Manager bedrijfsvoering

Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar
afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale
uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door
actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door
samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te
ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.


Over het basisteam Bedrijfsvoering
Binnen VNG Realisatie ondersteunt de afdeling Bedrijfsvoering actief de organisatie.
Bedrijfsvoering omvat de teams HR, financiën, inkoop, het officemanagement,

secretariaat en het Kenniscentrum Communicatie die grotendeels zijn verbonden aan
programma’s en projecten. De overige bedrijfsvoeringsdisciplines worden afgenomen
middels een dienstverleningsovereenkomst met VNG Bureau. De afdeling organiseert,
beheert en faciliteert alle primaire, sturende en ondersteunende processen van onze
organisatie met als doel een efficiënte uitvoering van taken en werkzaamheden en
collega’s die zich gesteund en ‘ontzorgd’ voelen.

Op dit moment wordt gewerkt aan het samenvoegen van de afdelingen Bedrijfsvoering
en Communicatie van VNG Realisatie en VNG Bureau per 1 januari 2025. Het streven is
dat er voor VNG Bureau en VNG Realisatie straks één gezamenlijke afdeling
Bedrijfsvoering en één gezamenlijke afdeling Communicatie zullen zijn, die binnen VNG
Bureau gepositioneerd worden. In de nieuwe situatie neemt VNG Realisatie (vrijwel) alle
ondersteunende diensten af bij VNG Bureau, op grond van een
dienstverleningsovereenkomst (dvo) met service level agreement (sla).


Omschrijving van de opdracht
De opdracht aan de manager Bedrijfsvoering bestaat uit drie onderdelen:
1. Leiding geven aan de afdeling Bedrijfsvoering van VNG Realisatie tot aan de
samenvoeging onder VNG Bureau;
2. Bijdragen aan het reorganisatietraject vanuit de rol van manager Bedrijfsvoering
van VNG Realisatie;
3. Vanuit VNG Realisatie vorm geven aan de sturing op de dvo in de nieuwe situatie
en aan de achterblijvende functies/taken daaromheen.
Binnen VNG Realisatie werken wij voor onze leden, die stellen wij centraal. Als manager
bedrijfsvoering borg en bewaak je dat, zowel de uitgesproken als niet-uitgesproken
wensen, je draagt zorg voor ondersteuning van de organisatie in de uitvoering voor haar
leden. Je bent verantwoordelijk voor een team van professionals die worden aangestuurd
via jouw vier coördinatoren. Je borgt, bewaakt en draagt onze kernwaarden uit en stuurt
op gedrag van medewerkers dat daarbij hoort. Jouw team ondersteunt en adviseert de
organisatie op het gebied van HR, financiën, inkoop, communicatie,
managementondersteuning, projectondersteuning en privacyvraagstukken.

Je toont leiderschap door te vertrouwen en te verbinden. Je stimuleert en inspireert de
organisatie, en je hebt een duidelijke visie op de kwaliteit van de dienstverlening die een
team Bedrijfsvoering moet leveren. Je bent een professional die binnen de organisatie
het samenspel en de samenwerking optimaliseert en de organisatie faciliteert in een
efficiënte uitvoering. Je fungeert als aanspreekpunt zowel binnen als buiten de VNG
Realisatie omgeving als het op bedrijfsvoering aankomt.

Je rapporteert aan de plaatsvervangend directeur van VNG Realisatie en maakt deel uit
van het managementteam van VNG Realisatie dat bestaat uit de tweehoofdige directie en
naast jou nog vijf managers. Als MT-lid ben je medeverantwoordelijk voor de totale VNG-
organisatie en de ontwikkeling ervan. Je werkt samen met je collega MT-leden aan de
gemeenschappelijk opgave van VNG Realisatie en neemt samen met de directie
organisatiebrede besluiten. VNG Realisatie bestaat uit ongeveer vierhonderdvijftig
personen (in loondienst of extern ingehuurd). De afdeling Bedrijfsvoering van VNG
Realisatie bestaat uit ongeveer zeventig mensen, van wie ongeveer vijftig
communicatieprofessionals. Vanwege het projectmatige karakter van de meeste
werkzaamheden bestaat VNG Realisatie voor twee derde tot driekwart uit extern
ingehuurde mensen.

Tot het moment dat de afdelingen Bedrijfsvoering feitelijk worden samengevoegd en de
nieuwe leidinggevende van de gefuseerde afdeling in positie komt, ben jij volledig

verantwoordelijk voor de going concern van Bedrijfsvoering van VNG Realisatie, inclusief
bijvoorbeeld de jaarrekening en de begroting.

