Managementassistente

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Vanwege langdurige afwezigheid van de huidige managementassistente zoeken wij per 1 juni een tijdelijke managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot 1 december 2026 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Werkzaamheden
De tijdelijke managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Subsidies en Ondersteuning en werkt nauw samen met twee procesondersteuners.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

- Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
- Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
- Voorbereiden en (indien van toepassing) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
- Beheer van de gezamenlijke mailbox
- Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
- Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem
- Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
- Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
- Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
- Postbeheer

Competenties

• Organisatorisch sterk & planvaardig
  Kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
• Prioriteiten stellen en stressbestendig
  Weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
• Communicatief vaardig
  Communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen.
• Proactief en zelfstandigheid
  Ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
• Integer en discreet
  Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken (agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag of woensdag, dinsdag en donderdag