Strategisch raakvlakadviseur

Voor Rijkswaterstaat in de regio Houten–Hooipolder (regio Utrecht) zijn wij op zoek naar een Strategisch Raakvlakadviseur (2‑fasen).

Hybride inzet, aanwezigheid op locatie indien noodzakelijk.

De genoemde omvang betreft een indicatieve raming en vormt geen verplichting tot inzet van een vast aantal uren

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

De hierna benoemde producten geven invulling aan deze opdracht en vormen gezamenlijk het kader waarbinnen de adviseur zijn zelfstandige, onafhankelijke en resultaatgerichte bijdrage levert.

Op te leveren producten
Voor alle hieronder genoemde producten geldt dat acceptatie plaatsvindt op basis van inhoudelijke kwaliteit en volledigheid van het opgeleverde product. Acceptatie van het product heeft geen betrekking op de wijze van uitvoering, aanwezigheid of inzet van de opdrachtnemer.

1. Integraal overzicht strategische raakvlakken en issues
Het opleveren en het actueel houden van een integraal overzicht van strategische raakvlakken en issues, waarin de samenhang tussen projecten, disciplines en projectfasen (ontwerp, uitvoering en instandhouding) expliciet is vastgelegd. Dit overzicht bevat per raakvlak een duidelijke duiding van afhankelijkheden, betrokken partijen, beslispunten en de impact op kwaliteit, planning, kosten en risico’s, en vormt een vast referentiedocument voor het project- en programmamanagement.
Het resultaat wordt als geaccepteerd als:
• Het overzicht volledig en actueel is voor het programma A27 Houten–Hooipolder en alle relevante projecten en projectfasen (ontwerp, uitvoering en instandhouding) omvat.
• Per raakvlak expliciet zijn vastgelegd:
- De aard van het raakvlak en de betrokken projecten/disciplines.
- De afhankelijkheden en samenhang met andere raakvlakken.
- Relevante beslismomenten.
- De impact op kwaliteit, planning, kosten en risico’s.
• Het overzicht zelfstandig leesbaar is en kan worden gebruikt als referentiedocument voor besluitvorming.
• Versiebeheer en actualisatiedatum zijn vastgelegd.

2. Strategische adviesmemo’s t.b.v. besluitvorming
Het opstellen van schriftelijke strategische adviesmemo’s ter ondersteuning van besluitvorming binnen de 2-fasenaanpak. Deze memo’s bevatten onderbouwde analyses, scenario’s en keuzemogelijkheden met een expliciete weging van effecten op kwaliteit, planning, kosten en risico’s. De memo’s zijn besluitrijp opgesteld en voorzien van heldere conclusies en aanbevelingen.
Een strategische adviesmemo wordt geaccepteerd als:
• De memo op papier staat en een duidelijk afgebakende besluitvraag bevat.
• Minimaal twee onderbouwde handelingsopties zijn beschreven, inclusief consequenties voor kwaliteit, planning, kosten en risico’s.
• Aannames, randvoorwaarden en onzekerheden expliciet zijn benoemd.
• De memo leidt tot een concreet besluit of richtinggevend standpunt van het project- of programmamanagement.

3. Integrale reviewrapportages
Het uitvoeren van integrale reviews op ontwerp-, plannings-, risico-, kosten- en prijsvormingsdocumenten. De resultaten van deze reviews worden vastgelegd in onafhankelijke reviewrapportages waarin bevindingen, risico’s en verbeterpunten zijn benoemd, inclusief een beoordeling van de integraliteit en de mate waarin documenten geschikt zijn voor besluitvorming en faseovergangen.
Een reviewrapportage wordt geaccepteerd als:
• Het getoetste document (ontwerp, planning, risico, kosten of prijsvorming) expliciet is benoemd.
• De beoordeling is uitgevoerd vanuit integraliteit (techniek, planning, kosten en risico’s in samenhang).
• Bevindingen, risico’s en aandachtspunten helder zijn beschreven en onderbouwd.
• Is aangegeven in hoeverre het document geschikt is voor de beoogde faseovergang of besluitvorming.
• De rapportage zelfstandig leesbaar is en schriftelijk is vastgelegd.

