Procesanalist

Opdrachtomschrijving
Binnen de afdeling Huisvesting & Energie (HVE) ligt er een opgave om de bestaande, maar impliciete processen expliciet, eenduidig en samenhangend vast te leggen. Doel is hiermee een fundament te leggen voor de implementatie van het assetmanagement binnen de afdeling. Er is een eerste inventarisatie van bestaande processen gedaan, maar het ontbreekt aan formele procesbeschrijving, integrale vastlegging, borging en heldere governance structuur.  

Als procesanalist vervul je een sleutelrol in het ophalen, optekenen, valideren en borgen van AS-IS processen in nauwe samenwerking met de implementatiemanager, beleidsmanager, teamleiders en andere proceseigenaren. Je zorgt niet alleen voor een beschreven proces, maar controleert ook of deze overeenkomen met de praktijk en draagvlak hebben binnen de organisatie.

De werkzaamheden richten zich op het creëren van een integraal en samenhangend proceslandschap met een eenduidige centrale vastlegging om als basis te dienen voor verdere ontwikkeling en optimalisatie van de afdeling HVE. Daarnaast ondersteunen deze werkzaamheden de implementatie van het assetmanagement nauw gelieerd aan diverse NEN en ISO normen.

Dit ga je doen:
Ophalen & analyseren van processen

• Inventariseren van bestaande processen binnen HVE behorende bij o.a. onderhoudsmanagement, vastgoedmanagement, technische management en projectmanagement;
• Voeren van interviews, werksessies met stakeholders (teamleiders, portfoliomanagers, control, informatiemanagers e.a.);
• Identificeren van ketens, afhankelijkheden, verantwoordelijkheden en informatiestromen;

Optekenen en structureren

• Modelleren opgehaalde processen conform actuele BPMN standaard/flowcharts;
• Vastleggen van processtappen, rollen, beslismomenten, informatiestructuur en input/output;
• Inzichtelijk maken van samenhang en afhankelijkheden tussen processen (ketens, hiërarchie, procesarchitectuur);
• Structureren van processen in een logisch proceslandschap (kern-, stuur-, ondersteunende processen);

Valideren in de praktijk

• Toetsen of processen daadwerkelijk lopen zoals beschreven;
• Signaleren van verschillen tussen beschrijving en feitelijke werkwijze;  
• Iteratief aanscherpen van procesbeschrijvingen op basis van validatie;
• Integraal borgen van volledigheid en compleetheid van het proceslandschap;

Borging & vastlegging

• Centraal registreren en vastleggen in bestaande Bluedolphin structuur;
• Opstellen van bijbehorende RASCI-matrices per proces voor eigenaarschap en rolverdeling als basis van het optimaliseren van de governance structuur;
• Zorgen voor een gezamenlijke taal, definities, terminologie en structuur;  
• Faciliteren van besluitvorming en formele vaststelling door proceseigenaren;

Afstemming & samenwerking

• Nauwe samenwerking met implementatiemanager assetmanagent (TO-BE en implementatie);
• Nauwe samenwerking met beleidsmanager HVE voor toetsing aan organisatiebeleid;
• Fungeren als inhoudelijk sparringpartner voor teamleiders, informatiemanagers en portfoliomanagers;
• Verbinden van beleid, uitvoering en registratie;
• Creëren van draagvlak voor procesmatig werken en naleving van processen;

Resultaat van de opdracht;  

• Een volledig en gevalideerd AS-IS proceslandschap behorende bij de afdeling HVE;
• Uitgewerkte BPMN-procesnotaties en beschrijvingen van de belangrijkste assetmanagementprocessen;
• Inzicht in integrale processtructuur, afhankelijkheden en informatiestromen;
• RASCI-matrices per proces inclusief eigenaren;
• Centrale vastlegging in Bluedolphin;
• Gedragen en afgestemde procesbeschrijvingen die als basis dienen voor TO-BE analyse;

Hier ga je werken als Procesanalist bij Facility Services, afdeling HVE
Bij Facility Services beweeg je je in verschillende organisatieculturen van twee toonaangevende Amsterdamse onderwijsinstellingen die professionals en wetenschappers van de toekomst opleiden. Geen dag is hetzelfde. De vraag van onze klanten verandert voortdurend en samen met jou verrassen we hen graag met onze oplossingen. Ons werk is daardoor afwisselend, mooi en complex. En dat in een lerende omgeving – dat laatste zit in ons DNA. Hierdoor kun je je bij ons ontwikkelen tot een brede professional en krijg je volop kansen om door te groeien.

