Teamondersteuner

Werken bij de gemeente Barneveld
Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Binnen het domein Dienstverlening werken gebiedsregisseurs en beleidsmedewerkers aan de verbinding met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Ter ondersteuning van deze werkzaamheden is behoefte aan een praktisch ingestelde ondersteuner die helpt bij het organiseren, structureren en administratief ondersteunen van diverse processen en overleggen.

Opdracht
De opdracht bestaat uit het ondersteunen van de gebiedsregisseurs en het team Economische Zaken bij organisatorische, administratieve en procesmatige werkzaamheden. Je zorgt voor structuur, overzicht en voortgang binnen diverse dossiers, overleggen en projecten. Daarbij werk je nauw samen met collega’s en ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het team. Deze opdracht wordt uitgevoerd binnen het team en maakt onderdeel uit van de reguliere werkzaamheden, waardoor inzet plaatsvindt op basis van detachering (geen zzp).

Werkzaamheden

Algemeen / Overleggen

• Opstellen van agenda’s voor teamoverleggen EZ/Gebiedsregie;
• Opstellen van agenda’s voor diverse overleggen en vergaderingen;
• Organiseren van overleggen met o.a. de Barneveldse Middenstandsvereniging;
• Notuleren en bijhouden van actiepunten;
• Ondersteunen bij collegebezoeken en inwerkprogramma’s voor bestuur.

PHO-overleggen

• Opstellen van agenda’s voor PHO-overleggen;
• Notuleren en bewaken van actiepunten;
• Ondersteunen bij inrichting en structuur van PHO-overleggen.

Gebiedsregie

• Opstellen van jaarroosters voor wijkplatformen en Plaatselijke Belangen;
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten (uitnodigingen, aanmeldingen, faciliteiten);
• Beheer en actualisatie van contactgegevens;
• Afstemming met dorpen rondom lokale evenementen (o.a. Koningsdag, 4 en 5 mei).

Administratie & Financiën

• Controleren van facturen op juistheid;
• Bewaken van correcte administratieve verwerking;
• Afstemming met crediteurenadministratie en concern control.

Projecten & Dossiers

• Ondersteunen bij ondernemersfonds Harselaar;
• Ondersteunen bij BIZ Briellaerd;
• Ondersteunen bij reclamebelasting Barneveld Centrum;
• Bewaken van termijnen en administratieve afhandeling.

Evenementen & Samenwerkingen

• Ondersteunen bij het evenementenfonds:
  • verwerken van aanvragen;
  • uitvoeren eerste (harde) toets;
  • administratieve afhandeling;
• Ondersteunen bij organisatie van bijeenkomsten;
• Meewerken aan communicatie en presentaties.

Overige activiteiten

• Organiseren van bijeenkomsten (bijv. Energielunch);
• Inventariseren van behoeften en regelen van sprekers;
• Signaleren van ontwikkelingen en ondersteunen bij bestuurlijke afstemming.

Resultaat van de opdracht

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• overleggen en bijeenkomsten goed georganiseerd en voorbereid zijn;
• actiepunten en processen worden bewaakt;
• administratieve en financiële werkzaamheden correct en tijdig worden uitgevoerd;
• gebiedsregisseurs effectief worden ondersteund;
• er structuur en overzicht is binnen lopende dossiers.

Competenties
- Organisatorisch sterk;
- Nauwkeurig en gestructureerd;
- Proactief en zelfstandig;
- Communicatief vaardig;
- Samenwerkingsgericht;
- Stressbestendig.

Benodigd aantal professionals
1.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.