Projectondersteuner

Wie is ZHB?
Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail.
Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben ongeveer 100 mensen die werken bij ZHB. Dat is een vaste basis van circa 30 medewerkers en zo’n 70 mensen vanuit een flexibele schil.

Wat doet een projectondersteuner?
Als projectondersteuner (Hierna “PO”) ben je de rechterhand van de projectleider, die je ontzorgt ten aanzien van een groot aantal taken op het vlak van de projectadministratie. Denk hierbij aan het opstellen van (concept) voortgangsrapportages, het bijhouden van de projectfinanciën, overzien van de projectbemensing, het redigeren van contractvoorstellen, het beheren van de basisdocumenten met betrekking tot de projecten, of het ondersteunen bij hulpvragen. Je hebt hierbij contact met zowel de collega’s van de afdeling Bedrijfsvoering, onze projectleiders en hun teamleden en contactpersonen bij onze opdrachtgevers.

Let op! Het betreft geen secretarieel werk/management assistente of ondersteuner.

Taken en verantwoordelijkheden
Als nieuwe collega ben je verantwoordelijk voor de primair backoffice gerelateerde projectactiviteiten. Wij zijn niet opzoek naar kandidaten met een secretariële achtergrond! Belangrijke aspecten hierbij zijn:

• Je bewaakt en overziet de voortgang van het project en stelt (concept) voortgangsrapportages op voor interne en externe rapportagedoeleinden;
• Je houdt de projectfinanciën bij en bewaakt een juiste weergave van de financiële status van het project in het kernsysteem (AFAS);
• Je genereert periodiek rapportages uit AFAS waarmee je bewaakt dat alle kerninformatie compleet en actueel is, maar ook of de projectmedewerkers en leiders tijdig hun input in AFAS gezet en/of hun accorderingstaken hebben uitgevoerd.
• Je voorziet PMO en de coördinator projectenportfolio periodiek van jouw input voor de periodieke gesprekken met het MT;
• Je beheert alle reguliere projectdocumenten, actualiseert ze waar nodig en zorgt dat alle betrokkenen hier over geïnformeerd zijn en de actuele versies gebruiken;
• Je doet voorstellen voor het verbeteren van de informatie c.q. de toegankelijkheid in AFAS, mede vanuit het perspectief van de projectmedewerkers en -leiders. Je wordt betrokken bij gebruikerstesten.
• Je organiseert waar nodig project overleggen, al dan niet met externen en je bent hier creatief in.

Vaardigheden en kwalificaties
Als PO-er help je de projectteams om beter te presteren en help je de projectleider om grip en overzicht te houden. Belangrijkste vaardigheden en kwalificaties zijn:

• Je beschikt over probleemoplossend analytisch vermogen en bent nauwgezet;
• Je bent in staat om alle benodigde projectinformatie (kwalitatief en kwantitatief) in korte tijd te ordenen en te verwerken in ons projectsysteem en dit daarmee om te zetten in begrijpelijke en actuele output;
• Je weet efficiënt de financiën van een project te overzien en (financiële) rapportages op te stellen;
• Je weet de collega’s bij bijvoorbeeld onvolkomenheden of het niet tijdig aanleveren van input zo aan te spreken dat ze bereid zijn een stapje extra te zetten;
• Je kan goed omgaan met systemen als AFAS of bent in staat je dit snel eigen te maken en je kan uitstekend werken met de gangbare kantoorsoftware (waaronder MS Teams en Excel);
• Je bent een teamspeler maar kan ook prima zelfstandig werken.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 jaar in een ondersteunende rol in een project- of vergelijkbare omgeving;
• Relevante training gevolgd m.b.t. projectmatig werken, projectfinanciën en planningstechnieken is een pré;
• Aantoonbare ervaring met het werken met AFAS en de gangbare Microsoft-tools. 
• Aantoonbare ervaring met projectfinanciën binnen projecten.