Kwartiermaker bestuursadviseur gemeente bergen

Omschrijving opdracht

Kwartiermaker bestuursadviseur Gemeente Bergen

Takenpakket

De gemeente Bergen heeft behoefte aan een bestuursadviseur, vanwege de geconstateerde kwetsbaarheid in de accorderingsroute van collegeadviezen die door slechts één functionaris wordt uitgevoerd, de assistent-gemeentesecretaris. Daarnaast is de wens dat met de extra bestuursadviseur niet alleen de kwetsbaarheid wordt verminderd, maar dat ook deels een andere invulling wordt gegeven aan de bestuursadvisering. Naast de waardevolle rol die nu wordt vervuld, zouden beide bestuursadviseurs ook meer aan de voorkant bestuurders en organisatie kunnen adviseren en ondersteunen. Dit vergt een andere manier van werken en een andere taakverdeling, waarbij ook gekeken moet worden naar de taakverdeling tussen griffie en bestuurssecretariaat en naar de taakverdeling tussen gemeentesecretaris, assistent-gemeentesecretaris, bestuursadviseur en het bestuurssecretariaat. De taak van de kwartiermaker is om samen met de hierboven genoemde medewerkers deze nieuwe manier van werken vorm te geven.

De opdracht voor de kwartiermaker is tweeledig:

1. In nauwe afstemming met de gemeentesecretaris in kaart brengen wat de rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn van een bestuursadviseur en hoe deze zich verhouden tot de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris, assistent-gemeentesecretaris, bestuurssecretariaat en de griffie.
2. Uitvoeren van de beoogde werkzaamheden van een bestuursadviseur.

De opdracht wordt gezien als een meewerkend voorman. Van de kwartiermaker wordt verwacht dat hij/zij de rol van bestuursadviseur oppakt en tijdens het uitvoeren van deze werkzaamheden gaat uitproberen en ervaren wat nodig is in deze rol. Daarmee zet de kwartiermaker de basis voor de nog te werven bestuursadviseur in vaste dienst. De kwartiermakersrol wordt sinds 15 september 2025 ingevuld, maar is nog niet afgerond. De werving voor een vaste medewerker bestuursadviseur voor 2 jaar zal in Q1 2026 plaatsvinden.

De gemeente Bergen verwacht dat de bestuursadviseur de volgende werkzaamheden verricht:

Je bent voor de collegeleden een klankbord op belangrijke bestuurlijke vraagstukken en je adviseert hen vanuit een integrale, brede en strategische blik op de grotere dossiers. Daarbij schakel je met de inhoudelijke (strategische) beleidsadviseurs en team- en domeinmanagers. Dat doe je één-op-één, of via bijvoorbeeld een portefeuillehouderoverleg. Daarnaast zorg je voor een goede inrichting en ondersteuning van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hierin ben je aanspreekpunt, sparringpartner en adviseur van de gemeentesecretaris. Samen hebben jullie regie op dit proces, en jij coördineert samen met de andere bestuursadviseur/assistent-gemeentesecretaris de bijbehorende informatie- en stukkenstroom met ondersteuning vanuit het bestuurssecretariaat. Je werkt dan ook nauw samen met de griffie, de gemeentecontroller, projectleiders, de gebiedsregisseurs en de communicatieadviseurs.

Je beoordeelt samen met de andere bestuursadviseur/assistent-gemeentesecretaris, collegeadviezen op volledigheid, consistentie (inhoudelijk, procesmatig, relationeel) en leesbaarheid. Vanuit een faciliterende rol draag je bij aan de verbetering van de kwaliteit van stukken.

Competenties

Het is een kwartiermakersfunctie. Naast het zijn van bestuursadviseur is het belangrijk dat er een herverdeling van taken gaat plaatsvinden tussen griffie, secretariaat, assistent-gemeentesecretaris, bestuursadviseur en gemeentesecretaris. Het gehele besluitvormings- en adviseringsproces verdient aandacht. Uitbreiding van één bestuursadviseur naar twee, vraagt verkenning met elkaar. Daarom is het belangrijk dat je een verbindende manier van communiceren hebt en kansen ziet om tot verandering te komen met respect voor datgene wat er staat. Je kunt mensen meebewegen in plaats van tegen de haren instrijken. Verder heb je ervaring met gemeentelijke besluitvormingsprocessen en vind je het leuk om deze processen te stroomlijnen. Je bent een generalist met oog voor details en hebt een sterk omgevingsbewustzijn en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Je hebt een antenne voor ontwikkelingen in de samenleving en binnen de gemeente. Je bent een resultaatgericht professional, die makkelijk het initiatief neemt. Van nature werk je graag samen en onderhoud je moeiteloos relaties. Bovendien beschik je over heldere communicatieve vaardigheden en een sterke overtuigingskracht. In de rol als bestuursadviseur heb je het vermogen het college te ondersteunen om de portefeuilles uit het college te verbinden en de verschillende portefeuillehouders gevraagd en ongevraagd onafhankelijk te adviseren.