Projectleider processen organisatieontwikkeling

Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar
afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij vanuit de
uitgangspunten van VNG beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven
door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met VNG beleid actief
te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te
stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de
dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt in opdracht van VNG beleid bij aan vier gemeentelijke
speerpunten:
• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.



Over het Programma Organisatieontwikkeling
VNG Realisatie is een organisatie met bevlogen mensen die zich gelukkig voelen in hun
werk. Een organisatie waar je jezelf kunt én mag zijn, waar een goede samenwerking is met
directe collega’s en waar men zich gewaardeerd voelt. Zowel door directe collega’s als door
de direct leidinggevende. Hele mooie punten die ook in het medewerker onderzoek 2023 als
sterk worden genoemd. VNG Realisatie is ook een organisatie die groeit en voor uitdagingen
staat. Uitdagingen die voor een deel voortkomen uit het DNA van de organisatie: focus op
inhoud en te weinig op brede inzetbaarheid, op talenten, op loopbaanontwikkeling, op
mensen binden en behouden en op de profilering van VNG Realisatie. Uitdagingen die ook
voortkomen uit de organisatiegroei in de afgelopen jaren. Denk hierbij aan fusies tussen
organisatieonderdelen en aan groei door een toenemend aantal complexe
(maatschappelijke) opgaven voor onze leden, de Nederlandse gemeenten.
Dit vraagt, onder andere, om verdere professionalisering en ontwikkeling van de organisatie.
Om deze uitdagingen op een effectieve manier aan te gaan, wordt op een programmatische
wijze vormgegeven aan de organisatieontwikkeling. Het is een meerjarig en VNG Realisatie
breed programma, genaamd Collectief Leiderschap. Het programma wordt in de tweede
helft van 2023 vormgegeven waarbij het programma in projectlijnen is ingericht naar de 5
centrale thema’s van de ontwikkelopgave: Strategie & Structuur, Samenwerken &
Leiderschap, Mensen, Communicatie en Processen. Opdrachtgever is de plaatsvervangend
directeur VNG Realisatie. Het programma wordt uitgevoerd door het programmateam
bestaande uit de programmamanager, organisatieadviseur/ontwikkelcoach,
programmamedewerker en de projectleiders.



Omschrijving van de opdracht

VNG-Realisatie streeft binnen het programma Organisatieontwikkeling naar een
organisatie waarin de mensen van het primaire proces doelmatig en doeltreffend hun
werk voor de leden kunnen uitvoeren. Om dat te kunnen is een randvoorwaarde dat de
processen in de organisatie hierin faciliteren. De opgave aan de lijn in samenwerking met
het programmateam is te komen tot procesmanagement en -optimalisatie.
Procesoptimalisatie vormt daarbij een onderdeel van procesmanagement en is een
gestructureerde aanpak om bestaande processen te verbeteren, efficiënter te maken en
betere resultaten te behalen.
Als Projectleider Processen werk je onder aansturing van de programmamanager
Organisatieontwikkeling en ben je trekker van de programmalijn Processen. Dat doe je
samen met een interne collega die je – met beperkte beschikbaarheid - daarbij als duo
ondersteunt en waarmee o.a. continuïteit is geborgd.

Je werkt nauw samen met het programmateam. Je zoekt in je werk bewust de synergie
met de thematrekkers voor de ontwikkellijnen Strategie & Structuur, Samenwerken &
Leiderschap, Mensen en Communicatie.



In de rol van projectleider op het gebied van processen binnen de opgave
organisatieontwikkeling weet je op een constructieve wijze samen te werken met de lijn.
Vanuit je brede ervaring identificeer je kansen voor efficiëntieverbetering, ben je
bedreven in het implementeren van veranderingen en het bewaken van de voortgang
van je opgave en de deelprojecten. Waar nodig werk je zelf hands-on mee in de
uitvoering en oplevering van procesmanagement.
Als projectleider stel je in afstemming met de stakeholders, aan de hand van het
programmacanvas en de strategische doelen, en conform het programmaformat het
faseplan (plan van aanpak) op. In het faseplan neem je ook de operationele doelen op.
Langs de lijnen van het programma organiseer je afstemming, draagvlak en
besluitvorming. Je signaleert proactief, komt met verbetervoorstellen, draagt zorg voor
adequate voortgangsrapportages en afstemming met het programmateam. Je zorgt voor
presentaties, vastleggen en borgen van procesbeschrijvingen (in afstemming met de lijn
en met communicatie) en zorgt voor de benodigde en tijdige agendering en
besluitvorming in de programmalijn en het MT. Je gaat met prioriteit aan de slag met
laaghangend fruit, dus met onderwerpen waarop we de organisatie op korte termijn
zichtbaar resultaat kunnen geven.

