Projectleider OIB

In deze opdracht gaat het om het vervangen van twee projectleiders die met zwangerschapsverlof gaan.

Als Projectleider OIB leid je projecten - vaak met een IV-component- voor de directie Onderwijs, Jeugd en Zorg. Het gaat om het implementeren van meestal omvangrijke veranderingen, die onderdeel uitmaken van zowel het lokaal, regionaal als bovenregionaal speelveld en bovenregionale bedrijfsvoeringsprocessen. Je houdt daarbij rekening met strakke deadlines, bijvoorbeeld door wijzigingen in regelgeving vanuit het Rijk of vanwege aanbestedingen. In voorkomende gevallen vertegenwoordig je de afdeling Services  en Data binnen grote programma's, waarin je een adviserende rol hebt en als adviseur deelneemt aan diverse overleggen.

Je stuurt projectmedewerkers aan en werkt nauw samen met uitvoerende teams Services, de ketenpartners en andere lokale en regionale gemeentelijke partijen, zoals directies GGD; de afdelingen Onderwijs. Jeugd en Zorg en ketenpartners binnen de jeugdzorg. Hierbij ben je verantwoordelijk voor en geeft vorm en inhoud aan het relatiemanagement met alle in- en externe stakeholders/samenwerkingsverbanden (gemeentelijk, regionaal en landelijk).

Niet alle projecten worden uitgevoerd worden in opdracht van gemeente Amsterdam. Je werkt aan bovenregionale projecten en werkgroepen, die onder regie van het Regionaal ondersteuningsteam Jeugd uitgevoerd worden, in opdracht van de samenwerkende Jeugdzorgregio's Amsterdam-Amsteland en Zaanstreek-Waterland. Deze bovenregionale projecten en werkgroepen zijn gericht op resultaatsturing in de jeugdhulp, monitoring en sturing op regionale managementrapportages. Als projectleider ben je ook verantwoordelijk voor het trekken van deze werkgroepen, die gericht zijn op kennisdeling en procesverbeteringen en die door hun bovenregionale karakter vragen om bovenregionale besluitvorming en om intensieve coördinatie.

Ook een onderdeel van je verantwoordelijkheden is het zorgdragen voor vlotte (bovenregionale) besluitvorming. Zo vertaal je onder meer beleidsvraagstukken en bestuurlijke besluiten naar uitvoeringsplannen en mobiliseer je in- en externe stakeholders. Je levert hiervoor scherpe adviezen op, escaleert tijdig en kan handig manoeuvreren in het bovenregionaal, regionaal en lokaal speelveld. Je bent verbindend en samenwerkingsgericht.

Op dit moment zijn er verschillende projecten en werkgroepen die actueel spelen. De dynamiek in het sociaal domein is hoog waardoor regelmatig nieuwe veranderingen moeten worden opgepakt.

Voorbeeld van onderwerpen:

• Implementatie aanbesteding indicatieadvies Wmo
• Vertegenwoordigen van de afdeling in het programma Centralisatie Contractmanagement
• Directiebreed verkennen mogelijkheden van stedelijk Mijn Amsterdam portal voor burgers en organisaties.
• Project Sturen op Resultaat. Heeft als doel kwaliteit van zorg, vallend onder de Jeugdwet, te optimaliseren, middels het meten van de resultaten van elk doorlopen traject op uitval, doelrealisatie en cliënttevredenheid en deze te analyseren, monitoren en te gebruiken voor prestatiedialoog
• Coördinatie Regionale Werkgroep Datakwaliteit en Administratie
• Coördinatie Regionale Werkgroep update regionaal Administratie Protocol  (n.a.v. nieuwe release  I-Standaard 3.0)
• Project bijstellen werkzaamheden Regionaal Ondersteuningsteam Jeugd 2021

Werkzaamheden
Kerntaken binnen de functie van Projectleider zijn:

• zorgt voor de inrichting, planning en uitvoering van projecten en is verantwoordelijk voor de projectbudgetten;
• verantwoordelijk voor de gehele projectlifecycle;
• stuurt het projectteam aan, inspireert en coacht;
• monitort de ontwikkelingen die de uitvoering van het project kunnen beïnvloeden;
• bewaakt de voortgang van het project en stuurt bij, waar nodig;
• verantwoordelijk voor het opstellen van de projectdocumenten met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit;
• bewaakt de aan de projecten toegewezen budgetten;
• zorgt voor een goede overdracht van de projectresultaten naar beheer;
• rapporteert aan de stuurgroep.

