Procesondersteuner

Organisatie
Bouw mee met gemeente Westland. Gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Cluster Beleid
Het cluster Beleid speelt een belangrijke rol in het formuleren en toezien op de uitvoering van de gemeentelijke koers: sociaal, ruimtelijk, economisch en in het veiligheidsdomein. Hierbij werken we vanuit het cluster Beleid op interactieve manier samen met stakeholders in de maatschappij, binnen de gemeentelijke organisatie en het bestuur. De collega’s in het cluster Beleid volgen maatschappelijke ontwikkelingen op de voet en hebben intensieve contacten in de samenleving, zodat tijdig op deze ontwikkelingen geanticipeerd kan worden.

Zij geven hun werk vorm via opdrachtgericht werken: van bestuurlijke opdracht tot en met de uitvoering. Hierbij heeft cluster beleid de sturing op HR (en werkprocessen) strikt gescheiden van de inhoudelijke resultaatsturing. De HR-sturing is belegd bij HR-managers van de teams en de inhoudelijke resultaatsturing bij strategisch regisseurs.

Het cluster bestaat uit 4 teams: team Samenleving, team Economie, Ruimte en Mobiliteit, team Veiligheid & Duurzaamheid en team Strategische Opgaven en Ontwikkeling.

Opdracht
In het cluster Beleid werken 7 strategisch regisseurs aan de opgaven Economie, Mobiliteit, Ruimte Duurzaamheid & Energie, Sociaal Domein, Wonen, Voorzieningen en Veiligheid. Een strategisch Regisseur stuurt op complexe en strategische vraagstukken met groot maatschappelijke impact. Zij zijn ambtelijk opdrachtnemer van opgaven en producten en verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing hiervan. Jouw verantwoordelijkheid is om de strategisch regisseurs te ondersteunen. Dit doe je door:

• Het organiseren en inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten (waaronder de portefeuille overleggen) met de wethouders;
• Het verzamelen van relevante stukken, opstellen van de concept-agenda en het verzorgen van de samenstelling van de vergaderdossiers;
• Het verzorgen van de verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten en het bewaken van de uitgezette acties;
• Het verrichten van administratieve ondersteunende werkzaamheden, zoals agendabeheer, bewaken en coördineren van de in- en externe inkomende informatiestromen en bijv. verplichtingen aanmaken en factuurafhandeling namens strategisch regisseurs;
• Het zorgen voor het inrichten, toegankelijk maken en beheren van digitale projectdossiers;
• Het up-to-date houden van de lange termijn agenda en het checken van de planningen en de actualiteit van de opdrachten richting medewerkers.

Competenties

• Affiniteit met een aantal van de hierboven genoemde beleidsvelden;
• Een sterke mondelinge vaardigheid en een vlotte pen;
• Je kunt gemakkelijk anticiperen en snel schakelen met behoudt van goed overzicht;
• Je hebt het vermogen om het voortouw te nemen maar ook te monitoren;
• Je hebt een gestructureerde manier van werken;
• Je werkt makkelijk zelfstandig en bent accuraat
• Je bent een duizendpoot met groot organiserend vermogen.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.