Secretaris Stadsontwikkeling

Waar ben jij van?

Als secretaris zorg je voor ordening, transparantie, rust en overzicht. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak je en deel je planningen, breng je collega’s bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

Jouw Functie

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn.

Vanuit jouw rol zit je dicht bij het vuur en heb je veel contact met directie en bestuurders. Je werkt nauw samen met de strategisch adviseurs en coördinatoren. Samen vormen jullie een sterk team, waarbij jullie elkaar aanvullen in de verschillende rollen en taken.

Tot slot help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken. Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

Je organiseert verbinding en zorgt dat zaken niet blijven hangen;

Je houdt administraties bij van openstaande acties en zaken in jouw portefeuille(s);

Je legt afspraken vast en zorgt voor snelle en correcte verslaglegging, bijvoorbeeld voor een portefeuilleoverleg over een bedrijfsvoeringsonderwerp;

Je adviseert en denkt mee met collega’s over hoe ze zo secuur mogelijk welke overleggremia kunnen bereiken;

Tegelijkertijd ben je rolbewust, en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zelfstandig zaken op te pakken;

Je werkt actief aan een netwerk binnen de organisatie;

Je hebt oog voor onderlinge verhoudingen en goede werkrelaties.

Jouw profiel

Naast goede communicatieve vaardigheden (in woord en geschrift) is het belangrijk dat je beschikt over een goed organisatorisch vermogen. Je kan zelfstandig functioneren maar bent zeker ook samenwerkingsgericht. Je bent in staat om snel te schakelen omdat iedere week net weer (of heel erg) anders loopt dan dat je van tevoren had bedacht.

Je weet jezelf constant weer bij te sturen op basis van nieuwe informatie en houdt daarbij het overzicht. Dit alles doe je op een secure en betrouwbare wijze.

Je gedijt goed in deze politiek- bestuurlijke dynamische werkomgeving.