Kwartiermaker bedrijfsbureau

Opdrachtomschrijving – Functie: Kwartiermaker Bedrijfsbureau Buitendienst
Team Buitendienst van de Gemeente Altena is op zoek naar een tijdelijke invulling van de rol Kwartiermaker Bedrijfsbureau. Door het recente vertrek van het Hoofd Bedrijfsbureau en het aanstaande vertrek van de Teammanager Buitendienst is een kwetsbare situatie ontstaan en dienen er een aantal zaken afgerond te worden die nu niet belegd zijn.  

Wat ga je doen?

Als zelfstandige kwartiermaker richt je je op het borgen van de continuïteit van het Bedrijfsbureau en het creëren van overzicht en samenhang in de lopende werkzaamheden. Je brengt in kaart welke processen en dossiers lopen, waar afhankelijkheden zitten en welke afspraken nodig zijn om het Bedrijfsbureau stabiel te laten functioneren in deze overgangsperiode. Daarbij zorg je ervoor dat werkzaamheden niet blijven hangen op individueel niveau, maar worden vastgelegd en overdraagbaar gemaakt.
1. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het afronden en besluitvormingsrijp opleveren van een aantal specifieke dossiers. Het gaat hierbij om de aanbesteding van bedrijfskleding, de aanbesteding grafdelven en het traject rondom een eventuele uitbreiding van het aantal poolauto’s. Je zorgt ervoor dat deze dossiers inhoudelijk op orde zijn, de juiste stappen zijn gezet en dat besluitvorming of afronding mogelijk is zonder aanvullende uitzoekwerkzaamheden.
2. Daarnaast richt je je op het inregelen en vastleggen van werkwijzen binnen het Bedrijfsbureau. Specifiek betekent dit dat je de werkwijze rondom Apptimize structureert en vastlegt, en dat je zorgt voor een eenduidige beschrijving van processen, rollen en verantwoordelijkheden. Het doel is dat deze werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden toegepast.
3. De opdracht omvat verder het opstarten en structureren van de samenwerking met MidZuid. Je faciliteert de eerste werkoverleggen, brengt de wederzijdse verwachtingen in beeld en legt afspraken vast over samenwerking, afstemming en verantwoordelijkheden, zodat deze samenwerking direct operationeel en werkbaar is.
4. Tot slot zorg je voor inzicht in de capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau. Je levert een overzicht op van de huidige bezetting, de benodigde capaciteit en aandachtspunten voor de komende periode, met het oog op een zorgvuldige overdracht aan de nieuwe leiding.
Aan het einde van de opdracht zijn:

• lopende dossiers en aanbestedingen afgerond of besluitvormingsrijp opgeleverd;
• werkprocessen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden binnen het Bedrijfsbureau vastgelegd;
• de werkwijze rondom Apptimize ingericht en gedocumenteerd;
• de samenwerking met MidZuid operationeel ingericht, inclusief vastgelegde samenwerkingsafspraken;
• inzicht in capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau beschikbaar ten behoeve van overdracht.

Wie ben je?

Je bent een ervaren zelfstandige professional met aantoonbare ervaring in gemeentelijke organisaties en bij voorkeur de buitendienst met een bedrijfsbureau. Je werkt resultaatgericht, zelfstandig en pragmatisch. Je weet snel overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en rust en samenhang te brengen in een overgangsperiode. Je schakelt gemakkelijk tussen inhoud, proces en stakeholders en communiceert helder over voortgang en oplevering.

Positionering van de opdracht

• De opdracht is tijdelijk, afgebakend en resultaatgericht.
• De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig hoe de resultaten worden gerealiseerd.
• Er is geen sprake van structurele vervanging of reguliere lijnverantwoordelijkheid.
• De opdracht is gericht op afronding, borging en overdracht.