Projectleider Wet open overheid (Woo & WEP en informatiewetgeving)

Opdrachtomschrijving

Venlo is… een stad waar je makkelijk verliefd op wordt. Venlo kiest namelijk voor kwaliteit van leven. Je kunt er volop genieten. Van de levendige binnenstad, het gevarieerde culturele leven met theaters, poppodia, bioscopen en topevenementen als Venloop en Zomerparkfeest. Ook hoor je er snel bij in Venlo. De meer dan 100.000 inwoners zijn doeners, samen zorgen ze voor een rijk verenigingsleven en een volle activiteitenkalender. En in Venlo kun je jezelf goed ontwikkelen. De stad heeft een breed aanbod aan mbo-, hbo- en wo-opleidingen, is aanjager van de duurzame economie en kent met de Brightlands Campus Greenport Venlo een unieke verzameling bedrijven die samen met wetenschappers en studenten werken aan de voeding van de toekomst. Dat maakt Venlo een stad van kansen en mogelijkheden, van gezonde groei én van goed leven. Een stad om van te houden.

Inleiding Woo
De overheid moet transparanter worden richting de burger. Om dit te bewerkstelligen is de Wet open overheid (hierna: Woo) opgesteld. De Wet open overheid is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Ze stelt het actief openbaar maken van informatie aan de burger centraal. De wet bevat nieuwe verplichtingen die twee hoofdonderwerpen betreffen: het actief openbaar maken van documenten in elf informatiecategorieën en het op orde brengen van de informatiehuishouding van bestuursorganen, waaronder gemeenten. Als informatie niet (goed) wordt bewaard en gearchiveerd, kan deze informatie niet openbaar worden gemaakt. De overheid kan minder goed worden gecontroleerd door burgers en journalisten. Actieve openbaarmaking en een transparante overheid zijn dus de actuele onderwerpen.

De gemeente Venlo wil de implementatie van de Woo projectmatig aanpakken om ervoor te zorgen dat onze processen voldoen aan de kwaliteitseisen van daarin worden gesteld. Per 1 mei 2022 treedt de wet in werking. Voor het actief openbaar maken van de informatiecategoriën is 5 jaar beschikbaar, voor het op orde krijgen van de basis van de informatievoorziening (een tweede aspect benoemd in de wet) 8 jaar.

Deze projectopdracht richt zich op de uitvoering van de eerste fase. In deze fase van het project staat het verkrijgen van inzicht in de impact centraal. Deze impactanalyse behelst onder andere aanpassingen binnen onze primaire en bedrijfsvoerings-processen, organisatievertaling in rollen en verantwoordelijkheden, aanpassingen in systemen en aansluiting op PLOOI  en - belangrijk - de veranderende werkwijze voor de ambtenaar.

De tweede fase behelst het opstellen en vaststellen van een implementatieplan. Na de impactanalyse wordt dit plan opgesteld met daarin een planning voor het actief openbaar maken van de informatiecategorieën. De Woo schrijft geen vaste volgorde voor, Venlo volgt de voorgestelde planning opgesteld door de VNG. De Woo raakt dus alle teams binnen onze gemeente. De wet is van invloed op de hele informatiehuishouding en vraagt een andere werkwijze van de hele gemeentelijke organisatie. Voor een succesvolle invoering zijn drie elkaar beïnvloedende aandachtsgebieden belangrijk: draagvlak bij medewerkers, een goede veranderkundige aanpak en planmatige invoering. Deze aandachtsgebieden zien we ook terug bij de invoering van de Omgevingswet. Voor een goede aanpak is het gezien de complexiteit en de beschikbaarheid van capaciteit, nodig om expertise in te huren. Inmiddels is het wetsvoorstel op 5 oktober 2021 aangenomen door de Eerste Kamer en wordt 1 mei 2022 als beoogde datum van inwerkingtreding genoemd.

