Senior salarisadministrateur

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 60.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Onze cultuur is informeel, onze werkwijze integraal en interactief. Ontwikkeling is voortdurend vereist en belangrijk: als organisatie weten wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen.

Als medewerker van de gemeente Zeist voel je je echt betrokken bij Zeist en haar inwoners. Er is veel te doen om onze gemeente nu en in de toekomst voor iedereen aantrekkelijk te houden. Samen met je collega’s werk je er continu aan om dat voor elkaar te krijgen. We staan met onze organisatie voor de uitdaging om de dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instanties van Zeist te blijven verbeteren. Dat doen we samen en daarbij richten we ons op onze klant. Sterker nog, we vertrekken vanuit de klant. In onze organisatie vormen we op een eigentijdse manier de schakel tussen politiek en burger.

Team
Je maakt onderdeel uit van het team P&O. Dit team bestaat uit 15 bevlogen professionals, onder andere P&O adviseurs, bedrijfskundig adviseurs, recruiters en personeels- en salarisadministrateurs. Je werkt in deze opdracht nauw samen met de twee andere salarisadministrateurs, de twee medewerkers van de personeelsadministratie en drie collega’s die het personeelssysteem inrichten.

Opdracht
Als Salarisadministrateur spring je in op een grote ontwikkeling binnen de gemeente Zeist. We worden namelijk in 2025 de werkgever voor de professionals die nodig zijn voor de uitvoering van de Jeugdwet en de WMO. En dat betekent nogal wat! We krijgen er ongeveer 90 collega’s bij. Deze collega’s ontvangen in het najaar allemaal een arbeidsovereenkomst van ons en krijgen in januari 2025 voor het eerst het salaris van de gemeente Zeist. Hierbij kunnen we jouw ondersteuning op het gebied van salarisadministratie goed gebruiken! We willen zorgen dat de individuele afspraken over het arbeidsvoorwaardenpakket in Zeist zorgvuldig worden doorgevoerd. De medewerkers die in dienst komen maken een keuze over onder welke cao zij komen te vallen.

We verwachten dat iedereen een arbeidsovereenkomst kiest die gekoppeld is aan de Cao gemeenten. Dit is de cao waarmee we op dit moment werken. Om te hiervoor te zorgen, word je ingezet op de volgende werkzaamheden:

• Je controleert of de personeelsadministratie de nieuwe collega’s juist heeft ingevoerd in ons Personeel informatiesysteem (AFAS);
• Je springt in de piekmomenten bij de reguliere werkzaamheden van de salarisadministratie. Denk hierbij aan het doen van controles, het beantwoorden van vragen van medewerkers en het verwerken en controleren van de verloning.

Voor het geval er medewerkers zouden zijn die ervoor kiezen om hun huidige arbeidsvoorwaarden (gekoppeld aan hun huidige cao) te houden, treffen we een aantal voorbereidingen. We verwachten dat alle medewerkers kiezen voor de nieuwe arbeidsvoorwaarden gekoppeld aan de Cao gemeenten, maar op de achtergrond zetten we zaken klaar voor het geval dat er toch een aantal medewerkers in de huidige cao willen blijven. Het personeelssysteem AFAS wordt op dit moment hierop ingericht. Het betreft de volgende drie cao’s: de Cao Sociaal Werk, de Cao Jeugdzorg en de Cao Gehandicaptenzorg. Om dit in de praktijk goed uit te voeren, word je hierbij ingezet op de volgende werkzaamheden:

• Je doet kennis op van de drie nieuwe cao’s en je helpt mee om te zorgen dat de afspraken in de cao’s geborgd zijn in de dagelijkse werkzaamheden van de salarisadministratie;
• Je controleert of de looncomponenten die zijn aangemaakt door collega’s correct zijn;
• Je controleert de verloningsprocessen en geeft met je kritische en vakkundige blik pro-actief verbeterpunten door. Hierbij kun je denken aan: de totstandkoming van de salarisrun, de afwikkeling van de salarisrun (denk aan pensioen- en belastingaangifte), het controleren en testen van de (automatische of handmatige) workflows in AFAS;
• Je verricht handmatige werkzaamheden voor de taken die nog niet in workflows zijn opgenomen;
• Je maakt je de koppeling met de journaalstructuur bij onze gemeente eigen en past deze toe op je dagelijkse werkzaamheden.

Al met al zorg je ervoor dat wat je collega’s aan werkzaamheden doen voor het inrichten van AFAS correct wordt vertaald naar de praktijk.

Competenties

• Accuraat en kritisch;
• Dienstverlenend en samenwerkingsgericht;
• Stressbestendig, rust en overzicht bewaren;
• Goed in plannen en organiseren;
• Zelfstartend en weet van aanpakken;
• Effectief in mondelinge en schriftelijke communicatie;
• Proactief/signalerend van verbetermogelijkheden of mogelijke knelpunten. 

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr  (dinsdag is een vaste dag, overige dagen in overleg).
Is hybride werken mogelijk?  Ja, dinsdag is wel vaste werkdag op kantoor