Projectadviseur/-secretaris harmonisatie ICT gemeente Land van Cuijk i.o.

Opdrachtomschrijving

Inleiding

De gemeenten Cuijk, Boxmeer, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert staan voor een gemeentelijke herindeling per 1 januari 2022. Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van die fusie is de harmonisering van het informatiebeleid en de gezamenlijke ICT-voorzieningen. Op dit moment bestaan er voor een groot deel nog drie aparte ICT-omgevingen met verschillen in gebruikte hardware en software. Voor de uitvoering van de projectleiding binnen de geformeerde werkgroep Informatie, Organisatie en Techniek zijn wij op zoek naar een projectadviseur/-secretaris.

Doel van de opdracht

Wij zijn op zoek naar een projectadviseur/-secretaris die de dagdagelijkse projectsturing en -advisering verzorgt van de harmonisatie van de ICT-omgevingen van de gemeenten Cuijk, Boxmeer, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert tot de gemeente Land van Cuijk. Hieronder is aangegeven wat dit inhoudt.

Werkgroep Informatie, Organisatie en Techniek Land van Cuijk
Het huidige concept Plan van Aanpak voor de werkgroep IOT is bijgevoegd. Hierin vindt u de beschrijving van de werkzaamheden van de werkgroep en de verdeling in deelwerkgroepen. Verder hebben we het Implementatieplan toegevoegd, waarin de samenhang met de andere werkgroepen is aangegeven. De gevraagde werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met Erik van de Ligt , voorzitter van de werkgroep IOT en opdrachtgever van dit project.. 

Gevraagde dienstverlening

• Ondersteunt en adviseert de voorzitter van de werkgroep IOT. Stuurt projectmatig aan richting de werkgroep IOT en de onderliggende deelwerkgroepen met medewerkers uit uiteenlopende disciplines,  
• De projectsecretaris/-adviseur is verantwoordelijk voor het verder uitwerken van het huidige Plan van Aanpak tot een gedetailleerd harmonisatieplan IOT Land van Cuijk waarin alle projecten en deelprojecten nader uitgewerkt/toegelicht worden, met daarin projectdefinitie, projectorganisatie (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden), kosten en kostenbeheer, projectscope, aanpak en planning en projectbeheersing (beheersmechanismen, risicoanalyse en risicobeheer en communicatieplan). Daarnaast dienen de onderlinge (tijd)afhankelijkheden tussen de deelprojecten zo veel mogelijk in kaart worden gebracht.
• Veel van de (deel)projecten kunnen namelijk gelijktijdig worden gestart en uitgevoerd. Tussen bijvoorbeeld de deelwerkgroepen Infrastructuur en Applicaties zitten diverse onderlinge afhankelijkheden, waardoor het van essentieel belang is om alle (deel)projecten centraal aan te sturen.
• Realiseren van projecten in samenwerking met voorzitter IOT van initiatiefase tot en met de overdracht naar de staande organisatie, binnen afgesproken planning en budget en conform afgesproken kwaliteitsnormen.
• Zorgen voor rust in wat een groot veranderingsproject voor de betrokken medewerkers is.
• Periodiek deelnemen aan de deelwerkgroepen. 
• Participeren in heronderhandelen van bestaande contracten en waar nodig aanbestedingen.
• Opstellen van periodieke projectvoortgangsrapportages.

  Kwaliteit

De volgende onderdelen zijn van belang.

• Wij vragen een inschatting te maken van het aantal benodigde uren.

• De kwalificaties van uw medewerker belast met de uitvoering van de werkzaamheden.

• Ervaring met gelijksoortige opdrachten. Wij verzoeken u om minimaal 1 referentie te noemen.

