Programmasecretaris

Deze opdracht valt binnen schaal 11 van de CAO Rijk. De indicatieve tariefrange ligt tussen de 85 en 95 euro per uur.
Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.
Een deel van de te behalen punten wordt toegekend aan de inschrijver met het laagste tarief. Andere inschrijvingen ontvangen naar verhouding minder punten op dit onderdeel.

Opdrachtomschrijving
Opdrachtomschrijving: De programmasecretaris fungeert als spil binnen het programma en zal ondersteuning bieden aan de programmamanager en projectleiders van het programma Nieuw Geneesmiddelen Beoordelingssysteem. Het betreft hier een IV programma waarin nieuwe software geimplementeerd en gebouwd wordt. Tevens vindt er migratie van het huidige IV systeem naar het nieuwe IV systeem plaats. Tot slot wordt datagedreven werken opgezet alsook de organisatieverandering van het project verwerkt. 

De rol bestaat uit:

• Programma- en projectondersteuning

• Opstellen programma voortgangsrapportages voor opdrachtgever en stuurgroep

• Voorbereiden en verslaglegging van IV project- en stuurgroep overleggen

• Opstellen van vergaderstukken in Nederlands of Engels

• Vertalen documenten (PrinceII voortgangsrapportage, projectplannen, escalatierapporten) in het Engels

• Redigeren van (beslis)documenten (rapportages, projectplannen, escalatierapporten)

• Controleren formele documenten(programmadocumenten en contractdocumenten) op juistheid en samenhang

• Verzorgen van communicatie op intranet

• Opzetten en bijhouden van projectdossiers, in lijn met ICT standaarden van programma structuur (MSP) en projectmanagementstructuur (PrinceII Agile). Dit zoals binnen de organisatie gebruikelijk; Organisatie risicomanagement:

• Bijhouden en up to date houden van het programma risicolog alsook de project risicologs. Hierbij wordt een assessement verzorgd van de risico's (extern/intern) met bijbehorende opvolging dit conform PrinceII/Agile.

• Onderhouden van contacten met de stakeholders van het programma

• Beantwoorden van IV vragen met betrekking tot het programma. Dit kunnen eenvoudige vragen zijn maar ook complexe vragen waarbij een beroep gedaan wordt op IV kennis van zowel het programma als van de deelprojecten.

• Uitvoeren logistieke werkzaamheden en agendabeheer

• Organiseren van bijeenkomsten

• Signaleren van knelpunten binnen het programma

• Onboarding van nieuwe programma medewerkers
  
  Competenties en Vaardigheden:
  - Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden (Nederlands en Engels)
  - Je bent zelfstandig en neemt zelf initiatief
  - Je bent omgevingsbewust en communicatief (mondeling en schrijfvaardig)
  - Je kan goed plannen en organiseren
  - Je kunt meerdere ballen tegelijk in de lucht houden en in een hectische omgeving overzicht en koers houden.