Projectleider/adviseur aanbesteding geschenken en aanbesteding vergaderaccommodaties

Opdrachtomschrijving

Wij zijn op zoek naar een creatieve projectadviseur die een aanbestedingstraject naar een nog hoger niveau kan tillen.

In afstemming met de opdrachtgever wordt het multidisciplinaire projectteam samengesteld en schrijf je de opdrachtomschrijving, zodat vervolgens het inkooptraject kan starten. De projectadviseur adviseert het projectteam, doet het stakeholdermanagement, rapporteert aan de opdrachtgever en is verantwoordelijk voor planning en kwaliteit van het resultaat.
De overeenkomst snijbloemen is een stadsbreed contract met vele afnemers. Ruim drie jaar geleden zijn de snijbloemen Europees aanbesteed en binnenkort loopt de overeenkomst ten einde. De overeenkomst is geëvalueerd en het is tijd voor de voorbereiding en start van de Europese aanbesteding geschenken.
Voor vergaderaccommodaties zal ook een aanbesteding gestart moeten worden. Kengetallen zijn beschikbaar en het moment is aangebroken om de opdrachtomschrijving te formuleren, zodat het inkooptraject kan starten.

Op te leveren resultaat:

Op basis van meegestuurde informatie (functie, taken en verantwoordelijkheden, procesbeschrijving inkoopproces en indicatie normuren aanbestedingsprocedure, waar geen rechten aan ontleend kunnen worden) kan de Opdrachtnemer (leverancier) een vaste projectprijs aanbieden per aanbesteding. De prijs is vast, er is geen sprake van verrekenbare uren. De voortgang van de aanbesteding(en) aan Opdrachtnemer en het behalen van het resultaat is voor risico en verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer. Het resultaat is de publicatie van de gegunde opdracht per aanbesteding op TED en een wederzijds ondertekende overeenkomst."
Als indicatie bijgesloten ervaringsnormuren voor inzet van projectleider. Deze gegevens zijn indicatief en kunnen geen rechten aan ontleend worden. Aanbieder is vanuit zijn professionaliteit voldoende in staat om tijd inschatting te maken.
Tijdspad van deze opdracht met resultaat is op basis van concreet schriftelijk vastgelegde planning, taken, verdeling werkzaamheden, escalatie- en overige afspraken tussen projectadviseur (in afstemming projectteam) en opdrachtgever per aanbestedingstraject.
Er is geen sprake van een aaneengesloten werkperiode. Door interne en externe oorzaken kan de planning gedurende het project wijzigen. Van de projectadviseur wordt verwacht dat hij/zij zich flexibel op kan stellen. De Gemeente vergoed geen zgn leegloopuren. Opdrachtnemer werkt vanaf eigen werklocatie en is op afroep beschikbaar voor vergaderingen en contactmomenten bij Gemeente. Projectadviseur krijgt een gemeentelijke email en Mercell account.
De projectadviseur werk conform de inkoopprocessen en procedure van de gemeente Amsterdam. Het proces per aanbesteding kan verschillend zijn door o.a. aanbestedingsprocedure en opdrachtwaarden.
De volgende fasen kunnen van toepassing zijn in een aanbesteding (e.e.a. afhankelijk van soort procedure):

• Fase: Opdrachtomschrijving
• Fase: Inkoop Strategie Document
• Fase: Opstellen aanbestedingsdocumenten
• Fase: Uitnodigen of publicatie Mercell Source To Contract
• Fase: NvI
• Fase: Beoordeling inschrijving (eisen en wensen)
• Fase: Beoordeling aanmelding (eisen)
• Fase: NVI
• Fase: Beoordeling inschrijving (wensen)
• Fase: Gunningsfase
• Fase :Contractfase
• Fase: Overdracht, dossier en eindevaluatie fase

Bestanddelen van de opdracht

De taken en de verantwoordelijkheden van de projectadviseur in het inkooptraject zijn als volgt (in willekeurige volgorde):

