Projectmanager Scan gereedmaken van hinderwet- en milieudossiers Gemeente Venlo

De gemeente Venlo richt haar informatievoorziening digitaal in. Digitalisering helpt om de dienstverlening efficiënter in te richten en te verbeteren. De gemeente bereidt de digitalisering voor van lopende en vervallen hinderwet- en milieuvergunningendossiers van de gemeente Venlo en de heringedeelde gemeenten. Vervallen vergunningen kunnen betrekking hebben op inrichtingen die niet meer bestaan of op inrichtingen waarop nog een vigerende vergunning van toepassing is.  De structuur en de dossieropbouw verschilt per archiefvormer. Dat kan in de praktijk betekenen dat tijdens het scan gereedmaken de sortering waar nodig moet worden bijgesteld om het beter begrip van het uiteindelijke digitale dossier te bevorderen. We hanteren het principe dat het bestaande ordeningsbeginsel wordt gerespecteerd. De projectmanager dient daarnaast rekening te houden met de functionele behoefte van de eindgebruiker i.c. de wensen en eisen ten aanzien van de ordening en toegankelijkheid van de informatie. Hij stemt daar de voor te stellen wijze van categoriseren en metadateren op af.  Om de hinderwet- en milieudossiers uiteindelijk te kunnen digitaliseren en aan te bieden aan de scanstraat van de gemeente Venlo worden de dossiers conform het plan van aanpak en de werkinstructies die de projectmanager samenstelt, scan gereed gemaakt. Hij stuurt een team medewerkers voorbereiden en scan gereedmaken van hinderwet- en milieudossiers aan. Het digitaliseren valt buiten de scope van de opdracht.

Taken:

De projectleider bepaalt de wijze van scan gereedmaken en metadateren, stelt de werkinstructies samen, instrueert en zorgt voor de juiste taak- en werkverdeling en borging van de kwaliteit.

• Adviseert en stelt een plan van aanpak op ‘scan gereedmaken hinderwet- en milieudossiers’ teneinde de dossiers scan gereed te maken, te metadateren en  te  kunnen digitaliseren;

• Schouwt de series hinderwet- en milieuvergunningendossier ten behoeve van het samenstellen van een plan van aanpak;

• Schrijft de werkinstructies voor de medewerkers die uitvoering geven aan het voorbereiden en scan gereedmaken van de hinderwet- en milieudossiers;

• Instrueert de medewerkers en stuurt deze aan;

• Zorgt voor de juiste afstemming op het gebied van de werkvoorbereiding;

• Bewaakt de voortgang en rapporteert hierover;

• Draagt zorg voor de kwaliteitsborging van het eindproduct, voert audits uit en stuurt indien nodig tijdig bij;

• Organiseert en neemt deel aan werkoverleg.

Kandidaatomschrijving

Kennis:

• Heeft kennis van de opbouw van het hinderwet- en milieudossier;

• Kent het proces van vergunningverlening binnen het kader van de Hinderwet, de Wet Milieubeheer en de vigerende Wabo;

• Kent en herkent de proces gerelateerde documenten behorende tot de vergunningverlening en kent het onderscheid tussen de type vergunningen;

• Heeft ervaring op het terrein van archief- en informatiebeheer specifiek op het terrein van het hinderwet- en milieudossier;

• Heeft ervaring met het scan gereedmaken van hinderwet- en milieudossiers of vergelijkbare opdrachten;

• Kent de toepassing van metadata en weet de juiste keuze te maken voor de dossiers en doet dat mede op basis van het Metadatamodel van de gemeente Venlo en rekening houdend met de eindgebruikers i.c. de medewerkers van het Team Bouwen en Milieu;

•  Is op de hoogte van de selectielijsten de van toepassing zijn op de dossiers.

Opleiding:

HBO+, SODII, HDMI of vergelijkbare opleiding.

Competenties:

• Leiderschap, krijgt anderen mee om een doelstelling te bereiken;
• Coachen, ondersteunt en instrueert medewerkers ter verbetering van zijn/haar functioneren en weet te motiveren;
• Organiseren, organiseert het werk en regelt zaken binnen de gestelde termijn;
• Planmatig werken, werkt volgens planning;
• Communiceren, kan informatie en boodschappen duidelijk verwoorden en overbrengen;
• Flexibele instelling, stelt de aanpak bij wanneer deze niet tot het gewenste resultaat leidt;
• Klantgerichte houding, houdt rekening met de wensen van de klant en vertaalt deze in passende oplossingen;
• Kwaliteitsgericht, hanteert hoge kwaliteitsnormen en is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van het werk dat wordt uitgevoerd door de medewerkers.

 

Interviewplanning

Gemeente Venlo nodigt 5  kandidaten uit voor een gesprek. De gesprekken zullen plaatsvinden op 11, 16 en/of 18 december 2020. Wij verzoeken de kandidaten hier uitdrukkelijk rekening mee te houden.

Toelichting op rooster

De Projectleider zal in eerste instantie de uren gaat inzetten voor het samenstellen van een Plan van Aanpak en werkinstructies. Daarna zal de Projectleider het team instrueren. Dit houdt in dat de opdracht in aanvang 24 uur per week zijn, maar na instructie en routinematige opbouw van werkzaamheden binnen het team de Projectleider zich zal concentreren op het monitoren, toezien op de kwaliteit van het eindproduct en eventueel bijsturen. De uren zullen dan teruggebracht worden naar schatting 4 uur per week.