Projectmanager Document Management Oplossing

Organisatie
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw.

ZonMw ontwerpt programma’s en financiert gezondheidsonderzoek en zorginnovatie, stimuleert het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleert waar kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel, praktijkgericht- en actieonderzoek tot implementatieprojecten.

ZonMw verbindt mensen en organisaties op relevante maatschappelijke en wetenschappelijke vraagstukken die van invloed zijn op gezondheid, zorg en welzijn. We werken nauw samen met onder andere onderzoekers, zorgverleners, beleidsmakers, cliënten en burgers. Want alleen samen kunnen we het verschil maken.  Onze hoofdopdrachtgevers zijn het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Binnen de Programma-afdeling wordt vanuit 14 gespecialiseerde programmaclusters - én cluster overstijgend - gewerkt aan de verschillende kennisprogramma’s. De Programma-afdeling wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door de afdeling Beleid, Advies en Strategie en de afdeling Bedrijfsvoering. De manager Bedrijfsvoering is opdrachtgever voor onderstaande opdracht.

Opdracht
ZonMw heeft recent haar IT-strategie uitgewerkt waarbij ambities en speerpunten zijn benoemd waar de komende jaren invulling aan wordt gegeven. Het gaat daarbij (onder meer) om het optimaal digitaal ondersteunen van het primair proces, het inzetten van data voor kennisontwikkeling en kennisbenutting en de realisatie van een doelmatige werkorganisatie voor de informatievoorziening.

Mede in dat kader bevindt ZonMw zich momenteel in de contractfase van een nieuwe Document Management Oplossing (DMO) gebaseerd op het Document Management Systeem (DMS) van leverancier BCT: CORSA. De ambities voor de aanschaf van deze DMO zijn hoog. ZonMw beoogt middels de implementatie van het DMO dat:

• Alle documentaire processen efficiënt en effectief worden ingericht opdat primaire, ondersteunende en bestuurlijke werkprocessen optimaal worden ondersteund;
• Alle documenten van ZonMw zijn opgenomen in het DMS en enkelvoudig zijn opgeslagen;
• Digitaal werken en online werken goed wordt ondersteund;
• Het huidige fysieke en digitale archief kan worden uitgefaseerd;
• Gebruikersvriendelijkheid en werkplezier ontstaat voor alle medewerkers.

De projectmanager DMO wordt verantwoordelijk voor het op een juiste wijze implementeren van de nieuwe Document Management Oplossing door:

• Het aansturen van de externe leverancier, die een groot deel van het realiseren van de oplossing zal verzorgen;
• Het creëren van draagvlak bij management en medewerkers van ZonMw voor het DMS van de leverancier en de te realiseren totale DMO;
• Het bijdragen aan de verbetering van (inventarisatie, prioritering en herinrichting van) alle Primaire, Bestuurlijke en Ondersteunende bedrijfsprocessen van ZonMw, voor zover deze geraakt en beïnvloed worden door de nieuwe (mogelijkheden van de) Document Management Processen en het nieuwe DMS, en daardoor worden verbeterd;
• Het bijdragen aan de verbetering van (inventarisatie, prioritering en herinrichting van) alle Document Management processen van ZonMw, waarbij digitaal werken en efficiënt Document management beter mogelijk wordt;
• Het (laten) realiseren van de totale DMO-systeem set-up, inclusief goede archiefinrichting door adequate meta dataschema’s;
• Het in samenwerking met de migratiespecialist, de projectleider AIMS en de afdeling I&A (laten) realiseren van de datamigratie vanuit het oude digitale archief, de migratie van data en documenten uit andere systemen en vanaf documentservers, mailsystemen en groepsschijven;
• Het (laten) realiseren van systeemkoppelingen met andere ZonMw systemen;
• Het (laten) realiseren van goede en moderne trainingsmethoden voor medewerkers, passend bij (gevarieerd naar) de wijze van gebruik van het DMS door deze medewerkers, met herhaalmogelijkheden en training voor nieuwe gebruikers / medewerkers;
• Het inrichten van een adequate gebruikersorganisatie en functioneel beheerorganisatie voor het reguliere gebruik van het DMS;
• Het uitfaseren van het oude digitale archiefsysteem;
• Uitstekend projectmanagement inzake planning, kwaliteit, kosten en risicobeheersing;
• Uitstekend contractmanagement inzake commerciële afspraken met de leverancier van het DMO.