Projectleider verbetering bedrijfsvoering

Omschrijving opdracht

Projectleider verbetering bedrijfsvoering

Domein RO

Doorontwikkeling bedrijfsvoering: leges, tijdschrijven, kostenverhaal en inrichting van rollen, taken en verantwoordelijkheden

De gemeenten binnen de BUCH-werkorganisatie (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) willen in een volgende fase de bedrijfsvoering rondom leges, tijdschrijven en kostenverhaal verder professionaliseren. De nadruk ligt daarbij niet alleen op inhoudelijke en financiële juistheid, maar vooral op een duidelijke inrichting van processen, rolverdeling, taakverdeling, eigenaarschap, governance en sturing, zodat besluitvorming, uitvoering en verantwoording structureel en eenduidig worden georganiseerd.

De vervolgopdracht richt zich op drie samenhangende onderdelen:

• Kostendekkendheid van leges – zorgen dat tarieven aansluiten op de werkelijke kosten.
• Tijdschrijven – inzicht krijgen in de inzet van medewerkers op verschillende taken en projecten.
• Kostenverhaal bij projecten – kosten voor ruimtelijke projecten correct doorbelasten en verantwoorden.

Kostendekkendheid leges, tijdschrijven en kostenverhaal bij projecten zijn organisatiebrede processen waarbij verschillende disciplines zijn betrokken. In deze vervolgopdracht ligt de nadruk op het verbeteren van de bedrijfsvoering: het verder inrichten, verduidelijken en borgen van werkprocessen, governance, rolverdeling, taakverdeling, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerking. Daarbij moeten de processen inhoudelijk, juridisch en financieel in samenhang worden georganiseerd en waar mogelijk worden geharmoniseerd voor alle gemeenten. Essentieel daarbij is dat per onderdeel helder wordt vastgelegd waar proceseigenaarschap ligt, hoe regie wordt gevoerd, op welke momenten besluitvorming plaatsvindt, hoe escalaties worden afgehandeld en op welke wijze voortgang en kwaliteit worden gemonitord.

Achtergrond

Kostendekkendheid leges (titel 2):

Er bestaat al een werkgroep met collega’s uit verschillende disciplines. Voor de financiële kant wordt de applicatie kostendekkendheid.nl gebruikt. In deze vervolgfase ligt de nadruk op het verder verbeteren en bestendigen van de werkwijze, zodat verantwoordelijkheden, invoer, toetsing en besluitvorming eenduidig zijn belegd. Daarbij moet ook de governance worden aangescherpt: wie is proceseigenaar, wie voert regie, wie toetst, wie adviseert en wie besluit op welk moment in de P&C-cyclus.

Er is behoefte aan verdere uitwerking en borging van:

• hoe de kosten worden begroot
• hoe tijdsbesteding wordt vastgelegd
• hoe tarieven worden bepaald, en hoe verantwoording plaatsvindt binnen de Planning & Control-cyclus
• hoe de personele lasten worden afgerekend vanuit de werkorganisatie naar de vier gemeenten.

Beoogd resultaat: een afgestemd en bestuurlijk voor te leggen voorstel waarin niet alleen de legestarieven aansluiten op de werkelijke kosten, maar ook duidelijk is hoe rollen, taken, verantwoordelijkheden, processtappen en de afrekenmethodiek tussen werkorganisatie en gemeenten structureel zijn ingericht.

Kostenverhaal projecten:

Binnen dit onderdeel lopen al enkele initiatieven. Processen worden beschreven en er wordt gekeken naar de juiste financiële verwerking en opname in een ondersteunende applicatie. De vervolgstap is om deze initiatieven te verbinden tot een samenhangende werkwijze met heldere procesregie, eigenaarschap en taakverdeling. Daarbij moet expliciet worden uitgewerkt hoe de governance is ingericht, wie verantwoordelijk is voor de processturing, hoe afstemming tussen disciplines plaatsvindt en op welke wijze besluiten, afwijkingen en escalaties worden behandeld.

