Programmasecretaris

Jouw functie

Als programmasecretaris zorg je voor overzicht, een goede planning en heldere communicatie. Je bent van samenwerken en de linker èn rechterhand van de programmamanager. Je werkt vanuit het clusteroverstijgende programmateam TU Delft Campus Rotterdam samen met diverse externe partners in deze ontwikkeling binnen een dynamisch politiek-bestuurlijk krachtenveld. Je coordineert en bewaakt de planning en rapportages binnen het programma, bereidt bestuurlijke stukken, vergaderingen en overleggen voor en zorgt voor duidelijke verslaglegging.

Wat ga je concreet doen? De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

Samen met het programmateam volg je de ontwikkeligen rondom de rondom de TU Delft Campus nauwgezet. Je hebt een coordinerende rol en zorgt dat acties tijdig worden uitgezet èn opgevolgd;

Je bent de secretaris van een aantal vaste overleggen, zoals met het programmateam, met de TU Delft en een intern en een extern directieoverleg;

Je bent verantwoordelijk voor de planning, voorbereiding en het uitwerken van bestuurlijke stukken zoals tav de Strategic Board onder leiding van onze burgemeester en andere vergaderingen en overleggen met interne en externe partners;

Je zorgt voor heldere communicatie en documentatie, waardoor informatie toegankelijk en bruikbaar is voor betrokken partijen;

Je faciliteert samenwerking en draagt zorg voor het plannen van afspraken met de programmamanager en/of organiseert (partner)bijeenkomsten;

Je werkt nauw samen met het interne programmateam én hebt een kort lijntje met de secretaris en het programmateam van TU Delft;

Je zorgt voor heldere communicatie en documentatie, waardoor informatie toegankelijk en bruikbaar is voor betrokken partijen;

Vanuit je rol signaleer je kansen, risico’s en knelpunten in het proces en samenwerking en geeft hier pro actief opvolging aan.

In ontwikkeling van de TU Delft Campus Rotterdam werken gemeente Rotterdam en TU Delft nauw samen en ook met partners zoals de Erasmus Universiteit, het mbo, hbo, Erasmus MC, het Havenbedrijf, gemeente Delft en de provincie Zuid Holland. Het interne programmateam dat is samengesteld -en waarin je komt te werken- bestaat uit collega’s van o.a. de afdelingen Onderwijs, Economie, Strategie Gebiedsontwikkeling en Juridische zaken. Er is veel ruimte om je eigen invulling te geven aan deze rol, juist omdat je volledig met het programma bezig houdt.

Ter versteviging van de samenwerking tussen gemeente Rotterdam, TU Delft en andere partners is er een programmabureaulocatie ingericht nabij Rotterdam CS. We verwachten dat je hier een groot deel van je werkweek doorbrengt.

Jouw profiel

Als programmasecretaris zorg jij dat het programma goed loopt. Je ondersteunt de programmamanager en het team bij de organisatie, coördinatie en besluitvorming rondom de ontwikkeling van de TU Delft Campus in Rotterdam. Dankzij jouw overzicht en structuur kan het team optimaal functioneren en worden bestuurders en partners tijdig voorzien van de juiste informatie.

Je schakelt moeiteloos tussen uitvoering, projectmatig werken en beleidsmatige processen. Je organiseert zelfstandig je werk, bent initiatiefrijk en sterk in het zorgvuldig voorbereiden en bewaken van agenda’s, rapportages en besluitvormingstrajecten. Je vertaalt opgedane ervaringen en signalen uit de praktijk naar concrete adviezen.

In dit programma werk je intensief en samen met collega’s en externe partners. Je bent een verbinder: je legt makkelijk contact, bouwt netwerken op en weet belangen van onderwijs, overheid en bedrijfsleven goed te overzien.

Omdat zowel de burgemeester als meerdere wethouders betrokken zijn, beschik je over bestuurlijke sensitiviteit en (enige) ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving. Jij weet hoe je stukken voorbereidt en hoe je bestuurlijke processen soepel laat verlopen.