Senior Projectsecretaris

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat. 

Rijkswaterstaat legt de A16 aan tussen A13 bij Rotterdam The Hague Airport en A16/A20 bij het Terbregseplein. De elf kilometer lange snelweg is van grote betekenis voor het gebied ten noorden van Rotterdam. De verkeersstromen wijzigen en de leefbaarheid rond A13 bij Overschie en A20 tussen het Kleinpolderplein en het Terbregseplein verbetert. De druk op de lokale wegen in Hillegersberg en Schiebroek neemt af en de reistijd Dordrecht-Den Haag wordt korter. De nieuwe verbinding draagt bij aan een betere bereikbaarheid en leefbaarheid van de regio. Het project begon in 2005 met een uitgebreide verkenning van de doelen, resultaten en mogelijkheden. Sindsdien is hard gewerkt aan het vormgeven van de plannen, het inpassen van de weg en het maken van goede afspraken met partners in de omgeving. Na de publicatie van het Tracébesluit A16 Rotterdam in augustus 2016 is de voorbereiding van de realisatie van start gegaan. Het project is gegund aan De Groene Boog, een combinatie van Besix, Dura Vermeer, Van Oord en TBI. De Groene Boog is verantwoordelijk voor het ontwerp, de bouw en voorfinanciering van het project, plus onderhoud over een periode van twintig jaar. Begin 2019 is de realisatie gestart en de realisatiefase wordt in de periode 2025-2026 afgerond met een overdracht naar de beheerfase. De Groene Boog heeft een projectlocatie aan de K.P. van der Mandelelaan in Rotterdam waar het projectteam van Rijkswaterstaat ook haar standplaats heeft. 

De medewerker zal gepositioneerd worden in het Projectbeheersingsteam van het project A16 Rotterdam onder de verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing. 

 

Opdrachtspecificatie 

Voorbereiden, bijwonen en afhandelen van het Integraal Project Management overleggen (IPM) en andere structurele overleggen 

Als Senior Projectsecretaris heb je primair de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de integrale projectmanagement overleggen (IPM). De clusters technisch management (TM), planproducten (PP), omgevingsmanagement (OM), contractmanagement (CM) en projectbeheersing (PB) werken allen aan de voorbereiding van de totstandkoming van besluiten tijdens deze overleggen. Er wordt ingezet op vooraf goed voorbereide en afgestemde vergaderstukken (incl. agenda) zodat besluiten efficiënt genomen kunnen worden. Hierbij hoort ook de vastlegging van deze besluiten door middel van notulen en het bijhouden van een actie- 

en besluitenlijst in een documentmanagementsysteem (Connect). Zichtbare aanwezigheid binnen de projectorganisatie is voor een goede afstemming en beheersing van raakvlakken van belang. 

Onderdeel van de coördinatie van besluiten is het zorgen voor de juiste informatie voor de betreffende besluitvorming door gebruik te maken van de kennis in de clusters. Vaak is er input nodig van verschillende clusters om één besluit voor te bereiden, een goed afgestemde samenwerking is hiervoor belangrijk. Samen met de projectmanager en de betreffende clustermanager(s) wordt gezocht naar de juiste visie/strategie om het gewenste besluit te krijgen. Daarnaast is de stijl van de beslismemo essentieel en voor elk overleg anders. Als coördinator dient hij/zij de juist stijl te selecteren en samen met clusters dit te realiseren. 

Tot het takenpakket hoort ook het voorbereiden, bijwonen en afhandelen van andere overleggen, zoals het Intern Review Overleg, het Directeurenoverleg, diverse overleggen met stakeholders, etc. 

Overleggen van de projectmanager voorbereiden en afstemmen 

De projectmanager heeft regelmatig afstemoverleggen met verschillende interne en externe stakeholders. De projectmanager is echter niet de enige die samenwerkt met deze partijen. Om als project als betrouwbare samenwerkingspartner te kunnen acteren, behoort iedereen op de hoogte te zijn van de laatste stand van zaken wanneer er contact is met één van de deze partijen. De taak als projectsecretaris is het coördineren van de overleggen van de projectmanager. 

Organiseren van werksessies 

De projectsecretaris draagt zorg voor de versterking van de samenwerking tussen de teamleden d.m.v. het organiseren van team- en andere werksessies en lunchbijeenkomsten en hij/zij heeft een brede blik op het project, omgeving en de diverse werkprocessen binnen het project, Rijkswaterstaat en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. 

Bijspringen bij actuele issues 

Een complex project met een bestuurlijk afgesproken strakke planning gaat samen met veel risico’s en kansen. Hiervoor zijn vele beheersmaatregelen benoemd. Wanneer er actuele issues toch extra veel aandacht vragen heeft een clustermanager soms niet de tijd of capaciteit om hierop te reageren. Dit betekent dat het proces t.b.v. kansenontwikkeling, dan wel risicobewaking niet altijd in voldoende mate worden beheerst. Door de coördinatie van de besluiten is de projectsecretaris goed aangehaakt bij de actuele issues en is hierdoor in staat om op verzoek van de clustermanager snel in te stappen in een actueel dossier en zo tijdelijk extra capaciteit/kwaliteit te leveren. 

 

Samen met anderen 

Coördinatie secretariaat 

De projectsecretaris draagt zorg de algehele secretariële en facilitaire ondersteuning van de projectorganisatie. Dit doet hij/zij samen met de secretarieel medewerker (1) en in samenspraak met ondersteunende medewerkers in het project (2).De projectsecretaris coördineert het secretariaat en stuurt de secretarieel medewerker functioneel aan. Deze coördinatie vindt plaats onder eindverantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing (MPB). De projectsecretaris 

adviseert de MPB over de opzet en werking van het secretariaat en de ondersteunende functies in het project.. 

Nadrukkelijk fungeert de projectsecretaris niet primair als manager, maar als meewerkend voorman/-vrouw. Hij/zij springt bij wanneer nodig met secretariële werkzaamheden. 

Naast bovenstaande wordt hieronder ook verstaan het opstellen en beheren van procesformulieren (o.a. proces bestuurlijke overeenkomsten etc.), het bijhouden van een actielijst in Connect, het bijdragen aan projectplannen en andere (tussentijdse) rapportages en evaluaties. De projectsecretaris heeft daarnaast contact met het secretariaat van De Groene Boog. 

 

Elke dag beter 

Binnen Rijkswaterstaat werken we actief aan verbetering van onze processen. De projectsecretaris heeft een centrale rol en signaleert verbeterpunten op allerlei vlakken. Hij/zij adviseert de projectmanagers en MPB daarover en pakt proactief verbeterinitiatieven op. 

 

Resultaatgebieden 

 Zelfstandig regie voeren op het organiseren van de IPM-overleggen; 

 Zelfstandig en proactief coördineren van de overleggen van de projectmanager; 

 Zelfstandig voeren van coördinatie over het secretariaat en het informatiebeheer 

 Zelfstandig organiseren van diverse werksessies; 

 Zelfstandig en proactief bijspringen bij actuele projectissues en het adviseren van de projectorganisatie; 

 Zelfstandig en proactief oppakken van ondersteunende secretariële- en administratieve werkzaamheden. 

 

Competenties 

 Sensitiviteit voor politieke en maatschappelijke verhoudingen en het beleidsproces; 

 Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en goede redactionele vaardigheden; 

 Politiek en bestuurlijk sensitief, omgevingssensitief , anticiperend, teamspeler, kritisch, flexibel, zelfstandig, proactief