4. Roadmaps en transitieproducten (2-fasen)
Het opstellen en vastleggen van roadmaps en transitieproducten binnen de 2-fasenaanpak, waarin per fase, per onderdeel inzichtelijk wordt gemaakt welke producten worden opgeleverd, welke beslismomenten en afhankelijkheden er zijn en welke input benodigd is voor de overgang van ontwerp naar uitvoering en instandhouding.
De roadmap en transitieproducten brengen expliciet de samenhang in beeld tussen ontwerp, contractvoorbereiding, prijsvorming en uitvoering, en vormen een onderbouwde basis voor besluitvorming en faseovergangen.
De bijdrage wordt geaccepteerd als:
• De roadmap of het transitieproduct inzicht geeft in:
- Te leveren producten per fase.
- Beslismomenten en afhankelijkheden.
- Benodigde input voor de overgang van ontwerp naar uitvoering en instandhouding.
• De samenhang met contractvoorbereiding, prijsvorming en uitvoering expliciet is gemaakt.
• De bijdrage schriftelijk is vastgelegd en bruikbaar is voor besluitvorming.
• Het product bijdraagt aan een beheersbare en transparante faseovergang binnen de 2-fasenaanpak.

5. Early warning, signaleringen en handelingsadviezen
Het tijdig signaleren en vastleggen van risico’s, kansen en afwijkingen die relevant zijn voor de integraliteit van het programma (hierna genoemd early warnings). Deze signaleringen worden voorzien van een onderbouwde duiding van de mogelijke gevolgen en van concrete handelingsperspectieven voor het project- en programmamanagement.
Een early warning of signalering wordt geaccepteerd als:
• Het gesignaleerde risico, de kans of afwijking concreet en onderbouwd is beschreven.
• De mogelijke gevolgen voor kwaliteit, planning, kosten en risico’s expliciet zijn benoemd.
• Ten minste één concreet handelingsperspectief is geformuleerd.
• De signalering tijdig is vastgelegd, zodat bijsturing mogelijk is.
• De signalering schriftelijk is vastgelegd en gedeeld met het project- of programmamanagement.

6. Signaleringen en verbetervoorstellen op het gebied van veiligheid
Het tijdig signaleren en documenteren van risico’s op het gebied van veiligheid op strategisch niveau. Deze signaleringen worden voorzien van een onderbouwde duiding van de mogelijke gevolgen en van concrete voorstellen voor het project- en programmamanagement.
Een signalering of verbetervoorstel wordt geaccepteerd als:
• Het gesignaleerde risico concreet en onderbouwd is beschreven.
• De mogelijke gevolgen voor het programma expliciet zijn benoemd.
• Ten minste één concreet handelingsperspectief is geformuleerd.
• Het schriftelijk is vastgelegd en gedeeld met het project- of programmamanagement.

7. Kennis- en reflectiedocumenten (lessons learned)
De vastlegging van kennis, inzichten en reflecties (lessons learned) over de toepassing van de 2-fasenaanpak, samenwerking en procesinrichting binnen het programma, met als doel deze kennis herbruikbaar te maken voor het verdere verloop van A27HH en voor andere complexe infrastructurele projecten.
Een lesson learned wordt als geaccepteerd beschouwd als:
• Concrete ervaringen en inzichten uit het programma A27HH zijn vastgelegd.
• De toepasbaarheid voor vervolgfasen of andere projecten expliciet is beschreven.
• Zowel positieve ervaringen als aandachtspunten zijn benoemd.
• Het document zelfstandig leesbaar is en herbruikbaar binnen Rijkswaterstaat.
• Het document schriftelijk is vastgelegd en overdraagbaar is aan betrokken teams.

