Procesmanager leerlingenvervoer

Wie zijn wij?
Ons Twenterand, is een betrokken gemeente in het Overijssels land. Van Bruinehaar tot Den Ham, de plek waar we onze vrijheid vinden. Een plek waar we klaar staan voor elkaar. Met ruim 300 medewerkers voelen we ons verbonden met alle 34.000 inwoners en betrokkenen die hier wonen, werken, leven en recreëren. 
Bij Twenterand geloven we dat veranderen iets is wat je samen doet. Met onze maatschappij, inwoners en onze medewerkers. We staan klaar voor onze mensen en luisteren naar de mensen die hier leven, werken, wonen en recreëren. We zijn impactmakers, échte publieksmensen die hun verantwoordelijkheid voelen en nemen. En we houden van het Twentse landschap. We werken en leven daar op de rand waar de vonk over sloeg. Lees meer over onze unieke werkomgeving op Werken bij Twenterand | Ontdek Jouw Vonk.

Team 
Elke dag zetten we ons in voor inwoners en betrokkenen. Ons team is het team Ondersteuning Sociaal. Met momenteel elf medewerkers verrichten wij diverse werkzaamheden zoals de uitkeringsadministratie, werkzaamheden m.b.t. de backoffice jeugd en Wmo en werkzaamheden i.h.k.v. de bedrijfsvoering sociaal domein.

Opdracht 
Binnen het sociaal domein van de gemeente Twenterand wordt tijdelijke expertise ingezet om processen te optimaliseren. Voor het onderdeel leerlingenvervoer is het doel om de huidige werkwijze te evalueren, knelpunten te identificeren en verbeteringen door te voeren die leiden tot een efficiëntere dienstverlening en kortere doorlooptijden.

Een groot deel van de kennis en informatie over het proces leerlingenvervoer zit momenteel in het hoofd van één medewerker. Deze medewerker gaat over ruim een jaar met pensioen. Het is daarom van groot belang dat deze kennis wordt vastgelegd en geborgd in duidelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies, zodat continuïteit en kwaliteit van dienstverlening gewaarborgd blijven.

Taken en verantwoordelijkheden:
- Het in kaart brengen van de huidige werkprocessen en de rolverdeling en de knelpunten hierbij;
- Opstellen van procesbeschrijvingen en werkomschrijvingen;
- Evalueren van bestaande processen rondom leerlingenvervoer, inclusief administratieve en uitvoerende taken;
- Identificeren van inefficiënties en doublures in werkzaamheden tussen consulenten en backoffice;
- Herverdeling van taken: verschuiven van administratieve taken naar de backoffice waar mogelijk;
- Optimaliseren van het gebruik van systemen (zoals Carel) binnen het proces leerlingenvervoer;
- Toepassen van best practices van de processen uit andere gemeenten;
- Samenwerken met teamleiders en consulenten om verbeteringen te implementeren;
- Vastleggen van kennis en werkwijzen die nu impliciet zijn, in heldere documentatie.

Beoogde resultaten:
- Een efficiënter ingericht proces voor leerlingenvervoer met duidelijke taakverdeling;
- Verkorte doorlooptijden en minder wachttijd voor inwoners;
- Overzicht van verschoven taken en afgeschafte separate lijsten;
- Plan van aanpak om de kwetsbaarheid van de gemeente Twenterand te verminderen t.a.v. een vertrekkende medewerker;
- Documentatie van impliciete kennis en borging van cruciale informatie;
- Rapportage van behaalde resultaten en aanbevelingen voor borging