Officemanager GPMO

Functieomschrijving
Als Officemanager GPMO werk je voor de Gebiedspoolmanager, Ambtelijke Opdrachtgevers en Programmamanagers van de Gebiedspool. Daarnaast host je vergaderingen en ben je onderdeel van het GPMO en verricht je taken op het gebied van organisatie, facilitair, ICT en creativiteit.

Werkzaamheden
Leidend en complex agendabeheer & hosting van besprekingen en vergaderingen;

• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon en e-mail);
• Gastvrouw voor personeel, medewerkers en externen (leveranciers); - Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en ad-hoc zaken fysiek en digitaal;
• Een bijdrage leveren aan het ontwikkelen van het GPMO; - Het opstellen van diverse overzichten (visueel en tekstueel), zoals bijv. organogram, taakbeschrijvingen en ook vakantieschema's;
• Foutmeldingen rapporteren bij de technische ondersteuning;
• Intermediair tussen ICT, IV Stadsdelen en de Business.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

De opdrachtgever(s)
De Gebiedspool Nieuw West is een onderdeel van het gebiedsgericht werken in stadsdeel Nieuw-West en levert expertise en capaciteit voor de uitvoering van gebiedsplannen, uitvoeringsplannen, programma's en projecten in het stadsdeel. De Gebiedspool is een belangrijk onderdeel binnen het gebiedsgericht werken en maakt de realisatie van de gebiedsplannen mogelijk door inhoudelijke - en stadsdeelexpertise te leveren ter ondersteuning van gebiedsmanagers en uitvoerende afdelingen. Daarnaast beschikt de Gebiedspool over ambtelijk opdrachtgevers die programma's en projecten aansturen die het gebied overstijgen of door meerdere gebieden heen lopen. In de gebiedspool vinden werkzaamheden plaats op het gebied van welzijn, participatie, jeugd, onderwijs, accountmanagement bedrijven en kunst en cultuur in de buurten. Ook zijn bij de Gebiedspool een aantal uitvoerende voorzieningen ondergebracht. De Gebiedspool bestaat uit 3 teams en heeft ongeveer 60 vaste formatieplaatsen. Een van de teams is GPMO (het Gebiedspoolmanagementoffice). Het GPMO zorgt voor een vlotte en accurate bedrijfsvoering van de Gebiedspool Nieuw-West. Hierbij kan je denken aan secretariële ondersteuning van gebiedspoolmanager, Ambtelijk Opdrachtgever, Teamleiders en Programmamanagers, de gehele informatievoorziening van ruimtelijke en sociale projecten (middels het Digitale Werkplan en andere digitale tools), de financiële ondersteuning, externe inhuur en rapportage voor de P&C-cyclus van de gebiedspool en het organiseren en faciliteren van social en bestuurlijke events.

Vanwege renovatiewerkzaamheden is de werklocatie tijdelijk (minimaal een half jaar) op de locatie Jan van Galenstraat 323.