Medewerker subsidiebureau

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Het Subsidiebureau is verantwoordelijk voor de administratieve en procesmatige uitvoering van het gemeentelijke subsidieproces. De afdeling verzorgt de administratieve verwerking van uitgaande subsidies, ondersteunt beleidsafdelingen en waarborgt de voortgang en volledigheid van het proces – van aanvraag tot en met verantwoording.
Het team bestaat uit drie administratief medewerkers en een coördinator

Opdracht
Deze tijdelijke opdracht betreft administratieve ondersteuning bij de uitvoering van het volledige subsidieproces. De werkzaamheden omvatten alle administratieve stappen van aanvraag tot en met vaststelling en eventuele controles achteraf.
Elke administratieve processtap heeft zijn eigen kenmerken. Deze zijn vastgelegd in werkprocessen en werkinstructies, die tijdens de inwerkperiode worden toegelicht.
Er wordt gewerkt volgens vaste werkinstructies. Nauwkeurig en zorgvuldig werken is essentieel. 
De werkzaamheden worden uitgevoerd in de applicatie Key2Subsidies en het zaaksysteem Roxit, met ondersteuning van Microsoft Word en Excel.
Een juiste en volledige administratieve verwerking is noodzakelijk voor een correct verloop van het subsidieproces en voorkomt vertraging in besluitvorming en afhandeling.
Werkzaamheden
·       Administratieve verwerking van subsidieaanvragen
·       Ondersteunen bij vervolgstappen in het subsidieproces (beoordeling, verlening, vaststelling)
·       Verwerken van wijzigingen, aanvullende stukken en correspondentie
·       Administratieve verwerking van verantwoordingen en controles achteraf
·       Registreren en actualiseren van gegevens in de applicatie
·       Bijhouden van overzichtslijsten in Microsoft Excel
·       Afstemmen met teamleden, coördinator en betrokken collega’s binnen het subsidieproces
·       Zorgdragen voor correcte, volledige en tijdige dossiervorming

Competenties

• Gestructureerd en ordelijk werken;
• Oog voor detail;
• Zelfstandig kunnen werken binnen vastgestelde kaders;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• Samenwerkingsgericht;
• Plannings- en voortgangsbewust;
• Stressbestendig bij piekbelasting.

Schaal 
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 08 (nieuwe structuur).

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: ma t/m vrij.