Management assistent informatie & technologie

Opdrachtomschrijving

Het doel van de opdracht is het zelfstandig organiseren en faciliteren van de werkzaamheden rondom de portefeuille Informatie en Technologie van het betreffende directieteamlid. De opdracht omvat het structureren van agenda's, het voorbereiden en vastleggen van (hybride) vergaderingen, het afhandelen van interne en externe correspondentie en het verzorgen van goed opgemaakte interne notities. Vergaderingen worden tijdig vooraf voorbereid en notulen met actiepunten na afloop opgeleverd. Correspondentie en informatieverzoeken worden in principe snel afgehandeld of voorbereid.Daarnaast omvat de opdracht het organiseren van bijeenkomsten en events die verband houden met de portefeuille. De opdrachtnemer fungeert tevens als aanspreekpunt voor interne en externe contacten voor informatie en praktische afstemming.
De MA krijgt ruimte voor en wordt van harte uitgenodigd om suggesties voor verbeteringen (in kwaliteit, effectifiteit en efficiency) van bestaande processen aan te dragen en door te voeren.

 

 

Achtergrond opdracht
De huidige MA heeft haar baan opgezegd en het directielid I&T kan niet zonder ondersteuning. Dit organisatieonderdeel is omvangrijk, kent een groot netwerkcomponent en is in beweging.
Als MA maak je onderdeel uit van een team van managementassistenten die elk een dedicated stakeholder (directielid) hebben of een programma ondersteunen. Je werkt zelfstandig maar kunt bij elkaar terecht voor overleg, sparren en achtervang.
Er loopt een traject om alle MA's die nu nog organisatorisch afzonderlijk onder een directielid vallen dezelfde afdeling als thuisbasis te geven. Dit zal tijdens de looptijd van de opdracht afgerond worden en je

Met de startdatum 1 juni zal er een kleine twee weken overlap zijn waardoor er een warme overdracht kan plaatsvinden.

Eisen

•  HBO werk- en denkniveau
• Min. 5 jr. ervaring als management assistent of secretaresse.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Goede beheersing van het Complete MS-Officepakket.
• Werkt minimaal de helft van de tijd op kantoor, in ieder geval tijdens de belangrijkste kantoordagen (di + do, bij voorkeur ook maandag).

 

Wensen

• Goed kunnen plannen en organiseren.
• Flexibele werkhouding, makkelijk omgaan met veranderingen
• Kan zich snel nieuwe materie eigen maken
• Vindt het leuk om processen en procedures te verbeteren en waar mogelijk door te voeren

 

Competenties

• Proactief
• Organisatiesensitief
• Integer
• Collegiaal
• Gezonde dosis humor
• Sterke administratieve vaardigheden
• Zin om jezelf te blijven ontwikkelen.
• Communicatief sterk