Projectcoördinator / adviseur facilitaire zaken

 

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. 

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
De gemeente is op zoek naar een procescoördinator / adviseur facilitaire zaken ter ondersteuning van de teamleider Facilitaire Zaken. De afgelopen periode is de teamleider intensief belast geweest met uiteenlopende incidentele vraagstukken, zoals het organiseren van extra raadsvergaderingen, ondersteuning bij evenementen, het inrichten van werkplekken, verbouwingen aan het archief, het opstellen van een agressieprotocol, en de actualisatie van het vlekkenplan. Hierdoor blijven de dagelijkse werkzaamheden en procesoptimalisaties liggen.

Er is binnen het team behoefte aan meer overzicht, structuur en heldere processen, met name rondom reserveringen van ruimten, het organiseren van evenementen en besluitvorming en verantwoordelijkheden hierin.

De tijdelijke adviseur wordt ingehuurd om hierin te voorzien. Belangrijke taken zijn:

• Onafhankelijke advisering over en coördinatie van facilitaire processen zoals beveiliging, schoonmaak, meubilair en inrichting.
• Analyseren en verbeteren van werkprocessen, inclusief het opstellen van procesbeschrijvingen en het koppelen van proceseigenaren aan de processen.
• Opstellen van een advies voor het efficiënter inrichten van facilitaire processen en de rollen en verantwoordelijkheden hierin. Na goedkeuring van het voorgelegde advies het implementeren van de verbeteringen.
• Kritisch kijken naar en adviseren over inkopen en dienstverlening, inclusief kwaliteitsbewaking en het controleren van leveringen.
• Onderhouden van goede relaties met zowel interne stakeholders als externe leveranciers.
• Nauwe samenwerking met bodes en collega's van het interne meldpunt voor een optimale dienstverlening.
• Je eerste aanspreekpunt is de teamleider Facilitaire Zaken. Je legt verantwoording af aan de directeur bedrijfsvoering.

Dit neem je minimaal mee

• Je kent de relevante wet- en regelgeving die op het facilitaire vakgebied van toepassing zijn;
• Je kunt je communicatie aanpassen aan de situatie en aan jouw gesprekspartner;
• Bij het uitvoeren van contractbeheer schroom je er niet voor om bij het niet nakomen van afspraken een stevig gesprek te voeren;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en brengt professionaliteit en collegialiteit met je mee.
• Je houdt ervan projecten te leiden in een complexe omgeving met veel stakeholders.

Competenties
-      Kan goed hoofd en bijzaken van elkaar scheiden
-      Stressbestendig
-      Initiatiefrijk en flexibel
-      In staat om en brug te vormen tussen facilitair en de rest van de organisatie