Projectteam archiefopschoning en digitalisering

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Barneveld mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Barneveld. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak, BV, maatschap of Opting-In constructie is).

Werken bij de gemeente Barneveld
Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Context
Gemeente Barneveld werkt aan een toekomstbestendige informatiehuishouding waarin digitaal werken het uitgangspunt vormt. In aanloop naar de nieuwe huisvestingssituatie en werkwijze is het noodzakelijk om bestaande fysieke archiefachterstanden weg te werken en archieven gereed te maken voor een duurzame digitale toekomst.

Op dit moment is sprake van zowel een capaciteits- als expertisevraagstuk binnen het fysieke archiefbeheer. Daarom zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een projectteam bestaande uit één senior archiefspecialist/projectcoördinator en één junior archiefmedewerker.

Opdracht
Het projectteam krijgt de opdracht om gedurende een periode van 12 maanden de fysieke archiefachterstanden binnen de gemeente Barneveld structureel weg te werken en tegelijkertijd de basis te leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.

De werkzaamheden richten zich op:

• Het opschonen en verwerken van fysieke archieven;
• Het wegwerken van bestaande achterstanden;
• Het voorkomen van nieuwe achterstanden;
• Het voorbereiden en uitvoeren van digitaliseringswerkzaamheden;
• Het verbeteren van werkprocessen rondom archiefbeheer.

De opdracht heeft een projectmatig karakter met een duidelijk begin- en eindresultaat.

Werkzaamheden

Het projectteam richt zich onder andere op:

Archiefachterstanden

• Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte;
• Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots;
• Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen;
• Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers.

Digitalisering

• Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering;
• Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving;
• Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken.

Procesverbetering

• Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden;
• Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen;
• Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.

Rolverdeling

Senior Archiefspecialist / Projectcoördinator

De senior medewerker is verantwoordelijk voor:

• Coördinatie van de projectwerkzaamheden;
• Planning, voortgang en kwaliteitsbewaking;
• Inhoudelijke archiefvraagstukken;
• Verbetering van werkprocessen;
• Begeleiding van de junior medewerker;
• Afstemming met betrokken interne stakeholders.

Junior Archiefmedewerker

De junior medewerker is verantwoordelijk voor:

• Uitvoering van archiefwerkzaamheden;
• Ordenen en verwerken van dossiers;
• Registreren en archiveren van documenten;
• Digitaliseringswerkzaamheden;
• Ondersteuning van de senior medewerker.

Resultaat van de opdracht

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer aan het einde van de opdrachtperiode:

• De fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt;
• De archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt;
• De extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt;
• Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze;
• Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen;
• De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken.

Competenties
- Senior;
    - Coördinerend vermogen;
    - Analytisch sterk;
    - Nauwkeurig;
    - Organisatiesensitief;
    - Resultaatgericht;
    - Coachend;
- Junior:
    - Nauwkeurig;
    - Gestructureerd;
    - Praktisch ingesteld;
    - Leergierig;
    - Betrouwbaar;
    - Samenwerkingsgericht.

Overige voorwaarden
- Leveranciers dienen beide kandidaten gelijktijdig aan te bieden als projectteam;
- De werkzaamheden vinden grotendeels plaats op locatie vanwege de aard van het fysieke archief;
- Inhuur vindt uitsluitend plaats op basis van detachering;
- Tarieven worden afzonderlijk opgegeven voor de senior- en juniorfunctie.

Benodigd aantal professionals
2.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal junior profiel max € 80,- en senior profiel max € 95,-. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.