Projectleider implementatie e-depot

Gemeente Hengelo
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Opdracht
2,5 kilometer aan papieren archief digitaliseren en ontsluiten, ga er maar aan staan. En toch is dat precies wat de gemeente Hengelo mee is gestart om de papieren archieven veilig te stellen voor de toekomst en duurzaam toegankelijker te maken. Daarnaast gaan we een DMS aanbesteden, selecteren en implementeren. Hierin moeten de gedigitaliseerde documenten worden gecontroleerd en bewaard. Dit systeem moet ook gaan fungeren als e-depot. We starten begin 2026 met dit project. Je werkt als zelfstandig projectleider aan de opdracht en bepaalt zelf waar en wanneer je werkt aan de opdracht. Daarnaast maak je gebruik van je eigen middelen zoals Laptop en telefoon. 

Dit ga je doen
Het meerjarige project valt in verschillende delen uiteen en bevat de volgende tastbare resultaten:

• Je voert een marktverkenning uit naar partijen die een DMS aanbieden dat voldoet aan de door ons gestelde eisen. Je doet dit in samenwerking met een inkoopadviseur. Ter voorbereiding op de marktverkenning lever je een lijst met vragen op  welke aan de markt gesteld worden.
• Je levert aan de hand van de resultaten van de marktverkenning, een programma van eisen op voor een aanbesteding.
• Jij zorgt ervoor dat gemeente Hengelo een betrouwbare partner krijgt voor de uitvoering van de digitalisering.
• Je geeft het projectteam vorm. Waar mogelijk zal dit bestaan uit interne collega’s.
• Je verzorgt een vlekkeloze implementatie van het systeem. En levert een het systeem inclusief beheerplan op aan de beheersorganisatie.
• Het project van digitalisering is als gestart, je stuurt op basis van de vastgestelde projectdocumenten en overeenkomst het project aan, en legt wijzigingen daarop voor aan de stuurgroep.
• Je levert de werkpakketten volgens de vastgestelde planning gedigitaliseert op. 

Benodigd aantal professionals
1.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag en woensdag
Is hybride werken mogelijk: Nee