Inleiding WEP
Per 1 juli 2021 is de Wet elektronische publicaties (WEP) in werking getreden. De gemeente is in het kader van de WEP verplicht om alle officiële publicaties op de website officielebekendmakingen.nl te plaatsen. Voor de burger wordt het dan mogelijk om op één website alle bekendmakingen, kennisgevingen en mededelingen te raadplegen. Als projectleider ben je verantwoordelijk voor een goede en juiste implementatie van deze wetswijziging. Dankzij jouw enthousiasmerende en inspirerende wijze van projectleiding weet je alle betrokkenen mee te nemen in de voorbereiding en realisatie van het project. Daarbij hoort ook het opstellen van een uniform werkproces voor bekendmakingen. Je stelt een plan van aanpak op en voert dat uit met een door jou samen te stellen werkgroep, bestaande uit verschillende disciplines.Vanuit je vakmanschap ben je in staat snel een overzicht te creëren van alle publicatieprocessen, herken je vlot knelpunten en kan je deze vertalen naar de Venlose situatie

Kandidaatomschrijving

De werkzaamheden zullen bestaan uit een mix van taken binnen de Woo beschreven aandachts­gebieden. Een groot deel van het werk bestaat uit het voorbereiden en uitvoeren van een inventarisatie van de huidige stand van zaken. Daarbij dienen veel inhoudelijke zaken op een rij gezet te worden en daarna planmatig uitgewerkt en afgestemd. Ook de financiën moeten worden berekend. Het rijk heeft meerjarig budgetten vrijgemaakt en de verdeling is ingewikkeld. Wat moet volgens ons door de projectleider worden gedaan/opgeleverd?

• Inventarisatie en groeperen van de stand van zaken op de kerndelen van de wetten;
• Onderzoek doen naar het huidige beleid en proces van het opstellen en publiceren van documenten in Venlo. De adviseur doet onderzoek en analyseert de stand van zaken binnen de organisatie en wat er op korte termijn moet gebeuren om de taken van de Woo en de WEP ingevoerd te krijgen per 1 mei 2022 (die elk team dient uit te werken in een eigen teamplan toegespitst op de taken van dat team);
• Een plan van aanpak voorbereidingen Woo en WEP waarbij een expliciet ambitieniveau wordt beschreven die aansluit op de maat van Venlo;
• Een advies voor veranderingen in de organisatie;
• Een robuust en reëel financieel (meerjarig) budget voor de diverse disciplines, alsmede een realistische raming van capaciteit en looptijden van programma’s en projecten;
• Een beschrijving van de uitvoeringsorganisatie voor de realisatie van het plan:
  • Beschrijving van een in te richten programmaorganisatie, alsmede een kader voor het bewaken en monitoren van de voortgang (dashboard);
  • Voorstel m.b.t. samenstelling van de projectgroep tot het implementeren van de Woo en WEP in de organisatie (incl. projectleider/programmamanager);
• Identificatie risico’s met de mogelijke consequenties en uitgewerkte alternatieven c.q. beheersmaatregelen;
• De samenhang en/of afhankelijkheden met andere projecten in kaart brengen en beschrijven in het plan van aanpak. In ieder geval samenhang met de AVG, wet digitale overheid en de Archiefwet;
• Op basis van het vorenstaande zullen de uitwerkingen vastgelegd moeten worden in een document waarin minimaal het volgende staat: achtergrond, korte omschrijving, projectdoelen, scope van het project (impactanalyse, ambitie en strategie, implementatieplan), buiten de scope van het project, raakvlakken met andere trajecten/projecten, organisatie en planning, benodigde personele inzet, verwachte kosten, risico's en maatregelen. 

Eisen:

• Afgeronde HBO opleiding (informatiehuishouding en/of bestuurskunde en/of juridisch);
• Inhoudelijke kennis van informatiewetgeving (Wob, Woo, WEP, WMEBV, WDO, archiefwet);
• Bekend met politiek, bestuurlijke verhoudingen (werkproces) binnen een gemeentelijke organisatie;
• Werkervaring met projectmanagement op het gebied van digitaliseringsvraagstukken binnen de overheid;
• Kennis van koppelen op landelijke voorzieningen (zoals: PLOOI en DROP);
• Je bent bekend met het IT-landschap inzake digitale informatiehuishouding bij overheden;

De offertes graag aanleveren als pdf bestand

Interviewplanning

De gemeente Venlo nodigt maximaal 3 kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek. Gesprekken vinden plaats in week 6., dus in de week van 7 februari.We verzoeken de kandidaten nadrukkelijk hiermee rekening te houden. Contact over de opdracht en/of procedure loopt uitsluitend via de Inhuurdesk Banenplein Limburg. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk hierover geen contact met gemeente Venlo op te nemen.

Toelichting op rooster

Je bent beschikbaar tussen de 24 en 32 uur per week.