Sr. programmasecretaris transitie businesscontrol

Sr. Programmasecretaris Transitie Businesscontrol



Als programmasecretaris ben je de rechterhand van de manager Business Control. In deze stevige coördinerende functie ben je verantwoordelijk voor de ondersteunende organisatie van de transitie Business Control. Deze transitie wordt vormgegeven met 2 kwartiermakers en een HR Business partner. De opdracht van de transitie is het splitsen van taken in een team Financiën en Business Control. In deze baan krijg je veel mee over de complexe omgeving van Ruimte en HR gerelateerde onderwerpen.
Concreet bestaan jouw werkzaamheden uit:

• Een belangrijke taak is het neerzetten van de projectstructuur; Denk hierbij aan dossiervorming, planning en financiën van de transitie. Jij brengt de activiteiten en mijlpalen in lijn en bereidt hierin ook de overleggen met het projectteam en de opdrachtgevers voor.  
• Je signaleert knelpunten en risico’s
• Je faciliteert het formalisatie proces richting medewerkers (HR-producten). Dit vraagt een secure werkhouding.
• Je ondersteunt en coördineert het gehele werving en selectieproces van de 2 teams.
• Je houdt je niet alleen van structureren, maar ook van faciliteren. Denk hierbij aan de capaciteits- en programmaplanning en besluitvormingsprocessen. Ook heb jij een verbindende rol binnen de teams én met de rest van de organisatie.

Dit is jouw inbreng
Voor deze vacature is het belangrijk dat jij een proactieve houding hebt. Jij wacht niet totdat je verteld wordt wat je moet doet, maar komt zelf met ideeën. Jij legt de verbinding en durft mee te bouwen aan de transitie van de teams.  Je krijgt energie van het organiseren en ondersteunen van de transitie, om zo bij te dragen aan een gezond financieel leefklimaat voor de stad.
Daarnaast vinden wij het belangrijk dat jij beschikt over:

• Hbo of wo werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaren aantoonbare ervaring in een coördinerende/organiserende rol.
• Minimaal 5 jaren aantoonbare projectervaring bijvoorbeeld als projectsecretaris of projectondersteuner.
• Bij voorkeur een opleiding/training afgerond op het gebied van projectmatig werken

Goed om te weten:
De gesprekken zijn gepland op  30 augustus. De manager / afdeling zal contact met je opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. 

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.