Programmacoördinator/ scrum master

Opdrachtomschrijving

Common Ground is het landelijke programma waarin gemeenten gezamenlijk werken aan een fundamentele vernieuwing van hun informatievoorziening. Gemeenten ontwikkelen en gebruiken binnen Common Ground gezamenlijk softwarecomponenten, informatiemodellen en standaarden, met als doel een open, wendbare en toekomstbestendige digitale basis voor gemeentelijke dienstverlening. Het programma wordt uitgevoerd binnen VNG Realisatie en in nauwe samenwerking met gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en andere publieke partners.

Als Programmacoördinator Common Ground vervul je een sleutelrol in de agile inrichting, beheersing en doorontwikkeling van het programma. Je ondersteunt en adviseert de programmamanager en programmadirecteur, maar opereert met een hoge mate van zelfstandigheid en senioriteit. Je bent sparringpartner voor het programmamanagement op het gebied van programmasturing, teaminrichting, planning en samenwerking binnen VNG en met gemeentelijke koplopers. Je hebt geen formele eindverantwoordelijkheid voor inhoudelijke of bestuurlijke besluiten, maar je hebt wél een duidelijke regierol in het organiseren van samenhang, voorspelbaarheid en kwaliteit in de uitvoering van het programma.

Je bent verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de agile werkwijze op programmaniveau en ondersteunt teams en sleutelrollen, zoals product owners, bij het effectief toepassen daarvan in de dagelijkse praktijk. Je organiseert en bewaakt de verschillende agile events binnen het programma, waaronder sprintplanningen, reviews en retrospectives, en ziet erop toe dat de werkwijze consistent en herkenbaar wordt toegepast. Daarnaast coördineer en bewaak je de integrale programmaplanning en zorg je voor samenhang tussen sprintplanningen, jaarplannen en de strategische doelen van het programma. Je ontwikkelt een werkwijze om de programmaplanning te verbinden met de planningen van andere, sterk gerelateerde initiatieven, zoals ontwikkeltrajecten van koplopergemeenten, en maakt deze samenhang op een transparante en toegankelijke manier inzichtelijk voor stakeholders.

Samen met de programmamanager richt je het risicomanagementproces binnen het programma in en zorg je ervoor dat dit proces structureel en consequent wordt toegepast. Je faciliteert dat zowel de programmaleiding als teamleden hun eigen verantwoordelijkheid nemen in het tijdig signaleren, duiden en beheersen van risico’s.

Je bewaakt dat risico’s, bijbehorende beheersmaatregelen en eigenaarschap eenduidig worden vastgelegd en periodiek worden besproken. Daarbij zorg je dat risicomanagement aantoonbaar onderdeel is van de planning, voortgangsgesprekken en rapportages, zodat tijdige en onderbouwde sturing mogelijk is.

In je rol als adviseur en ondersteuner van het programmamanagement ben je een inhoudelijke sparringpartner voor de programmamanager en programmadirecteur bij het opstellen van jaarplannen, voortgangsrapportages en besluitvormende stukken. Je vervult de rol van secretaris van de programmaboard en draagt zorg voor een goede voorbereiding en afhandeling van de vergaderingen. Daarnaast signaleer je tijdig risico’s en knelpunten op het gebied van planning, capaciteit, governance en samenwerking, en vertaal je deze naar concrete en uitvoerbare verbetervoorstellen.

Tot slot lever je een actieve bijdrage aan de inrichting en doorontwikkeling van het programmateam. Je adviseert over de gewenste inrichting, bezetting en ontwikkeling van het team, initieert en begeleidt wervingstrajecten en draagt bij aan een heldere rolverdeling, effectieve samenwerking en professionele teamontwikkeling. Ook begeleid je het inkoopproces voor tijdelijke opdrachten en zorg je dat deze zorgvuldig en in lijn met de programmadoelen worden uitgevoerd.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als Programmacoördinator Common Ground zorg je voor samenhang, voorspelbaarheid en kwaliteit in de uitvoering van het programma. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Regie op de agile werkwijze

o Doorontwikkelen en bewaken van de agile werkwijze op programmaniveau

o Ondersteunen en coachen van product owners en teams in het effectief toepassen van agile werken

o Organiseren en faciliteren van sprintplanningen, reviews en retrospectives

• Programmaplanning en samenhang

o Opstellen, coördineren en bewaken van de integrale programmaplanning

o Zorgen voor samenhang tussen sprintplanningen, jaarplannen en strategische doelen

o Verbinden van de planning met gerelateerde initiatieven, zoals trajecten van koplopergemeenten

o Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang voor stakeholders

• Risicomanagement en voortgangssturing

o Inrichten en onderhouden van het risicomanagementproces

o Bewaken dat risico’s, maatregelen en eigenaarschap structureel worden vastgelegd en opgevolgd

o Integreren van risicomanagement in planning, voortgangsgesprekken en rapportages

• Ondersteuning van programmamanagement en governance

o Inhoudelijk adviseren van programmamanager en programmadirecteur

o Opstellen en coördineren van jaarplannen, voortgangsrapportages en besluitvormende stukken

o Secretarisrol voor de programmaboard: voorbereiding, verslaglegging en opvolging van besluiten

o Signaleren van knelpunten in planning, capaciteit, governance en samenwerking

• Organisatie en teamontwikkeling

o Adviseren over inrichting, bezetting en ontwikkeling van het programmateam

o Initiëren en begeleiden van wervingstrajecten

o Bewaken van heldere rolverdeling en effectieve samenwerking

o Coördineren van de inhuur van tijdelijke krachten en bewaken van de kwaliteit van hun inzet

Resultaat van de opdracht

Als Programmacoördinator Common Ground zorg je ervoor dat het programma bestuurbaar, voorspelbaar en professioneel georganiseerd wordt. Concreet lever je op:

• Een goed ingerichte en gedragen agile werkwijze op programmaniveau, die door alle teams consistent wordt toegepast

• Een integrale en transparante programmaplanning die sprintplanningen, jaarplannen en strategische doelen met elkaar verbindt

• Inzicht in afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang, ook in relatie tot koplopergemeenten en andere partners

• Een structureel en aantoonbaar risicomanagementproces, met heldere eigenaars, maatregelen en periodieke bespreking

• Betrouwbare voortgangsrapportages en besluitvormingsstukken voor programmamanagement en programmaboard

• Een professioneel ingericht programmateam met duidelijke rollen, voldoende capaciteit en effectieve samenwerking

• Een goed georganiseerde governance, met een soepel functionerende programmaboard en duidelijke besluitvorming Kortom: je zorgt ervoor dat Common Ground niet alleen inhoudelijk sterk is, maar ook strak georganiseerd en bestuurbaar blijft.