Programma management coördinator bmr

Programma Management Coördinator BMR
 
Voor wie is de vacature geschikt? 
Coördinatoren, consultants of projectleiders met (ruime) ervaring in projectbeheersing van complexe projecten en programma’s.
 
Algemene omschrijving van de opdracht en de uitdaging/complexiteit die deze opdracht kenmerken 
Het BMR programma bestaat uit twee afzonderlijke projecten die integraal vanuit het programma bestuurd worden:
1 de vernieuwing van het GIS systeem van Stedin
2 de implementatie van een nieuwe mobiele applicatie bij de buitendienst

Het huidige GIS systeem van Stedin (BM-GIS) is verouderd. Daarom willen we dit gaan vervangen door een toekomstbestendigere versie waarmee we de energietransitie beter kunnen faciliteren: Electric Office (EO). Het GIS systeem is een bronsysteem van Stedin en bevat een digitale weergave van ons volledige netwerk in ons verzorgingsgebied, met een volledige beschrijving van o.a. onze assets, functies in ons net en de topologie. Electric Office (EO) is vernieuwend, omdat het naast inzicht in ons actuele netwerk ook inzicht zal geven in geplande wijzigingen (gepland werk) in ons net.

Naast de vernieuwing van ons GIS systeem zal er een mobiele applicatie worden geïmplementeerd bij de buitendienst medewerkers; zowel bij eigen monteurs van Stedin als de monteurs van externe aannemers die werkzaamheden voor ons verrichten. Met deze applicatie zijn we straks in staat om in de sleuf op zeer efficiënte wijze assetdata te collecteren en terug te sturen naar EO voor een snellere verwerking dan voorheen.

Electric Office en Mobile zullen met elkaar worden geïntegreerd om de hele ontwerp- en revisieprocessen beter te verbinden en ondersteunen dan voorheen. De twee projecten moeten dan ook goed samenwerken om toe te zien op een goede integratie en het behalen van de beoogde benefits. De implementatie van beide systemen (Electric Office en Mobile) is een groot en complex traject. Niet alleen de technische realisatie is complex, maar ook de business verandering:

• Zes business afdelingen (met elk een eigen cultuur) maken gebruik van GIS of een systeem dat afhankelijk is van GIS zullen direct worden geraakt door de verandering.
• De processen zullen maximaal ingericht worden naar de standaard applicaties (EO en Mobile).
• Huidige verschillende werkwijzen en representatie van informatie worden geüniformeerd over regio’s heen en waar mogelijk ook over afdelingen heen.
• Voor honderden interne Stedin medewerkers betekent de vervanging van het huidige GIS systeem door EO dat hun werk verandert; voor sommige functies komt er werk bij en voor andere functies wordt het werk vereenvoudigd.  
• Een groot deel van de monteurs zal getraind moeten worden in het werken met de nieuwe applicatie.

Waarom is deze opdracht er?  
Door de omvang, complexiteit en tijdsdruk is het essentieel dat alle stuurinformatie tijdig en bij de juiste personen beschikbaar is en van goede kwaliteit is, denk aan planningen, risico’s en financiën. Maar ook dat besluitvorming professioneel verloopt en wordt gedocumenteerd, voortgangsrapportages beschikbaar zijn en planningen worden bijhouden. Het ophalen van de benodigde projectinformatie speelt hierbij een belangrijke rol.

Communicatie over BMR en stakeholders op de hoogte houden en informeren over de status van het programma is een belangrijk element in deze rol. Ook onboarding van nieuwe collega’s is belangrijk en oog voor het team hebben zodat iedereen optimaal kan presteren, bijvoorbeeld d.m.v. teambuilding sessies.

Er staat al een programma organisatie met 3 werkstromen: 1) IT realisatie EO, 2) Business implementatie EO en 3) Mobile (IT + business implementatie). Elke werkstroom heeft een werkstroom lead die rapporteert aan de BMR programma manager.

De ‘Programma Management Coördinator BMR’ rapporteert aan de programma manager, zij vormen samen een ijzersterk duo dat staat voor professionele programma sturing richting de golive van BMR in Q2 2026.

Kortom, een veelzijdige rol, een spin in het web, waarbij een mix gevraagd wordt van de basis op orde maken en houden, inhoudelijk sterk en communicatief vaardig. Het najagen van deadlines, ophalen van uitstaande acties en het aanspreken van collega’s hierop is als een tweede natuur voor je. Je laat je niet snel uit het veld slaan, hebt aan 1 woord genoeg maar vraagt ook door.

We hebben nog veel werk te verzetten.

Wat is de verwachte looptijd van de opdracht? Wat is de gevraagde fte? 
We zoeken een Programma Management Coördinator die minimaal voor 4 dagen in de week beschikbaar is (0,8 FTE of meer) en op korte termijn kan starten.
De vereiste samenwerkdagen zijn maandag kantoor Delft, dinsdag Rotterdam/Utrecht/hybride. Woensdag is de samenwerk dag in Utrecht en de donderdag is het team in Utrecht/Rotterdam. Vrijdags werkt het team hoofdzakelijk hybride.

De opdracht zal naar verwachting minimaal doorlopen tot en met het tweede kwartaal van 2026, met de optie voor een verlenging van een of twee kwartalen.

Welke verwachtingen heb je van de Programma Management Coördinator?
Over welke competenties, expertise of management drives moet deze collega beschikken om succesvol te zijn in deze opdracht? 

Professioneel

• Je bent resultaatgericht, zelfstandig en benaderbaar;
• Je hebt een proactieve houding, neemt initiatief en durft mensen ook aan te spreken op het naleven van afspraken;
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en je werkt graag samen in een team;
• Je hebt een flexibele werkhouding en je ben in staat om de programmamanager te ontzorgen, waarbij je naast het vermogen om te signaleren, ook in staat bent om te handelen vanuit (gemandateerd) eigenaarschap;
• Je bent bereid om voor langere periode commitment aan te gaan (minimaal 1 jaar).
• In staat om op diverse niveaus te acteren en te communiceren (van senior management tot medewerker).

Wat gaat de Programma Management Coördinator doen (kerntaken en verantwoordelijkheden)?
Als Programma Management Coördinator ben je de spin in het web van het programma. Je bent de trekkende kracht om ervoor te zorgen dat het inzicht in het programma ten aanzien van tijd, kwaliteit en financiën up to date is, alles blijft draaien en op tijd geregeld is. Enerzijds organiseren van vergaderingen, voortgangsrapportages, planningen bijhouden en uitwerken van management stukken. Anderzijds ook onboarding van nieuwe collega's, oog voor het team, wat het team nodig heeft en teambuilding sessies. Stakeholders op de hoogte houden en informeren over de status van het programma.

Je opereert zelfstandig en weet welke zaken er allemaal nodig zijn om de continuïteit van het programma te borgen. Haalt de input op bij de verschillende deelnemers van het programma en maakt hiermee een helder overzicht van de maandelijkse voortgang. Je weet hoofdzaken en bijzaken te onderscheiden. Je hebt gevoel voor welke zaken op directieniveau gerapporteerd moeten worden. Je onderhoudt de resource behoefte van het programma.

Wat is van belang om te weten wat hierboven nog niet beschreven is?  
Het BMR team is een gevarieerd team met interne en externe collega’s. We weten elkaar goed te vinden en hebben diverse vaste overlegmomenten met elkaar. De samenwerkdagen op kantoor helpen daarnaast om waar nodig ad hoc met elkaar de afstemming te zoeken. Naast de grote opdracht die er ligt zijn we erg betrokken bij elkaar.

Let op: fysieke aanwezigheid is een must.