8 Gewenste en ad hoc adviezen mbt raakvlakmanagement op strategische niveau
De strategisch adviseur kan gevraagd worden om, op basis van zijn expertise en kennis, op een bepaald raakvlak strategisch advies geven, naast de hierboven al genoemde producten. Voor deze adviezen gelden dezelfde acceptatievoorwaarden.

Algemene acceptatievoorwaarden
Voor alle resultaten geldt dat:
• Acceptatie plaatsvindt op basis van inhoud en kwaliteit van het product.
• Er geen sprake is van acceptatie op basis van aanwezigheid, inzet of aansturing.
• De opdrachtnemer verantwoordelijk is voor volledigheid, kwaliteit en tijdigheid.
• De opdrachtgever geen aanwijzingen geeft over de wijze van totstandkoming van de producten.

Randvoorwaarden en werkwijze
• De opdracht is tijdelijk en resultaatgericht, specifiek voor de ontwerp- en realisatiefase van dit project.
• De opdrachtnemer voert de opdracht uit naar eigen inzicht en professionele standaard en is zelf verantwoordelijk voor kennisinbreng, kwaliteit, planning en het eindresultaat.
• De opdrachtgever geeft geen aanwijzingen over de wijze van uitvoering of werkmethode. Afstemming vindt uitsluitend plaats over voortgang en productresultaten, niet over de wijze van uitvoering.
• De rol van de opdrachtnemer is aanvullend en adviserend aan het projectteam en draagt bij aan het realiseren van de projectdoelstellingen, zonder onderdeel te zijn van de interne lijn- of hiërarchische organisatie.
• Ter waarborging van informatiebeveiliging en eenduidige externe communicatie maakt de opdrachtnemer gebruik van een Rijkswaterstaat-account. Dit betreft uitsluitend toegang tot digitale omgevingen en impliceert geen organisatorische inbedding of gezagsverhouding.
De opdrachtnemer werkt namens Rijkswaterstaat vanuit de eigen organisatie; dit dient in communicatie per e-mail herkenbaar te zijn.
• De opdrachtnemer behoudt zijn onafhankelijkheid bij de uitvoering van de werkzaamheden.
• De opdrachtnemer is gerechtigd zich te laten vervangen door een gelijkwaardig gekwalificeerde vervanger, mits tijdig gemeld aan de opdrachtgever. De opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor kwaliteit en tijdigheid van de resultaten.
• De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig de werkplek en werktijden. Indien afstemming met andere projectleden noodzakelijk is, worden overlegmomenten in onderling overleg gepland.

Leiding en Toezicht
Nee

Eisen
1 De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde passende opleiding op WO niveau (bijv. Civiele Techniek of bouwmanagement).
2 De aangeboden kandidaat heeft minimaal 7 jaar recente en relevante kennis en ervaring op het gebied met infrastructurele werken bij 3 verschillende partijen in het proces/in de keten (overheid, aannemer, ingenieursbureau).
3 Aantoonbare ervaring (7 jaar) in soortgelijke rol van tender- of projectmanagement bij meerdere (infra)projecten/programma’s >250mln (tactisch/strategisch niveau), waarvan minimaal 1 project >750mln.
4 De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van multidisciplinaire infrastructurele projecten o.b.v. een DB(F)M, D&C en/of Twee-fasen contract.
5 Aantoonbaar gedegen kennis van aanbesteding van grote geïntegreerde infraprojecten vanuit een technisch perspectief: opstellen van vraagspecificaties en gunningscriteria en begeleiding van het aanbestedingstraject, aantoonbaar 3 referentieprojecten.

Wensen
1 De aangeboden kandidaat heeft een WO opleiding op het gebied van civiele techniek.
2 De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het coachen, begeleiden en ondersteunen van teams waaronder de meerdere (deel)projecten vallen.
3 De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en inzicht in relevante in- en externe ontwikkelingen en de organisatie en werkwijze van RWS.
4 De aangeboden kandidaat heeft kennis van kostenberekenings- en prijsvorming- en inkoopmethodieken binnen bouwbedrijven.