De afdeling
De afdeling Services & Data (S&D) zorgt, in samenwerking met beleidsafdelingen, voor tijdige en juiste dienstverlening aan Amsterdammers in het Sociaal Domein door efficiënt ingerichte en uitgevoerde ketenprocessen en het leveren van gerichte data-analyse.
S&D is het organisatieonderdeel binnen de directie Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit (OJZD) waar expertise en uitvoering over processen, datasturing, klantcontact en contractondersteuning zijn gebundeld. Voor de beleidsafdelingen van de directie OJZD speelt de afdeling S&D een faciliterende, adviserende en coördinerende rol bij de professionalisering, ontwikkeling en digitalisering van de bedrijfsfuncties en bedrijfsvoering richting Amsterdammer, aanbieders en politiek. De afdeling S&D is aanjager van het data-gedreven werken en sturen bij OJZD.
De afdeling S&D bestaat uit:
Services waar operationalisering van de bedrijfsprocessen voor OJZ geregeld wordt. Vanuit expertise over de realisatie van processen  inzake "de klant" heeft dit team een adviesfunctie over de ontwikkeling van meer gepersonaliseerde digitale dienstverlening, facturatie en ondersteuning van het contractmanagement.
Ontwikkeling, Implementatie en Beheer richt zich op vereenvoudiging en uniformering van processen en sturingsinstrumenten, de IV-visie en de domeinarchitectuur en heeft een belangrijke rol bij het bewaken van de kwaliteit en de centrale borging van de informatie.
Data De Data-eenheid heeft een belangrijke rol bij het bewaken van de kwaliteit van de informatie en bij de ontwikkeling en professionalisering van het data gedreven werken binnen OJZD op de drie kernprocessen beleid, contractmanagement en regie.


Het team Ontwikkeling, Implementatie en Beheer
Het team Ontwikkeling, Implementatie en Beheer (OI&B) bestaat uit Projectleiders, Implementatiemanagers, Senior Projectleiders / Beleidsadviseurs en Business Analisten. Het team houdt zich bezig met het doorlopend innoveren, doorvoeren van wijzigingen en in stand houden van de betrokken bedrijfsfuncties. Ambities zijn innovatie van (digitale) integrale dienstverlening en vereenvoudigen en optimaliseren van processen en sturingsinstrumenten.
Ook draagt het team zorg voor het voldoen aan regelgeving rond privacy, fraude, financiën, analyses, AO/IC, accountantscontrole (ACAM) en communicatie. Het team adviseert bij beleidsontwikkelingen en is in voorkomende gevallen daarin richtinggevend. Tevens initieert en ontwikkelt het team oplossingen, die als voorbeeld richting andere gemeentes (kunnen) dienen.
Hierbij werkt het team in de uitvoering van hun taken samen met andere partijen: andere afdelingen / directies en ketenpartners, signaleert ontwikkelingen richting management en ontwikkelt beleid en adviseert over de effecten hiervan (waar mogelijk), adviseert ten aanzien van de ontwikkeling van ketenprocessen en coördineert en prioriteert analyse- en veranderactiviteiten en levert een bijdrage aan en beïnvloeding van landelijke en stedelijke ontwikkelingen of het voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming.


Het Regionaal Ondersteuningsteam

Het Regionaal Ondersteuningsteam geeft vorm en inhoud aan het samenwerkingsverband tussen de regio's Amsterdam-Amstelland en Zaanstreek-Waterland (in totaal 14 gemeenten) voor de inkoop en het contractmanagement van (hoog)specialistische jeugdhulp. Het ROT ondersteunt deze samenwerking ambtelijk, logistiek, technisch en administratief. Het ROT initieert, ontwikkelt en coördineert alle processen die voortvloeien uit de inkoop van (specialistische) jeugdhulp en het contractmanagement op het gebied van bedrijfsvoering, ter ondersteuning van deze samenwerkende regio's/gemeenten.

Het team bestaat uit 9 in- en externe medewerkers met verschillende kennis- en aandachtgebieden. Denk hierbij aan een financial, en processpecialist, secretaris, ondersteuner, projectleider en administratief medewerker. Het is een hecht team, waar ruimte is voor eigen inbreng en de teamleden vertrouwen op elkaars vakmanschap. Het team is van en voor de regio. Dit maakt dat het team veel te maken heeft met verschillende belangen. En daarbij het belang van de regio als geheel bewaakt door onafhankelijk, faciliterend, adviserend en regisserend op te treden. De functie is geplaatst binnen de afdeling Service & Data in het Cluster Sociaal van de gemeente Amsterdam.


De directie Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit
De omgeving waarbinnen de functie opereert is complex vanwege de samenwerking met een groot aantal in- en externe stakeholders (gemeentelijk, regio en landelijk) en de politiek/bestuurlijke en maatschappelijke gevoeligheid van het beleidsveld. Jeugd en Zorg liggen altijd onder het vergrootglas van het bestuur en de politiek. Hierbij wordt ook van Amsterdam als G4 gemeente een initiërende en voortrekkersrol verwacht en heeft Amsterdam een voorbeeldfunctie richting andere gemeentes op dit vlak.
OJZD werkt hierbij in gezamenlijkheid voor de gehele stad. Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit zijn belangrijke pijlers binnen het Sociaal Domein. Hierbij moet OJZD zich continu aanpassen aan een groeiende en veranderende diverse stad: de organisatie van OJZD moet het tempo van deze groei kunnen faciliteren. Hierbij zal binnen het Sociaal Domein nog meer dan in het verleden samenwerkingsverbanden moeten worden gezocht en ingericht om te komen tot de gewenste integrale dienstverlening richting de burger. Uniforme processen en een meer data gedreven inrichting van de organisatie zijn hierbij belangrijke randvoorwaarden. Dit zijn voor alle onderdelen van OJZD de uitdagingen voor de komende jaren.