Kwartiermaker documentbeheer

Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bestuurs-en Concerntaken
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bestuurs- en Concernzaken (BC), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling is de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en de inwoners van Overijssel. Samen met jouw collega’s draag je het profiel van de provincie Overijssel uit naar de buitenwereld. Een provincie met een eigentijds bestuur, die werkt aan een krachtige economie in een prettige en veilige leefomgeving.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie, Kabinet, Strategie.

Opdracht
Door medewerkers en leveranciers van provincie Overijssel worden, voor uiteenlopende doeleinden, grote hoeveelheden online content gemaakt. Overheden zijn wettelijk verplicht om hun online communicatie en dienstverlening zo aan te bieden dat iedereen deze kan gebruiken. Ook iemand met een beperking. Dit staat in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Dit besluit is onderdeel van de Wet digitale overheid. De WCAG 2.1, niveau A en AA is de norm waaraan moet worden voldaan. Ook documenten die online worden gepubliceerd moeten digitaal toegankelijk zijn en aan de norm voldoen.

Nog niet altijd wordt er goed afgewogen welk (online) communicatiemiddel het meest geschikt is om bepaalde doelstellingen te realiseren. Onbewust wordt er regelmatig voor de publicatie van een of meerdere (pdf-)documenten gekozen.

Als kwartiermaker documentbeheer ga je hiermee aan de slag. Provincie Overijssel wil in staat zijn om te kunnen afwegen welke online communicatiemiddelen het meest geschikt zijn om bepaalde communicatiedoelstellingen te halen. Daar waar het kan, wil provincie Overijssel stoppen met het maken van documenten en alternatieven inzetten. De verwachting is dat het niet mogelijk is om helemaal te stoppen met het maken en online publiceren van documenten. Als documenten nog wel nodig zijn, moeten deze digitaal toegankelijk zijn opgesteld.

Wat je gaat doen
Je maakt een plan voor een gecentraliseerde aanpak waarmee provincie Overijssel in staat is zorgvuldig af te wegen wanneer documenten worden ingezet en wanneer niet. Onderdeel van de aanpak moet zijn dat áls er documenten online gepubliceerd moeten worden dat provincie Overijssel in staat is zelfstandig digitaal toegankelijke documenten te maken. De volgende werkzaamheden zijn onderdeel van de opdracht:

• Je inventariseert aantallen, kwaliteit, oorsprong en opdrachtgeverschap van pdf-documenten;
• Je inventariseert welke technieken en software door provincie Overijssel worden gebruikt om documenten (toegankelijk) te maken;
• Je zorgt voor naleving van normen, richtlijnen en regelgeving zoals het Besluit digitale toegankelijkheid overheid en intern beleid zoals de toepassing van de provinciale huisstijl.

• Je maakt inzichtelijk welke impact toekomstige ontwikkelingen hebben op personele inzet en welke financiële gevolgen hieraan verbonden zijn.

• Je adviseert over welke technieken en software gebruikt kunnen blijven worden en met welke technieken en software moet worden gestopt. Bijvoorbeeld omdat het niet mogelijk is om daar toegankelijke documenten mee te maken.
• Je zorgt ervoor dat afdelingen/medewerkers zich bewust worden van de voor- en nadelen van verschillende soorten online communicatiemiddelen.
• Je stelt een opleidingsaanbod samen voor opleidingen en trainingen dat ervoor zorgt dat medewerkers van provincie Overijssel vanaf de start van contentcreatie denken aan hoe content digitale toegankelijkheid wordt gemaakt. Dit houdt ook in dat zij weten hoe zij digitaal toegankelijke content kunnen inkopen bij leveranciers.

Op basis van het plan beschrijf je processen over de creatie, (na)bewerking, controle, publicatie, opslag en archivering van (toegankelijke) documenten. Hierbij hoort ook:

• Het digitaal toegankelijk laten maken en houden van sjablonen (in bijvoorbeeld Xential en/of het zaaksysteem).
• Het onderzoeken van alternatieve oplossingen voor pdf-bestanden. Zoals HTML en NLdoc van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
• Het meedenken en adviseren over de (digitale) toegankelijkheid van documenten die gepubliceerd moeten worden als gevolg van de Wet open overheid (Woo) en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv);
• Het beoordelen en indien nodig vernieuwen van overeenkomsten met leveranciers die documenten in opdracht van provincie Overijssel (achteraf) digitaal toegankelijk maken.
• Het aanpassen van het inkoopproces en de inkoopeisen: je zorgt ervoor dat, als er documenten worden ingekocht, deze voldoen aan actuele wet- en regelgeving en intern beleid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inkopen van een onderzoek bij een extern onderzoeksbureau waarbij de onderzoeksresultaten worden gepresenteerd in een onderzoeksrapport.

De kwartiermaker documentbeheer is een sleutelfiguur als het gaat om de creatie van documenten. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen. Je waarborgt de naleving van toegankelijkheidsstandaarden en draagt bij aan een inclusieve digitale omgeving waarin rekening wordt gehouden met de behoeften van álle gebruikers. Deze rol vereist zowel technische kennis als het vermogen om op tactisch niveau samen te werken binnen de ambtelijke organisatie en, indien nodig, op te schalen richting ambtelijke leiding.

Je bent eerste aanspreekpunt en adviseur als het gaat om het toegankelijk maken van documenten. Je werkt hiervoor nauw samen met communicatieadviseurs, centrale webredactie en auteurs van documenten. Je hebt zelf de juiste kennis om documenten digitaal toegankelijk te maken. Je weet dus waar je over praat en wat er komt kijken bij het toegankelijk maken van documenten. Daarnaast ben je in staat om met behulp van jouw kennis en ervaring werkprocessen in dit kader tegen het licht te houden en te optimaliseren.  

Je bent digitaal vaardig en gebruikt software voor inventarisatie, analyse en administratie. Je hebt ervaring met:

• Office 365 (met Xential)
• Webanalyse programma's zoals Siteimprove, Piwik Pro, Google Analytics en/of Screaming Frog
• Documentatie- of contentmanagementsystemen
• Zaaksysteem
• Adobe Acrobat Pro
• PAC2024       

Competenties

• Richtinggevend
• Samenwerken
• Analyseren
• Oplossingsgericht
• Doorzettingsvermogen
• Gestructureerd
• Overtuigend

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja, 50/50.
Standplaats: Zwolle