Inzet salarisadministratie (deel 1) en functioneel beheer youforce (deel 2)

Uitvoeringsvoorwaarde 
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Nieuwegein mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Nieuwegein. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is). 

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Gemeente Nieuwegein wil de continuïteit en kwaliteit van de salarisadministratie waarborgen en tegelijkertijd een verbeterslag maken in het functioneel beheer van het HR-systeem Youforce. Hiervoor zoekt de gemeente de juiste professionals die aangeboden worden door één partij. Gezien de aard van de werkzaamheden en de benodigde expertise verwacht Gemeente Nieuwegein dat er twee professionals nodig zijn: één ervaren salarisadministratie medewerker en één (of mogelijk zelfs meerdere) specialiste op het gebied van functioneel beheer en optimalisatie van Youforce.

Deel 1: Inhuur Salarisadministratie Medewerker

De salarisadministratie is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering van Gemeente Nieuwegein. Doordat een medewerker van ons met pensioen is gegaan is er momenteel sprake van capaciteitsproblemen en is extra ondersteuning nodig om de continuïteit te waarborgen en de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden. Gemeente Nieuwegein zoekt een ervaren salarisadministratie medewerker die direct inzetbaar is en zelfstandig kan opereren binnen het team van de salarisadministratie in de afdeling OPF (Organisatie, Personeel en Financien).

 

Gemeente Nieuwegein verwacht het volgende van de opdrachtnemer:

• Het leveren van een salarisadministratie medewerker met aantoonbare ervaring in gemeentelijke context en kennis van relevante wet- en regelgeving.
• Het waarborgen van tijdige en correcte verwerking van salarismutaties, declaraties, inhoudingen en uitbetalingen.
• Het ondersteunen bij de maandelijkse salarisruns en het uitvoeren van controles op juistheid en volledigheid.
• Het bijdragen aan het wegwerken van achterstanden en het verbeteren van werkprocessen binnen de salarisadministratie.

 Gewenste resultaten:

• De salarisadministratie verloopt zonder verstoringen en voldoet aan de geldende kwaliteitseisen.
• Er is meer grip op de werkvoorraad.
• Er zijn verbeteringen doorgevoerd in de werkprocessen die bijdragen aan efficiëntie en foutreductie.

 Deel 2: Functioneel Beheer en Verbetering Youforce

Youforce is het centrale HR-systeem van Gemeente Nieuwegein en speelt een belangrijke rol in de digitale ondersteuning van HR-processen. De inrichting van het systeem sluit momenteel onvoldoende aan op de behoeften van gebruikers en de gewenste procesondersteuning. Gemeente Nieuwegein wil een verbeterslag maken in het functioneel beheer en de inrichting van Youforce, zodat het systeem optimaal ondersteunt in de uitvoering van HR-taken.

 Gemeente Nieuwegein verwacht het volgende van de opdrachtnemer:

• Het leveren van een functioneel beheerder met aantoonbare ervaring in Youforce en kennis van HR-processen binnen de overheid voor 32 uur in de week.

Optimalisatietraject

Daarnaast zijn wij bezig met een optimalisatietraject ten behoeve van de inrichting en werking van Youforce. Daarbij verlangen wij de opdrachtnemer ondersteuning bij:

• Het uitvoeren van een analyse van de huidige inrichting en het opstellen van een verbeterplan.
• Het doorvoeren van verbeteringen in de inrichting van Youforce, inclusief het testen en documenteren van wijzigingen.
• Het trainen en ondersteunen van gebruikers bij het werken met het vernieuwde systeem.

Het is goed om te weten dat we deze optimalisatieopdracht flexibel willen inzetten. Wij hebben bovenaan de uitvraag een maximaal verwachte inzet opgenomen van 40 uur. Het kan zijn dat dit naar beneden of boven moet bijgesteld worden naargelang de behoefte van dat moment.

Gewenste resultaten:

• Youforce is ingericht conform de behoeften van de organisatie en ondersteunt de HR-processen optimaal.
• Gebruikers ervaren minder knelpunten en zijn beter in staat om zelfstandig met het systeem te werken.
• Er is een structureel beheer ingericht met duidelijke afspraken en documentatie.

Competenties

• Projectmanagement;
• Draagvlak creëren;
• Proactief;
• Communicatief vaardig.

Benodigd aantal professionals
2 professionals voor deel 1 en 2 in de functies. Voor het optimalisatietraject is niet vast omlijnt hoeveel mensen hiervoor worden ingezet. Dit zal afhangen van de behoefte op bepaalde momenten.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Overige informatie

• De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Akkoord met een SROI regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
  • Indien u beschikt over een G-rekening, zal 25% op deze rekening worden gestort. Indien u geen SNA certificaat kunt overleggen zal er 55% op de G-rekening worden gestort.
  • Indien u niet beschikt over een G-rekening, moet er per kwartaal een verklaring van betalingsgedrag van de Belastingdienst worden overlegt.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 5 augustus 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op  gepubliceerd op woensdag 6 augustus 2025 op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen bij Flextender via uw Flextender account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.