In deze functie ben je onderdeel van de afdeling Huisvesting en Energiebedrijf. Je gaat werken op ons kantoor op de Hogehilweg in Amsterdam-Zuidoost of één van de andere centrale locaties in de stad. De metro stopt er voor de deur. De werksfeer is informeel en collegiaal. In overleg, en afhankelijk van je werkzaamheden, werk je wisselend op de Hogehilweg, op de campus of thuis.

De HvA en de UvA willen een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Amsterdam is rijk aan een verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Die diversiteit zien we graag terug in ons personeel want dat maakt ons nog beter.

De HvA en de UvA staan hoog in de (internationale) rankings, met vernieuwend en maatschappelijk relevant onderzoek. Daarvoor zetten wij ons ook bij Facility Services in. Indirect – door te zorgen dat de randvoorwaarden meer dan op orde zijn – en ook direct. Wij leveren namelijk als dienst zelf óók een belangrijke innovatieve en maatschappelijke bijdrage. Onze speerpunten zijn digitalisering, duurzaamheid, divers talent & inclusie en samenwerken. Regelmatig betrekken we daar de opleidingen van de HvA en de UvA bij. Werk je vanuit FS aan een project of onderzoek? We vinden het geweldig als je daarbij samenwerkt met een onderzoeker, student of stagiair.

Kerncompetenties
Analytisch en structurerend vermogen:
In staat om complexe procesketens te doorgronden, verbanden te leggen tussen activiteiten, rollen, systemen, informatiestromen en deze te vertalen naar heldere en consistentie procesmodellen. Herkent gaps, inconsistenties en afhankelijkheden en brengt deze gestructureerd in beeld. Brengt orde en samenhang aan in versnipperd proceslandschap. Kan processen logisch ordenen en vertalen naar een navolgbaar integraal geheel.

Doorgronding en oordeelsvorming:
Is in staat om kritisch door te vragen op aannames en impliciete werkwijzen. Vormt een zelfstand en onderbouwd oordeel over de juistheid, volledigheid en consistentie van processen.

Organisatiesensitiviteit:
Begrijpt bestuurlijke verhoudingen, verantwoordelijkheden en stakeholderbelangen en weet hier effectief binnen te opereren en draagvlak te creëren. Kan schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau voor vastlegging en uniformering van werkwijzen.

Communicatieve vaardigheden:
Kan complexe processen helder en toegankelijk verwoorden en visualiseren voor verschillende groepen stakeholders. Faciliteert effectieve werksessies, vertaald input van stakeholders naar concrete procesbeschrijvingen en zorgt voor een eenduidige interpretatie.

Overtuigingskracht:
Weet stakeholders mee te nemen in de noodzaak van eenduidige procesvastlegging en validatie. Kan verschillen in inzicht over werkwijzen objectiveren en begeleiden naar gedragen en vastgestelde procesafspraken.

Regievoering:
Neemt eigenaarschap over de voortgang en kwaliteit van de procesvastlegging. Stuurt op integraliteit, consistentie en oplevering van het proceslandschap. Borgt dat processen volledig, valide en afgestemd worden opgeleverd aan de organisatie.

Systeem- en proces-denken:
Denkt in ketens en systemen in plaats van losse activiteiten. Overziet de impact van processen op informatiestromen, bedrijfsvoering en organisatiestructuur. Legt een relatie tussen assetmanagementprincipes en de huidige goverance structuur van de afdeling.