 

 

Kandidaatomschrijving

Profiel

Voor de begeleiding van dit project zijn we op zoek naar iemand die:

• Aantoonbare ervaring heeft met de harmonisatie en integratie van ICT-omgevingen (waaronder ook de bestaande applicatielandschappen) van gemeenten. Bij voorkeur ervaring in relatie tot een gemeentelijke herindeling; (20%)
• Gebruik kan maken van informatie en gegevens uit eerdere harmonisatie- en integratietrajecten bij andere gemeenten; (10%)
• Kennis heeft van huidige en toekomstige informatiearchitectuur binnen gemeenten en van de gemeente als schakel binnen de gehele overheid en het maatschappelijk veld; (10%)
• Beschikbaar is in de periode mei 2020 tot en met januari 2022 (eis)

Competenties

De persoon die we zoeken:

• Is in staat schriftelijk en verbaal te communiceren over het project zowel op operationeel niveau met projectmedewerkers als op strategisch niveau met MT’s en colleges;
• Is in staat om duidelijk te adviseren aan de opdrachtgever (voorzitter werkgroep IOT);
• Neemt initiatief en durft beslissingen te nemen in een omgeving waar weerstand bestaat;
• Kan werken onder tijdsdruk binnen een projectstructuur;
• Heeft aantoonbare ervaring met projectadvisering (of projectleiding) en een projectmanagementmethode (zowel Prince2 als SCRUM worden binnen de huidige organisaties gebruikt, een combinatie hiervan is ook binnen het project denkbaar).

Interviewplanning

Planning

Gesprekken:  tussen 14 en 22 mei 2020

Voorlopige gunning: Vrijdag 26 mei 2020

Aan de planning kunnen geen rechten worden ontleend. Bij vertraging in bovenstaande planning zal de opdrachtgever de inschrijvers hier tijdig over berichten.

 

Toelichting op rooster

Ingeschat dat een inzet van gemiddeld 2 dagen per week gemoeid is met de opdracht.

Dienstencategorie

Andere diensten

CPV code

72000000-5 - IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

Bijlagen

Implementatieplan.pdfalgemene-inkoopvoorwaarden-2013-met-addendum-voor-leveringen-en-diensten-2018.pdfinkoopbeleid-2018-gemeenten-cuijk-grave-mill-en-st-hubert-en-werkorganisatie-cgm.pdfLvC - Concept pva werkgroep IOT versie 3.pdf

Eisen

Beschikbaarheid voor de looptijd van de opdracht

Persoonlijke beschikbaarheid in de periode juni 2020 tot en met januari 2022 is een eis.

Gevraagde documenten

Aanleveren bij offerte

• Motivatiebrief + CV
• Minimaal 1 referentie inzake vergelijkbare/gelijksoortige opdracht.

Aanleveren na gunning

• Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Gunningscriteria

Weging prijsdeel: 40 %

Aantoonbare relevante ervaring harmonisatie/integratie ICT.

Aantoonbare ervaring heeft met de harmonisatie en integratie van ICT-omgevingen (waaronder ook de bestaande applicatielandschappen) van gemeenten. Bij voorkeur ervaring in relatie tot een gemeentelijke herindeling;

• Referenteproject(en) conform omschrijving bij gemeentelijke fusie. (20 %)
• Referentieproject(en) conform omschrijving in een gemeente. (10 %)
• Referentieproject(en) conform omschrijving buiten gemeentelijke organisatie (5 %)

Weging: 20 %

Beschikbaarheid relevante informatie/gegevens

De kandidaat kan gebruikmaken van ervaringen, informatie en gegevens uit eerdere harmonisatie- en integratietrajecten bij andere gemeenten. Weging: 10 %

Kennis/ visie huidige en toekomstige informatiearchitectuur.

Kandidaat heeft aantoobaar kennis van huidige en toekomstige informatiearchitectuur binnen gemeenten en van de gemeente als schakel binnen de gehele overheid en het maatschappelijk veld. Weging: 10 %

Interview

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
De persoonlijkheid van de kandidaat in relatie tot de opdracht. De capaciteit om verbaal op goede wijze te communiceren over het project zowel op operationeel niveau met projectmedewerkers als op strategisch niveau met MT’s en colleges;

De juiste sensitiviteit beoordelen; initiatief tonend, overtuigend en gevoel om duidelijk te adviseren aan de opdrachtgever (voorzitter werkgroep IOT);
Aantoonbaarheid stressbestendigheid.

Weging: 20 %