiegever en -ontvanger
• Correct kunnen toepassen van regels bij toetsing, vaststelling en terugvordering

Regelinterpretatie

• Regelingen correct uitleggen en consistent toepassen
• Omgaan met grijze gebieden en precedentwerking
• Afwegingen goed kunnen onderbouwen

2. Analytische en toetsingsvaardigheden
Beoordelingsvermogen

• Subsidieaanvragen inhoudelijk, financieel en juridisch kunnen toetsen
• Kunnen beoordelen of doelen, activiteiten en kosten logisch en subsidiabel zijn

Risicoanalyse

• Signaleren van risico’s (financieel, juridisch, uitvoerbaarheid)
• Proportioneel omgaan met controle- en verantwoordingslast

Financieel inzicht

• Begrotingen, dekkingsplannen en verantwoordingen kunnen beoordelen
• Inzicht in subsidiabele vs. niet-subsidiabele kosten

3. Proces- en kwaliteitsbewaking
Procesbewustzijn

• Overzicht houden over het volledige subsidieproces: aanvraag → beschikking → uitvoering → vaststelling
• Termijnen bewaken en voldoen aan wettelijke beslistermijnen

Zorgvuldigheid en nauwkeurigheid

• Correct en volledig vastleggen van besluiten
• Dossiervorming op orde houden (audit-proof werken)

Kwaliteitsgerichtheid

• Consistent en uniform werken
• Leren van bezwaar-, beroep- en accountantsbevindingen

4. Communicatieve competenties
Schriftelijke vaardigheden

• Heldere, juridisch correcte beschikkingen en brieven opstellen
• Motiveringen duidelijk en begrijpelijk formuleren

Mondelinge communicatie

• Aanvragers professioneel te woord staan
• Uitleg geven over regels en besluiten, ook bij afwijzingen of terugvorderingen

Omgevingssensitiviteit

• Inzicht in belangen van aanvragers, bestuur en organisatie
• Spanningsveld kunnen hanteren tussen servicegerichtheid en rechtmatigheid

5. Bestuurlijke en politieke sensitiviteit
Bestuurlijk bewustzijn

• Weten wanneer een kwestie politiek of bestuurlijk gevoelig is
• Consequenties van besluiten kunnen overzien

Integriteit en onafhankelijkheid

• Objectief en zorgvuldig handelen
• Weerbaar zijn tegen druk van buitenaf

6. Organisatorische en persoonlijke competenties
Plannen en organiseren

• Meerdere dossiers tegelijk kunnen managen
• Prioriteiten stellen binnen piekbelasting

Stressbestendigheid

• Omgaan met deadlines, bezwaarprocedures en werkdruk

Samenwerkingsvaardigheden

• Afstemming met beleidsmedewerkers, juristen, financiën en bestuur
• Constructief samenwerken binnen ketens

De kerncompetenties voor een medewerker subsidiebureau zijn:
Analytisch sterk – juridisch zorgvuldig – procesmatig betrouwbaar – communicatief helder – bestuurlijk sensitief

Benodigde partij(en)
1.

CV-eisen
CV’s (totaal max 9 pagina’s);
Plan van aanpak (2 pagina’s);
Referenties(1/2 pagina);
Prijsblad (1 pagina);
Beschikbaarheidsverklaring (1/2 pagina).

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.