• Vertegenwoordiger van de opdrachtgever
• Afstemming met e/o akkoord opdrachtgever
• Bestuurlijke afstemming e/o akkoord (indien nodig)
• Zit het inkoopteam voor
• Zorgt voor allocatie van mensen en middelen (zoals projectondersteuning ten behoeve van verslaglegging, planningsactiviteiten, vergaderlocaties)
• Geeft invulling aan het opzetten van een inkoopteam (materiedeskundige(n), gebruiker(s)/besteller(s), inkoper en contractmanager)
• Neemt deel aan de marktconsultatie en/of marktverkenning (indien van toepassing)
• Verzorgt de interne communicatie inzake de aanbesteding (nieuwsbrieven, besluitvormingsdocumenten, etc.)
• Planning, realisatie en begeleiding van het project
• Delegeren en verdelen taken aan projectteamleden (zoals bijvoorbeeld gebruikers/bestellers, materiedeskundigen, inkoper, contractmanager, beleidsadviseurs, financieel adviseur, overige adviseurs)
• Draagt zorg voor informatie t.b.v. de aanbestedingsdocumenten, zoals het programma van eisen (specificaties), selectiecriteria, gunningscriteria, kerncompetenties, etc.
• Beoordeelt of iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt
• Signaleert en acteert op mogelijke problemen
• Initiëren en aansturen van initiële verkenning door projectteam ten behoeve van aanbestedingsproces (relevante doelstellingen op beleidsthema's (ambitieweb), contractevaluatie en spendanalyse (eventueel in afstemming contractmanager), stakeholderanalyse, risico/kans-analyse, impactanalyse, randvoorwaarden, marktverkenning)
• Deelname aan tenderboard bijeenkomsten als vertegenwoordiger van de opdrachtgever
• Afstemming met en ophalen input belanghebbenden (beleidsdirecties, afnemers, overige directies) en ophalen akkoord opdracht
• Opstellen van de opdrachtomschrijving (invullen en ondertekening)
• Optreden als voorzitter van de project besprekingen
• Stuurt niet alleen binnen het projectteam, maar ook daarbuiten door actieve beïnvloeding van de actoren in de omgeving van het project.
• Projectmanager namens de Opdrachtgever(contracteigenaar)
• Beoordeelt samen met overige inkoopteamleden de inschrijvingen
• Levert input aan (tactisch) inkoper voor het gunningsadvies;
• Geeft een definitief akkoord op de te volgen inkoopstrategie en alle door het inkoopteam op te leveren aanbestedingsdocumenten en stemt deze intern af (indien aan de orde);
• Zorgt voor besluitvorming ten aanzien de aanbesteding door relevante gremia (zoals Directie, GMT, College B&W).

Aanvullende eisen en afstemming;

• Alle communicatie i.h.k.v. de uitvoering van deze opdracht zal plaatsvinden via zijn/haar aangemaakte mail adres van gemeente Amsterdam. Er zal door hem/haar geen gebruik gemaakt worden van eigen bedrijf mail adres voor de uitvoering van deze opdracht.
• Gedurende de uitvoering van de opdracht is er één en dezelfde contactpersoon vanuit de leverancier voor de gemeente Amsterdam. Alle communicatie vindt plaats via deze persoon. Deze persoon is het aanspreekpunt en is verantwoordelijk voor de borging van de kwaliteit van alle documenten, producties, verloop inkoopproces e.d.
• Eventuele collega's van de contactpersoon van de leverancier (die op "achtergrond" ondersteunen op de opdracht) zullen dus niet rechtstreeks communiceren met personen van gemeente Amsterdam e/o potentiële marktpartijen van de gemeente, tenzij de Opdrachtgever Afdelingsmanager hier toestemming voor heeft gegeven namens de gemeente Amsterdam.
• Op basis van ontvangen informatie zal leverancier een prijsopgaaf uitbrengen per aanbestedingsproject met onderbouwing (specificatie).
• In overleg met Opdrachtgever is het eventueel mogelijk om in deelresultaten (per afgeronde Fase) te factureren.

Gemeentelijke organisatie
Met ruim 18.000 collega's zorgen we ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers.
Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan iets groots. Aan groei, veiligheid, ontwikkeling, gezondheid. Van de stad, van Amsterdammers. Daarmee geven wij Amsterdam door; aan de toekomst, aan volgende generaties.
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad.
Lees meer over de organisatiestructuur van de gemeente Amsterdam.

De opdrachtgever(s)
Het cluster Bedrijfsvoering is één van de vijf clusters binnen de gemeentelijke organisatie. in het cluster Bedrijfsvoering vindt ondersteuning van de bedrijfsvoering plaats.
De financiële en inkoop ondersteunende bedrijfsvoeringfuncties zijn samengebracht in de directie Financiën en Inkoop. 
De Opdracht is in opdracht van de Lead Buyer Bedrijfsvoering die namens de Gemeente Amsterdam stadbrede raamovereenkomsten mag afsluiten. De afdeling Lead Buyer Bedrijfsvoering bestaat uit 23 medewerkers (categoriemanagers, inkopers, contractmanagers en ondersteuners) en heeft jaarlijks een potentieel inkoopvolume van circa 720 mio.