Secretaresse Gedeputeerde Staten

Opdrachtomschrijving

Het college van Gedeputeerde Staten wordt ondersteund vanuit het team secretariaat GS, zowel individueel als gezamenlijk. Doel is om het collectief van Gedeputeerden zo goed mogelijk te ondersteunen vanuit de uitgangspunten van de organisatie. En daarbij tegelijkertijd zoveel mogelijk aan te sluiten bij de behoefte van individuele gedeputeerden.
De informele, professionele sfeer en de hoge mate van collegialiteit en dienstvaardigheid zijn kenmerkend voor het team. Wij zoeken een enthousiaste, betrouwbare en representatieve collega die dit team komt versterken. Ben jij een ervaren regelaar, een aanspreekpunt voor zowel in- als externe contacten en vind het leuk om in een politiek bestuurlijke omgeving te werken? Dan kunnen we je inzet uitstekend gebruiken.

Wat ga je doen?
Jij bent dé spin in het web voor jouw gedeputeerde en je weet een goed functioneel netwerk op te bouwen en te onderhouden. Je hebt een organisatietalent wat je graag inzet om dienstreizen, vergaderingen en bijeenkomsten te organiseren. Je bent een kei in agendabeheer, afhandelen van administratieve zaken en verzorgt de correspondentie van de gedeputeerde. Je verzamelt tijdig agendastukken voor relevante overleggen. Je regelt en organiseert al zijn/haar werkzaamheden zodanig, dat hij/zij afspraken kan nakomen en volledig op jou kan vertrouwen.

Wat verwachten we van jou?
De ideale kandidaat voor deze uitdagende en boeiende vacature beschikt over ruime ervaring in soortgelijke, ondersteunende functies. Je hebt ruime kennis en ervaring op het gebied van automatisering en toepassing van eigentijdse voorzieningen, die relevant zijn voor het functioneren van jouw gedeputeerde.
Je beschikt over uitstekende contactuele en communicatieve (mondeling én schriftelijk) vaardigheden als dé contactpersoon namens jouw gedeputeerde voor diverse geledingen binnen en buiten onze organisatie. Het betreft tevens een representatieve functie: je bent gastvrij, je hebt goede omgangsvormen en affiniteit met het werken met vertrouwelijkheden in een politiek bestuurlijke omgeving. Natuurlijk zijn stressbestendigheid, servicegericht werken, betrouwbaarheid en integriteit belangrijke competenties.
Als lid van het team ben je medeverantwoordelijk voor onderlinge vervanging en het blijven ontwikkelen en vernieuwen van de ondersteuning van GS op basis van uniforme werkwijzen. Tevens ben je goed op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille en nevenfuncties van de eigen gedeputeerde en heb je voldoende kennis van de portefeuilles van de andere gedeputeerden in verband met onderlinge vervanging.

Kandidaatomschrijving

Wat wij verder van onze kandidaat verwachten:
Gevraagd profiel:

• Een afgerond opleiding op gebied van Secretaresse of managementassistentie of andere relevante vakgerichte opleiding;
• Ervaring als bestuurssecretaresse bij een overheidsinstelling;
• Accuraat, precies en zorgvuldig;
• Ervaring met complex agendabeheer;
• Zeer goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

 

Interviewplanning

We streven er naar de gesprekken te houden in week 48.

Toelichting op rooster

Een werkweek van 32 uur is bespreekbaar. Binnen de provincie Noord-Brabant werken we, in overleg, zowel vanuit kantoor als thuis.