Jouw bijdrage aan het reorganisatietraject zal bestaan uit het begeleiden van de
medewerkers in jouw teams bij de overgang naar hun nieuwe werkgever, het leveren
van inhoudelijke input waar dit nodig is, en het implementeren van besluiten van de
stuurgroep reorganisatie binnen jouw afdeling. Input kan bijvoorbeeld nodig zijn voor het
borgen van een soepele overgang, het vormgeven van processen en afspraken met het
oog op uitvoerbaarheid, klantgerichtheid, effectiviteit en efficiëntie en het adequaat
oplossen van eventuele knelpunten. Te effectueren besluiten kunnen bestaan uit het
informeren van collega's, het beleggen van bijeenkomsten, het doorvoeren van
wijzigingen in systemen en processen en alle andere zaken die bij een fusie van
afdelingen aan de orde kunnen zijn.

Bij het vormgeven van de processen rond de dvo met sla en de achterblijvende taken en
functies is van belang dat een situatie ontstaat waarin een goede informatievoorziening
over en sturing op de geleverde diensten geborgd is. Het samenvoegingstraject is mede
ingegeven door een behoefte aan meer kwaliteit/effectiviteit en efficiëntie. Hoewel het
tijd zal kosten om deze doelen volledig te realiseren, is het niet de bedoeling dat de
samenvoeging ten koste gaat van de ondersteuning aan de inhoudelijke teams van VNG
Realisatie. Aan het eind van jouw opdracht dient de sturing op de dvo zodanig
georganiseerd te zijn dat de organisatie kan rekenen op een goede, efficiënte
ondersteuning door Bedrijfsvoering en Communicatie, binnen de gestelde financiële
kaders, waarbij eventuele onvolkomenheden adequaat opgelost worden.

Wij streven ernaar dat de opdracht aan de manager Bedrijfsvoering van VNG Realisatie
uiterlijk per 31 maart 2025 wordt beëindigd. Mocht er echter – tegen de verwachting in –
vertraging optreden in het reorganisatietraject, dan zal de opdracht worden verlengd tot
drie maanden na de ingangsdatum van de reorganisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Je belangrijkste taken zijn:
• Verantwoordelijkheid voor de volledige going concern van Bedrijfsvoering bij VNG
Realisatie.
• Monitoren en blijven optimaliseren van de primaire bedrijfsprocessen en diensten;
• Analyseren van knelpunten, doorlooptijden en inzicht in de uitvoering;
• Waar mogelijk verzamel je data en maak je gebruik van state-of-the-art data-
analyse;
• Je stelt adviesrapporten op, op basis van feedback en analyse met daarin
verbetervoorstellen om kwaliteit te verhogen en garanderen;
• Je adviezen onderbouw je met geverifieerde business cases en onderbouwde
aannames;
• Begeleiden van de collega’s in jouw afdeling bij de overgang naar VNG Bureau;
• Begeleiden van de overdracht van processen, systemen en informatie;
• Input geven vanuit het perspectief van Bedrijfsvoering en van VNG Realisatie om
de nieuwe afdeling Bedrijfsvoering zo goed mogelijk in te richten;
• Uitvoering geven aan besluiten van de stuurgroep reorganisatie binnen
Bedrijfsvoering van VNG Realisatie;
• Inrichten van processen en systemen rondom de sturing op de dvo met sla bij
Bedrijfsvoering.

Resultaat van de opdracht
Jouw inzet leidt ertoe dat:

- De medewerkers van Bedrijfsvoering bij VNG Realisatie zijn toegerust om hun taken
effectief, efficiënt en met plezier uit te voeren;
- De inhoudelijke teams van VNG Realisatie adequaat ondersteund worden;
- De vereiste resultaten van Bedrijfsvoering van VNG Realisatie tijdig en correct worden
opgeleverd (inclusief bijvoorbeeld de jaarrekening en de begroting).
- De stuurgroep over de juiste analyse en de juiste informatie beschikt om de nieuwe
afdeling Bedrijfsvoering optimaal te kunnen vormgeven;
- De activiteiten binnen afdeling Bedrijfsvoering van VNG Realisatie die gericht zijn op
de samenvoeging van de afdelingen succesvol worden uitgevoerd;
- De overgang van medewerkers Bedrijfsvoering, processen, systemen en informatie
van VNG Realisatie naar VNG Bureau ordelijk, overzichtelijk en zonder onnodige
moeilijkheden verloopt;
- De processen rond de dvo met sla bij VNG Realisatie zodanig worden ingericht dat
een effectieve sturing structureel geborgd is, tot tevredenheid van directie,
management en de inhoudelijke teams van VNG Realisatie en in constructieve
samenwerking met VNG Bureau.