Strategische doelen Processen
✓ Processen managen (doel en taal)
In het plan van aanpak worden door middel van stakeholdermanagement het doel, de
methodiek en de taal rondom procesmanagement en -optimalisatie gecommuniceerd en
intrinsiek gemaakt bij degenen die bij procesmanagement en -optimalisatie betrokken
zijn.
De taal in een procesbeschrijving is de taal die aansluit bij de taal van de uitvoerenden
van een processtap. Uitvoering van een processtap ligt bij een specialist.
✓ Randvoorwaarden van de administratieve organisatie zijn op orde
Naast de fasen die we onderkennen in het plan van aanpak, de wijze waarop
procesmanagement en -optimalisatie zullen worden georganiseerd e.d., is het van belang
dat de administratieve organisatie ingericht wordt, in overeenstemming met de wensen
en de randvoorwaarden van de organisatie. Met 1 centrale plek voor overzichten,
beschrijvingen en andere beoogde resultaten e.d. met duidelijk en herkenbaar
eigenaarschap.
✓ Heldere en faciliterende bedrijfsvoeringsprocessen
Uit de inventarisatie volgt dat processen als onduidelijk, niet vindbaar en complex
worden ervaren. Belangrijk doel is dan ook om alle uitvoerenden te betrekken, de focus
te leggen op samenhang en doorlooptijd en de communicatie richting gebruikers van de
processen zo optimaal mogelijk in te regelen. Processen dienen helder en faciliterend te
zijn aan de primaire activiteiten en het bestaansrecht van VNG-Realisatie.





Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
• Projectplanning:
Ontwikkelen van gedetailleerde projectplannen, inclusief doelstellingen, scope,
tijdlijnen en eventuele middelen.
• Procesanalyse:
Identificeren van huidige bedrijfsprocessen, knelpunten en inefficiënties door
middel van analyse en evaluatie.
• Verandermanagement:
Leiden van veranderingsinitiatieven en zorgen voor acceptatie en betrokkenheid
van medewerkers binnen de scope van het project en meedenkend met je
collega’s van het programmateam.
• Budgetbeheer:
Binnen het programma ben je verantwoordelijk voor de programma-administratie
en het programmabrede budgetbeheer. Je adviseert en signaleert hierbij proactief
aan de programmamanager.
• Communicatie:
Effectieve communicatie met belanghebbenden op alle niveaus van de organisatie
om projectvoortgang en resultaten te rapporteren en verwachtingen te beheren.
(Dit gaat over de communicatie binnen het traject voor procesmanagement, niet
over de algehele communicatie van het programma.)
• Procesmanagement
Waar nodig inventariseer, beschrijf en optimaliseer je ook zelf een deel van de
processen, waarbij de eigenlijke proceseigenaar wel verantwoordelijk blijft voor
de inhoud van het proces. Je plant en organiseert afspraken en bijeenkomsten om
de input te verzamelen die daarvoor nodig is en speelt een belangrijke rol in het
vastleggen van de informatie.
• Kwaliteitsborging:
Zorgen voor de kwaliteit van projectresultaten.
• Evaluatie en rapportage:
We verrichten in de fase van vormgeving (Q4 2023) een nulmeting waaraan je
bijdraagt. Elk opvolgend jaar wordt een nieuwe meting verricht. Op maandbasis
rapporteer je o.b.v. voortgangsrapportages.
• Voortdurende verbetering:
Actief bijdragen aan een cultuur van voortdurende verbetering binnen de
organisatie.



Resultaat van de opdracht
Jij realiseert de volgende resultaten:

• Een afgestemd en akkoord bevonden plan van aanpak (december 2023).
• In de eerste helft van 2024) aantoonbare en zichtbare verbeteringen in
procesmanagement (laaghangend fruit), zodanig dat dit in de organisatie
enthousiasme wekt om verder aan de slag te gaan met doorontwikkeling van het
procesmanagement.
• In lijn met de strategische doelen zijn de beoogde operationele doelen, de
inspanningen, de betrokkenen en de meetbare resultaten inzichtelijk gemaakt en
afgestemd met de programmamanager, opdrachtgever en het MT (december
2024).
• Periodiek, minimaal één keer per maand, lever je conform de werkwijze en
afspraken binnen het programmateam de relevante informatie waarmee de
opdrachtgever en MT geïnformeerd kan worden over de voortgang en de
resultaten van het programma.
• De beoogde doelen en resultaten binnen de bestaande randvoorwaarden van het
programma zijn aan het einde van 2025 behaald.

• Voor zover het eventueel niet mogelijk is om de beoogde doelen en resultaten
binnen de randvoorwaarden op tijd te realiseren, heb je helder gemaakt welke
exogene factoren daarvan de oorzaak zijn en wat er desgewenst voor nodig is om
deze doelstellingen alsnog te realiseren.
• De stakeholders zijn en voelen zich gedurende de volledige looptijd van het
programma betrokken.
• De administratie en het budgetbeheer van het programma zijn steeds op orde.