senior kabinetsmedewerker

De gemeente Steenbergen is de waterrijke parel van de Brabantse Wal. Onze organisatie zet zich vol trots in voor alle inwoners, ondernemers en bezoekers van de kernen Steenbergen, Dinteloord, Kruisland, Nieuw-Vossemeer, Welberg en De Heen.

Voor het kabinet van de burgemeester zijn we tijdelijk op zoek naar een enthousiaste

Senior Kabinetsmedewerker
(tijdelijk, 3 maanden/32 uur per week)

Voor de secretariële ondersteuning van de burgemeester, de kabinetschef en diens plaatsvervanger.

Wat ga je doen?
Als een spin in het web bereid je afspraken en vergaderingen voor en zorg je voor kwalitatieve stukken qua inhoud en vormgeving. Notuleren kent geen geheimen voor jou en je weet de kern van een overleg goed vast te leggen. Je ontzorgt en zorgt dat administratie en organisatie van het kabinet op rolletjes loopt. Tevens zorg je in deze tijdelijke functie voor het opzetten en verder ontwikkelen van de administratieve organisatie van het kabinet zoals het actualiseren en verbeteren van procedures, werkwijzen en het opstellen van handboeken. Dit ter voorbereiding op de structurele invulling van de vacature. Tot jouw taken behoren onder meer:

-    Agendabeheer van de burgemeester en het kabinet
-    Fungeren als eerste telefonische aanspraakpunt op het kabinet
-    Contact onderhouden met interne en externe partijen
-    Zelfstandig bijhouden van de kabinetsmailbox, zorgen voor tijdige en accurate afhandeling van mail
-    Verantwoordelijk voor het optimaliseren van de administratieve organisatie, waaronder het actualiseren en verbeteren van procedures, werkwijzen en het opstellen van handboeken
-    Advies en algemene ondersteuning bieden aan burgemeester en kabinetschef  
-    Voorbereiden en bijhouden van dossiers
-    Verzorgen van correspondentie, verslaglegging van overleggen, verwerken van toespraken van de burgemeester
-    Organiseren van representatieve gelegenheden waaronder nieuwjaarsbijeenkomst, bezoek huwelijksjubilarissen, Lintjesregen, onder meer door het opstellen en uitvoeren van draaiboeken en zorgen voor de benodigdheden
-    Beheren van administraties en archief
-    Coaching en inwerken van de nieuwe collega

Wie ben jij?
Jij bent een gedreven secretaresse die als geen ander weet hoe je de burgemeester en kabinetschef kunt ontzorgen en je hebt visie op en ervaring met het opzetten en verder ontwikkelen van procedures en werkwijzen.
Je hebt gevoel voor lokale en bestuurlijke verhoudingen.  Je hebt HBO werk- en denkniveau, je bent een zelfstandige teamspeler en hebt een dienstverlenende instelling. Je bent analytisch en adviesvaardig en in staat in korte tijd verbeteringen in werkwijzen door te voeren. Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en de office-programma’s kennen geen geheimen voor jou. Als gedreven kabinetsmedewerker ben je uiteraard ook integer en betrouwbaar. Om alle ballen goed in de lucht te houden ben je bovendien stressbestendig, flexibel en georganiseerd.
 
 
Wat bieden wij je?  
Een tijdelijke functie voor de duur van 3 maanden, tot 1 juli 2021 voor 32 uur per week. De functie is uitdagend en afwisselend waarbij je werkt in ene klein, collegiaal en toegewijd team. Voor het salaris wordt een indeling in schaal 8 van de cao Gemeenten gehanteerd.