Projectleider aanbesteden en implementeren taakapplicatie Juridische Zaken

Projectleider aanbesteden en implementeren taakapplicatie Juridische Zaken


Dit is de opdracht:
De afdeling Juridische Zaken binnen het domein Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het tijdig en juist afhandelen van bezwaar- en beroepschriften. Voor het ondersteunen van deze processen maakt de afdeling gebruik van een zaaksysteem. De afgelopen periode is gebleken dat de ambities m.b.t. bijvoorbeeld het verder digitaliseren van deze processen niet gerealiseerd kunnen worden in de huidige voorziening. Juridische Zaken wil daarom de huidige voorziening vervangen voor een taakapplicatie waarin deze ambities wel gerealiseerd kunnen worden. Als projectleider voor de aanbesteding en implementatie van de taakapplicatie voor de ondersteuning van Juridische processen ben je verantwoordelijk voor de vervanging van de huidige omgeving van de aanbesteding tot en de overdracht van de nieuwe omgeving naar de lijnorganisatie.

De gemeente heeft voor deze vervanging een strategie uitgewerkt waarin we het huidige landschap niet alleen gaan vervangen en vernieuwen maar ook gaan verhuizen naar de ‘Cloud’. De gemeente Utrecht is op zoek naar een motiverende en inspirerende projectleider die met een stevig been in de business en de IT-organisatie staat. Hij/zij moet goed in staat zijn om de verbinding tussen de proceseigenaren, de gebruikersorganisatie, inkoopafdeling, de ICT, functioneel beheer en het ontwikkelteam te leggen in een politieke omgeving.

Enerzijds richt je je in de komende periode op het uitvoeren van de (reeds in voorbereiding zijnde) marktconsultatie. Doel van de marktconsultatie is te onderzoeken wat de markt kan bieden aan (innovatieve) functionaliteit inzake de ondersteuning van de Juridische processen als opvolger van de huidige voorziening. Anderzijds organiseer je samen met de projectgroep de aanbesteding en implementatie van het nieuwe systeem.

De gemeente wil de markt nadrukkelijk betrekken bij deze opdracht. In plaats van alles tot in de puntjes voor te schrijven, willen we in samenwerking met marktpartijen tot oplossingen komen. Je zorgt voor en onderhoudt een directe lijn met de leverancier van het systeem rondom de (door)ontwikkeling en voortgang in de oplevering van de applicatie. Je kent de prioriteiten en issues en stemt regelmatig af met de sleutelfiguren binnen onze organisatie. Je coördineert in de verschillende fasen van het project alle voorkomende werkzaamheden.

Je zorgt voor een adequate aansturing en bezetting van het projectteam, waarbij je rekening houdt met verschillende fasen en disciplines gedurende de projectlooptijd. In de afrondende fase van dit traject draag je tevens zorg voor het inrichten van het beheer van deze applicatie.


Je taken zijn:

• Op basis van de uitvraag/publicatie rond je de marktconsultatie af (met de projectgroep)
• Je stelt het plan van aanpak op met benodigde middelen en tijd met betrekking tot het project en richt de projectorganisatie in.
• Je stelt voorstellen, ontwerpen e.d. met betrekking tot het project op.
• Je komt met opdrachtgever/projectgroep het beoogd projectresultaat overeen
• Je stemt af bij de implementatie van projecten met betrokken partijen en stakeholders
• Je realiseert de uitvoering van het projectplan, en draagt zorg voor periodieke rapportages over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten.
• Je managed de verwachtingen van alle betrokken stakeholders
• Je bewaakt en bevordert de samenhang tussen verschillende met elkaar verbonden ICT toepassingen die van belang zijn binnen jouw werkveld.
• Je coördineert alle projectwerkzaamheden rondom ICT/IPM/Juridische Zaken;
• Je bewaakt de continuïteit van de toegepaste techniek die voorwaardelijk is om resultaten te behalen;
• Je bent opdrachtgever voor de uitvoering van (technische) werkzaamheden;
• Je monitort de voortgang en stemt af met je opdrachtgever voor het mogelijk bijsturen van de activiteiten of anders prioriteren;
• Je bent (na de realisatiefase) verantwoordelijk voor het inrichten van de beheerorganisatie.

Jij brengt mee:
Je beschikt over uitstekende projectmanagementvaardigheden en beheerst verschillende stijlen en methodieken waaronder de klassieke waterval methode en de Agile/Scrum aanpak. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je hebt het talent om te enthousiasmeren en om de boodschap duidelijk en helder over te brengen. Je weet door goed te luisteren wat de klant daadwerkelijk nodig heeft en bent in staat een brug te slaan tussen business en IT.
 

• Je beschikt over een afgeronde HBO/WO-opleiding, bij voorkeur master of information management, bedrijfskunde, informatica of vergelijkbare opleiding;
• Je hebt aantoonbare ervaring met verschillende manieren van aanbesteden;
• Je hebt ervaring met de implementatie van suites
• Je hebt meerdere jaren ervaring op het gebied van projectmanagement
• Je hebt ervaring met verandermanagement, zoals de inbedding van nieuwe systemen, processen en werkwijze
• Je hebt aantoonbare ervaring met het oplossen van complexe informatievraagstukken en de inzet van moderne technologische oplossingen;
• Je beschikt over een goed politiek- bestuurlijk inzicht;
• Je neemt initiatief, bent analytisch, overziet complexe situaties, onderkent problemen en pakt deze systematisch aan, met oog voor de consequenties en verschillende belangen;

• Je toont ondernemerschap en leiderschap in je aanpak maar verliest de menselijke kant niet uit het oog.