Kwartiermaker going concern en procesmatig werken

Kwartiermaker Going Concern en Procesmatig Werken (Lean)

Context van de opdracht
De gemeente Hilvarenbeek heeft behoefte aan tijdelijke, specialistische ondersteuning om haar organisatie verder te versterken op het gebied van going concern (reguliere werkzaamheden) en procesmatig werken (Lean).
Uit eerder onderzoek blijkt dat de organisatie kwetsbaar is in het duurzaam uitvoeren van kerntaken. De balans tussen werkzaamheden en beschikbare capaciteit staat onder druk. Daarnaast zijn werkprocessen beperkt gestandaardiseerd en sterk persoonsafhankelijk.
De gemeente zoekt daarom een externe opdrachtnemer die zelfstandig en resultaatgericht bijdraagt aan het verbeteren van structuur, overzicht en procesinrichting. Doel van de opdracht
Het doel van deze opdracht is het opleveren van concrete en toepasbare verbeteringen, zodat:

• het reguliere werk (going concern) inzichtelijk en beheersbaar is
• werkprocessen efficiënter en voorspelbaarder verlopen
• de organisatie zelfstandig kan sturen op continu verbeteren

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het realiseren van deze resultaten, zonder hiërarchische aansturing vanuit de organisatie. Opdrachtomschrijving (resultaatgericht)
De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en levert aantoonbare resultaten op in twee samenhangende onderdelen:
1. Inzicht en structuur in going concern

• In kaart brengen van werkvoorraden, werkzaamheden en prioriteiten
• Analyseren van capaciteitsinzet en piekbelasting
• Opleveren van een overzicht van optimalisatiemogelijkheden (stoppen, vereenvoudigen, efficiënter inrichten)
• Ontwikkelen van een werkbare structuur voor sturing, planning en capaciteitsmanagement

2. Verbeteren van procesmatig werken (Lean)

• Analyseren en beschrijven van relevante werkprocessen
• Identificeren van verspillingen (Lean)
• Doorvoeren van concrete procesverbeteringen (quick wins)
• Verkorten van doorlooptijden en verminderen van herwerk

Op te leveren resultaten
De opdracht wordt afgerond met de volgende opleveringen:

• Een onderbouwd inzicht in werkvoorraad, prioriteiten en capaciteitsinzet
• Concreet geïmplementeerde procesverbeteringen
• Aantoonbare reductie van inefficiënties (zoals doorlooptijd en/of herwerk)
• Een werkbare structuur voor sturing op going concern
• Advies en praktische handvatten voor borging van continu verbeteren binnen de organisatie

Afbakening van de opdracht (ZZP-proof)
De opdracht wordt uitgevoerd als zelfstandige dienst, waarbij:

• de opdrachtnemer eigenstandig bepaalt hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd
• geen sprake is van een hiërarchische gezagsverhouding
• de opdrachtnemer niet wordt ingezet op reguliere lijnwerkzaamheden
• er geen sprake is van vervanging van een interne functie
• de opdrachtnemer niet wordt aangestuurd als medewerker, maar aanspreekbaar is op resultaat

Wanneer is de opdracht succesvol?
De opdracht wordt als succesvol beschouwd wanneer:

• medewerkers meer overzicht en rust ervaren
• werkzaamheden beter planbaar en voorspelbaar zijn
• ad hoc en reactief werken aantoonbaar is verminderd
• verbeteringen in productiviteit of efficiëntie zichtbaar zijn
• de organisatie zelfstandig kan voortbouwen op de gerealiseerde verbeteringen

•