Managementassistent

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Opdracht
Als managementassistent zet je jouw organisatietalent in en ben je de ondersteuner en het ankerpunt van de teammanager. Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden, onder andere:

• Je beheert en bewaakt de agenda en maakt in- en externe afspraken voor de teammanagers;
• Je bent een belangrijke steun bij het verwerken van informatie op het gebied van bijvoorbeeld verzuim en verlof;
• Je treft voorbereidingen voor in- of externe overleggen of bijeenkomsten en verzorgt in sommige gevallen de verslaglegging;
• Je verzorgt in- en uitgaande (digitale en fysieke) post van de teams en coördineert de opvolging;
• Je werkt samen met de andere managementassistentes, zodat jullie elkaar kunnen vervangen;
• Je houdt je bezig met verwerken van meldingen in het zaaksysteem Bink (klachten inwoners) en de coördinatie hiervan;
• Je verwerkt weekstaten/urenregistratie van het team GAB (Groenbeheer, Afvalbeheer en Buitendienst)
• Je verricht voorkomende ad-hoc werkzaamheden, zoals vragen van medewerkers.

In verband met ziektevervanging zijn we, voor ongeveer de helft van de tijd, op zoek naar een managementassistent voor de teammanager van het Team Groenbeheer (GAB). De uitvraag in uren is ruimer, aangezien er ook bij andere teams/teammanagers in de organisatie tijdelijk ondersteuning nodig is. 

Competenties

• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• Je luistert goed, communiceert snel en makkelijk met diverse doelgroepen en brengt je boodschap kort en bondig over;
• Je bent integer, proactief, flexibel, stressbestendig en klantgericht;
• MS Office heeft weinig geheimen voor jou en je kunt met name goed overweg met Outlook en Teams.

 

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
donderdag is essentieel. Rest in overleg
Is hybride werken mogelijk:  nee