Secretaresse

Secretaresse

Ben jij een enthousiaste managementassistent, de duizendpoot die onze afdeling komt versterken?

De afdeling Mobiliteit en Milieu is verantwoordelijk voor de beleidsthema’s mobiliteit, groen en water en milieu in de ontwikkelopgave en het functioneren van de stad en de regio. De afdeling bestaat uit professionals met een enorm enthousiasme voor hun vak en de stad en zoekt daarbij zowel intern als extern samenwerking met alle mogelijk betrokkenen. We ontwikkelen niet alleen beleid op deze thema’s maar vertalen dat ook naar thematische uitvoeringsprogramma’s. Daarnaast zijn we opdrachtgever in projecten en verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan.
Vanwege wisselingen op het secretariaat is de afdeling op zoek naar versterking.

Het secretariaat van de afdeling Mobiliteit en Milieu, bestaande uit 2 secretaresses, ondersteunt het afdelingshoofd en de twee teamleiders. Daarnaast kunnen collega's vanuit de afdeling bij jou terecht met allerhande vragen.

Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop. Je voert de regie over de agenda van het afdelingshoofd en de teamleiders. Wekelijks hebben jullie agendaoverleg.
Je verwerkt op juiste wijze post, mail, klantvragen en correspondentie zodanig dat deze tijdig en correct verzonden worden.
Je bereidt op eenduidige wijze (staf)vergaderingen voor: agenda's maken, stukken verzamelen en distribueren in IBABS en notuleren van de vergaderingen, actie- en besluitenlijsten opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je beheert en reserveert ook de vergaderruimtes van de afdeling, organiseert het afdelingsoverleg en andere personele bijeenkomsten zoals jubilea en afscheid. 
Je zorgt voor administratieve ondersteuning, documentbeheer en maakt inkooporders aan.

Je komt te werken in een team met collega-secretaresse waar zelfstandig werken en een collegiale werksfeer centraal staan. Bij afwezigheid van collega's vervang je elkaar waar mogelijk.
Je wordt voor de dagelijkse gang van zaken en op inhoudelijk gebied aangestuurd door het afdelingshoofd.

Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau en een secretariële opleiding. Je beschikt over enkele jaren werkervaring in een secretariële/ondersteunende functie.

Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: samenwerken, klantgerichtheid, communicatieve vaardigheden en aanpassingsvermogen. De volgende trefwoorden zijn zeker van toepassing: zelfstandig, (pro-)actief, accuraat en stressbestendig.
Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal. Je onderhoudt contacten met externe partijen en interne netwerken.

Het ondersteunen en faciliteren van anderen is je talent. Hierdoor maak je het voor de collega’s en de afdeling mogelijk om succesvol te zijn.