Projectsecretaris

Jouw functie

Team Gebiedsaanpakken van afdeling Duurzaamheid is hard op zoek naar een à twee enthousiaste projectsecretaris. Als projectsecretaris ga je aan de slag als de rechterhand van een programmamanager Aardgasvrij. Je besteedt ongeveer de helft van je werkweek aan de ondersteuning van één gebiedsaanpak. Bij een volledige werkweek heb je dus twee gebiedsaanpakken onder je hoede.

Als projectsecretaris ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning en ben verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van afspraken zowel binnen het team als daarbuiten met bijvoorbeeld woningcorporaties, warmtebedrijven, en energiecoöperaties. Daarnaast organiseer je bewonersbijeenkomsten, acties in de wijk en lever je een bijdrage aan de beantwoording van bewonersvragen. Ook pak je zelfstandig deelprojecten op.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

Het notuleren van (complexe) overleggen binnen het team;

Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern);

Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken;

Het opstellen en actualiseren van een projectadministratie inclusief de mijlpalen;

Het archiveren en procesdocumentatie;

Het bijhouden van lessen die tijdens de projecten worden opgedaan;

Het beantwoorden en analyseren van vragen, bijvoorbeeld van bewoners.

Jouw profiel

Als enthousiaste projectsecretaris sta jij te springen om meters te maken. Jij hebt een proactieve werkhouding en voelt goed aan wat de prioriteiten zijn. Jij weet namelijk wat er nodig is en denkt mee over de mogelijke verbeterprocessen. Daarnaast ben je gewend om te werken aan complexe dossiers en ben je in staat het overzicht te behouden in je werkzaamheden. Je schakelt hierbij snel, en een spoed vraag die binnenkomt pak je gewoon op. Door jouw zelfstandige en pragmatische houding weet jij de opgavemanager, programma manager en de adviseurs te ontzorgen. Jij bent immers een aanpakker, en voegt de daad bij het woord. Verder ben je communicatief vaardig, en ben je in staat om vragen van bewoners op een nette en duidelijke manier te beantwoorden. Tot slot is de functie in ontwikkeling door de snelle ontwikkelingen op het gebied van de energietransitie. We stimuleren je om je eigen verantwoordelijkheid te pakken, en het werk naar eigen inzicht in te delen. Hierbij weet je hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Je bent uitstekend in de Nederlandse taal zowel in woord als schrift.