Portfoliomanager Gebiedspool Stadsdeel Nieuw-West

Functieomschrijving
Als Portfoliomanager Opdrachten Nieuw-West ondersteun je de opdrachtgevers op strategisch niveau - zowel financieel als procesmatig en inhoudelijk - bij het beheren van de portfolio van projectopdrachten NW (o.a. gefinancierd vanuit het Ambtelijk Opdrachtgeversbudget (hierna AOB). Tegelijkertijd ben je de bewaker van het AOB-budget.

Werkzaamheden

• Secretarisschap van het opdrachtgeversoverleg
• Strategisch en tactische sparringpartner voor gebiedspoolmanager en Teammanager GPMO
• Controle juiste budgettering van het AOB-budget
• Inrichten en onderhouden van een projectvoortgangssysteem, inclusief rapportages
• Inhoud geven aan raming, financiering, monitoring en afrekening proceskosten. Daarnaast zorgen voor de doorvoering in de P&C-cyclus van het stadsdeel en afstemming daarover met de directies
• Faciliteren en aansturen van de projectmanagers met betrekking tot de bovenstaande taken (projectniveau)
• Faciliteren van de opdrachtgevers met betrekking tot de bovenstaande taken (portfolioniveau);

In overleg met een andere collega zal je onderstaande werkzaamheden verrichten:

• Troubleshooting (financieel) systeemtechnische problemen;
• Deelname aan een ICT-werkgroep ter verbetering van het Digitale Werkplannen Systeem;
• Controleren (op juistheid informatie) van betreffende Interne verrekeningen en memoriaalboekingen;

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Je bekijkt je afspraken en plant daaromheen je mail en taken in, daarna sluit je aan bij de dagstart;
• Na ontvangst van de maandrapportages ureninzet ga je bij de projectmanagers na of deze correct zijn;
• Bij het signaleren van een overschrijving, bereken je wat de consequentie hiervan is op het geraamde budget; de berekening leg je met onderbouwing neer bij de budgethouder en ambtelijk opdrachtgever; jij initieert het overleg en zorgt voor de juiste stukken en bent in de lead bij het uitzetten van de besloten acties;
• Bij het signaleren van verkeerd doorbelaste kosten, zoek je met de financieel adviseur uit welke correctie en informatie nodig zijn om een memoriaalboeking of interne verrekening mogelijk te maken;
• De hick-ups, maar ook de goede uitkomsten, noteer je voor het opdrachtgeversoverleg later die maand;
• Voordat je de dag afsluit check of er nog urgente zaken zijn of updates vanuit het bestuur om deze door te zetten naar je collega's GPMO.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

De opdrachtgever(s)
Amsterdam Nieuw West is één van de zeven stadsdelen van Amsterdam. De stadsdelen zijn de schakel tussen de buurt en het stadhuis. Ieder stadsdeel heeft een eigen dagelijks bestuur en stadsdeelcommissie. De stadsdeelcommissies bestaan uit vertegenwoordigers uit de buurten. Zij behartigen de belangen van bewoners en ondernemers en adviseren het dagelijks bestuur en het stadsbestuur over wat er speelt in het stadsdeel. De stadsdeelorganisaties zijn in de eerste plaats gericht op de uitvoering van stedelijk beleid. Veel ambtenaren die in de stadsdelen werken, zie je dagelijks op straat voor bijvoorbeeld het onderhoud van het groen, handhaving en het ophalen van huisvuil.