Wat nog ontbreekt, is een goede afstemming en samenhang tussen de verschillende onderdelen en betrokkenen, inclusief penvoering, eigenaarschap, escalatie en besluitvorming. Juist op deze punten moet de bedrijfsvoering verder worden versterkt. De vervolgopdracht moet daarom ook leiden tot een governance-inrichting waarin verantwoordelijkheden, overlegstructuren, besluitvormingsmomenten en verantwoordingslijnen expliciet en werkbaar zijn vastgelegd.

Beoogd resultaat: een afgestemd voorstel voor een toekomstbestendige inrichting van proces, rollen, taken, verantwoordelijkheden, sturing en financiële verwerking, dat gereed is voor besluitvorming.

Tijdschrijven:

Voor beide processen is een juiste en eenduidige verantwoording van kosten essentieel. Tijdschrijven is hierin een cruciale randvoorwaarde, maar vindt nu nog beperkt plaats. In deze vervolgopdracht moet het proces niet alleen worden opgezet, maar ook organisatorisch worden belegd voor zowel vast als ingehuurd personeel. Daarbij is het van belang dat helder wordt wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe registratie, controle en verwerking plaatsvinden en hoe uren worden toegerekend aan projecten en gemeenten voor onder meer kostenverhaal en mogelijk leges. Tevens moet worden bepaald voor welke processen tijdschrijven verder structureel kan worden ingezet, zoals plustaken en subsidies. Ook moet duidelijk worden welke proceseigenaren, controlepunten en besluitvormingsmomenten nodig zijn om tijdschrijven als structureel sturingsinstrument te kunnen inzetten.

Omdat het afrekenen van uren invloed heeft op de kostenverdeelstaat en verdeelsleutel tussen de BUCH-werkorganisatie en de gemeenten, wordt verwacht dat ook de gekoppelde processen, rollen en verantwoordingslijnen worden aangepast in de afrekensystematiek.

Daarbij moet worden bepaald:

• voor welke werkzaamheden tijdschrijven verplicht wordt (bijv. projecten, leges, subsidies, plustaken),
• hoe de uren worden afgerekend tussen gemeenten en de BUCH-werkorganisatie,
• en welke aanpassingen dit vraagt in de kostenverdeling en afrekensystematiek.

Beoogd resultaat: een afgestemd voorstel voor de inrichting en borging van tijdschrijven binnen de BUCH, inclusief procesafspraken, rolverdeling, taakverdeling, verantwoordelijkheden en aansluiting op de financiële administratie.

Het project Tijdschrijven moet nog worden opgestart.

Rol van de projectleider in de vervolgopdracht

De projectleider:

• brengt structuur aan in de samenwerking tussen disciplines (financiën, beleid, uitvoering en juridische zaken) en richt een heldere governance- en overlegstructuur in;
• verduidelijkt en organiseert rollen, taken, verantwoordelijkheden en proceseigenaarschap binnen de betrokken processen;
• zorgt dat processen op elkaar aansluiten, werkbaar zijn ingericht en duurzaam worden geborgd in de bedrijfsvoering en planning-en-controlcyclus;
• adviseert over werkwijze, systemen, sturingsinformatie, besluitvormingsmomenten en implementatie;
• stuurt op afstemming met belanghebbenden, maakt escalaties en besluitvorming expliciet en zorgt voor duurzame bestuurlijke en organisatorische inbedding van de verbeteringen.

Competenties

• Proactief: ziet waar verbeteringen mogelijk zijn en pakt deze actief en gestructureerd op.
• Leiderschap: taakgericht: kan een team overtuigen en resultaatgericht werken. Je beschikt over het vermogen om overzicht, doorzicht en inzicht te creëren en van daaruit, uitzicht (voorspelbaarheid).
• Analytisch: kan breed analyseren en in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
• Communicatief vaardig: in staat om de ingewikkelde materie op een begrijpelijke manier over te brengen op de collega’s, zodat ieders rol en taak in het proces naar behoren kan worden uitgevoerd
• Verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het programma. Is een fijne sparringpartner voor de teammanager
• Stressbestendig: In staat om onder tijdsdruk te werken en kan goed schakelen. Het vermogen om onder druk te presteren, prioriteiten te stellen en pragmatische oplossingen in te brengen in een dynamische omgeving.