Programmacoördinator/ scrum master

De opdracht

Common Ground is het landelijke programma waarin gemeenten gezamenlijk werken aan een
fundamentele vernieuwing van hun informatievoorziening. Gemeenten ontwikkelen en gebruiken
binnen Common Ground gezamenlijk softwarecomponenten, informatiemodellen en standaarden,
met als doel een open, wendbare en toekomstbestendige digitale basis voor gemeentelijke
dienstverlening. Het programma wordt uitgevoerd binnen VNG Realisatie en in nauwe
samenwerking met gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en andere publieke
partners.

Je vervult de rol van Scrum Master voor het programmateam. In deze rol faciliteer je het team in
het toepassen en doorontwikkelen van de afgesproken werkwijze en zorg je voor een effectief
werkritme. Je organiseert en bewaakt de verschillende agile events binnen het programma,
waaronder sprintplanningen, reviews en retrospectives. Je coördineert de integrale
programmaplanning en ondersteunt bij het inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en
voortgang. Je zorgt dat informatie uit verschillende teams en trajecten wordt samengebracht en
toegankelijk is voor het programmamanagement.

Daarnaast vervul je de rol van Programmacoordinator Common Ground.
in deze rol draag je bij aan de inrichting, beheersing en uitvoering van het programma. Je zorgt
dat afspraken, planning en voortgang concreet, inzichtelijk en uitvoerbaar zijn en dat het
programmateam effectief kan werken. Je werkt nauw samen met de programmamanager Je rol is
gericht op het organiseren van samenhang, het bewaken van voortgang en het ondersteunen van
besluitvorming.

Samen met de programmamanager richt je het risicomanagementproces binnen het programma in
en zorg je ervoor dat dit proces structureel en consequent wordt toegepast en bijgesteld indien
nodig.

Daarnaast draag je zorg voor het opstellen van voortgangsrapportages, besluitvormende stukken
en de voorbereiding van overleggen. In dat kader fungeer je als aanspreekpunt en sparringpartner
voor onder andere de financieel controller van VNGR en de portfoliomanager van de VNG.Je
vervult de rol van secretaris van de programmaboard en bewaakt de opvolging van afspraken en
besluiten.

Tot slot draag je zorg voor het organiseren van de inzet van capaciteit binnen het programma. Je
begeleidt binnen het programma het proces rondom het werven van nieuwe medewerkers en het
inzetten van externe expertise en zorgt voor afstemming met het Recruitmentteam van de VNG.
Je zorgt voor een gestructureerde en zorgvuldige voorbereiding van uitvragen, bewaakt de
voortgang van selectieprocessen binnen het programma en je faciliteert een goede start van
nieuwe teamleden en opdrachtnemers. Hierbij werk je nauw samen met de programmamanager
en andere betrokkenen, waarbij jij zorgt voor overzicht, structuur en een soepel verloop van het
proces.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Als Programmacoördinator Common Ground richt je je op het ondersteunen van het
programmateam en het programmamanagement in de dagelijkse uitvoering. Je werkzaamheden
bestaan onder andere uit:

• Scrum Master rol (teamniveau)
o Faciliteren van sprint events (planning, review en retrospective)
o Ondersteunen van het team bij het toepassen van de afgesproken werkwijze
o Signaleren en helpen oplossen van impediments binnen het team
o Bewaken van werkritme, afspraken en transparantie
o Ondersteunen van product owners bij backlog- en planningsprocessen
• Programmaplanning en voortgang
o Opstellen en bijhouden van de integrale programmaplanning
o Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang
o Verbinden van planningen van verschillende teams en initiatieven
o Signaleren van knelpunten in planning en capaciteit
• Risicomanagement en sturing
o Zorgdragen voor het inrichten en bijhouden van het risicoregister
o Zorgen dat risico’s, maatregelen en eigenaarschap worden vastgelegd
o Inhoudelijk voorbereiden van periodieke bespreking van risico’s en voortgang
• Ondersteuning programmamanagement en governance
o Opstellen en coördineren van voortgangsrapportages en stukken
o Voorbereiden, begeleiden en vastleggen van programmaboard-overleggen
o Bewaken van acties, besluiten en (zorg dragen voor) opvolging
o Signaleren van knelpunten en vertalen naar concrete acties
• Teamondersteuning en organisatie
o Zorg dragen voor en faciliteren van praktische inrichting van samenwerking en
werkwijzen
o Zorgen voor heldere werkafspraken en structuur binnen het team
o begeleiden van onboarding van nieuwe teamleden en externe inzet
• Capaciteit en inhuur
o Zorgdragen voor het opstellen en uitzetten van uitvragen voor externe inhuur in
nauwe samenwerking met het team Recruitment van de VNG
o Voorbereiden en structureren van profielschetsen en opdrachtomschrijvingen
o Bewaken van voortgang en zorgdragen voor een transparant en zorgvuldig
proces
o Ondersteunen van de Programmamanager bij contractering en afstemming met
interne stakeholders
o Bijhouden van overzicht in inzet, capaciteit en lopende opdrachten

Resultaat van de opdracht
Als Scrum Master binnen het programma Common Ground organiseer en begeleid je in de
opdracht sprint events (planning, review en retrospective) en zie je erop toe dat gemaakte
afspraken en voortgang voor iedereen inzichtelijk zijn. De scrummaster ondersteund bij het
toepassen van de werkwijze, waarbij belemmeringen tijdig worden gesignaleerd en weggenomen
om de voortgang niet te laten stagneren. Daarnaast ondersteun je product owners bij backlogbeheer en planningsprocessen, zodat het team gericht en volgens prioriteit kan werken aan de afgesproken resultaten.

Verder heb je ook een aantal taken als programmacoördinator Common Ground waarbij je ervoor
zorgt dat het programma gestructureerd, inzichtelijk en beheersbaar wordt uitgevoerd. Je draagt
zorg voor een effectieve dagelijkse werking van het programmateam en ondersteunt pro-actief het
programmamanagement bij sturing en besluitvorming. Concreet lever je op:

 Een goed functionerend werkritme binnen het programmateam, met effectief gefaciliteerde
sprint events en een consistente toepassing van de afgesproken werkwijze
• Inzichtelijke en actuele planningen, waarin afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang van
teams en initiatieven samenkomen
• Tijdige signalering van knelpunten in planning, capaciteit en uitvoering, met concrete
opvolging
• Een actueel en bruikbaar risicoregister, waarin risico’s, maatregelen en eigenaarschap zijn
vastgelegd en periodiek worden besproken
• Heldere en goed voorbereide voortgangsrapportages en besluitvormende stukken
• Goed georganiseerde programmaboard-overleggen, inclusief voorbereiding,
verslaglegging en opvolging van besluiten en acties
• Een zorgvuldig en gestructureerd proces voor werving en inhuur, met duidelijke
opdrachten, transparante selectie en een goede start van nieuwe medewerkers en
externe krachten
• Overzicht in inzet en capaciteit binnen het programma
De nadruk ligt daarbij op het creëren van structuur, overzicht en voortgang in de uitvoering, zodat
het programmateam effectief kan werken en het programmamanagement goed kan sturen.