Secretaris

 

Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers

Opdrachtomschrijving
Je verzorgt de voorbereiding voor de Logius inbreng in het Tactisch en Strategisch Beraad. Dit bereidt je voor samen met de Voorzitter het Tactisch- en Strategisch Beraad. Hiervoor kom je met voorstellen voor agendaonderwerpen die in lijn zijn met het jaarplan eHerkenning. Je organiseert en faciliteert de in het Stelsel afgesproken overleggen. Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging, het beheren van de agenda van overleggen en zorgt voor de stukkenstroom en het beheer van documentatie. Je ontwikkelt en borgt processen en formats voor besluitvorming, zodat consistentie en transparantie gewaarborgd zijn. Je bewaakt de kwaliteit en voortgang van genomen besluiten en zorgt dat actiepunten uitgevoerd worden. Je signaleert risico's en knelpunten in besluitvorming en uitvoering, adviseert over interventies en zorgt voor tijdige escalatie naar het juiste niveau. Je haalt signalen uit het Stelsel op en informeert en adviseert de voorzitter en Logius over eventuele vervolgstappen of interventies. Je volgt en vertaalt interne en externe signalen en ontwikkelingen naar acties en adviezen. Je onderhoudt actief relaties met interne en externe stakeholders en zorgt voor heldere communicatie over besluiten en voortgang. Je creëert draagvlak bij stakeholders voor onder andere adviezen, notities en besluiten. Je zorgt voor een eenduidige werkwijze namens de secretarissen van het beheerteam en werkt met hen samen aan verbinding met de overige stelsels en behoudt aansluiting met de Logius-organisatie. Je brengt kennis uit het stelsel eHerkenning over naar de nieuw te vormen serviceorganisatie bij Logius. Je stelt Jaar- en Meerjarenplannen op en zorgt voor een regelmatige evaluatie op de voortgang. Je stelt periodieke rapportages op over voortgang. Je zorgt dat je gedegen kennis hebt van de afspraken die vastliggen in het Stelsel, zodat je proactief de uitvoering hiervan kan nagaan en acties kan initiëren. Je fungeert als vraagbaak voor het team, op een enthousiasmerende wijze kun je teamleden motiveren om deel te nemen aan acties. Hierin heb je een deadline- en kwaliteitsbewakende rol. Je springt waar nodig in om projecten en werkgroepen te leiden of te ondersteunen, door het aanbrengen van structuur, informeren bij belangrijke en urgente zaken en geven van advies bij het volgen van processen en afstemming in beraden.

Achtergrond opdracht
Als secretaris bij eHerkenning heb je een belangrijke, centrale rol in het Afsprakenstelsel. Dankzij jouw kennis van het Stelsel én warme contacten met alle stakeholders loopt de governance soepel. Zo werk je elke dag samen met externe leveranciers, teamcoördinator, projectleiders, voorzitters van overleggen en overige teamleden. Jij bereidt het Tactisch en Strategisch beraad voor, in overleg met de externe en onafhankelijke voorzitters en zorgt dat de beraden efficiënt verlopen. Dat is niet enkel een administratief werkje. Jij weet namelijk wat er speelt, welke onderwerpen op tafel moeten

Eisen
Uitsluitend Nederlandstalige cv’s indienen met een max van 5 pagina’s.

• opleiding of vergelijkbare ervaring, denk- en werkniveau
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als (directie)secretaris projectleider of in een vergelijkbare rol (3 jaar)
• Je hebt relevante ervaring bij de Rijksoverheid in een vergelijkbare functie (2 jaar)
• Je hebt relevante ervaring met het werken in publiek/private samenwerkingen en in stelsels (1 jaar)

Wensen

• Voor deze functie vragen wij iemand met gedegen kennis van stelselafspraken en governance, bij voorkeur binnen het domein van digitale toegang en identificatie.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke besluitvormingsprocessen en begrijpt hoe tactische en strategische gremia functioneren.
• Daarnaast beschik je bij voorkeur over kennis van project- en programmamanagement, inclusief planning, voortgangsbewaking en risicomanagement.
• Ervaring met documentmanagementsystemen, vergadertools en rapportage-instrumenten is essentieel, evenals het kunnen opstellen van voortgangsrapportages.
• Bij voorkeur ervaring in een secretariële of coördinerende rol op hoog niveau, waarbij je tactische en strategische overleggen hebt voorbereid en begeleid.
• Je bent gewend om actief relaties te onderhouden met interne en externe stakeholders en weet draagvlak te creëren voor adviezen

Competenties

• 1. Bestuurssentiviteit
• 2. Overtuigingskracht
• 3. Samenwerken
• 4. Netwerken
• 5. Plannen en organiseren
• 6. Motiveren
• 7. Creativiteit